Hampir di setiap perusahaan, HRD menggunakan perhitungan KPI sebagai bagian dari evaluasi berkala terhadap pencapaian karyawan. Berdasarkan KPI inilah, HR bisa menilai secara objektif apakah kinerja karyawan telah memenuhi sasaran atau masih di bawah target yang diberikan.
Nah, kita akan membahas cara membuat KPI karyawan dan cara menghitungnya dengan sebuah contoh.
Tentang KPI
Key performance indicator (KPI) atau indikator kinerja utama adalah metrik yang paling umum digunakan oleh perusahaan untuk mengukur tingkat keberhasilan, pencapaian tujuan, atau penyelesaian tanggung jawab pekerjaan.
Indikator ini dapat mengukur performa organisasi hingga individu, dari pencapaian laba, peningkatan penjualan, turnover karyawan, hingga kepuasan pelanggan. Jika dikelompokkan, maka ada dua jenis KPI, yaitu KPI finansial dan KPI non-finansial.
KPI tidak hanya sebagai tolak ukur kinerja, tetapi juga menjadi dasar pengambilan keputusan. Contohnya, HRD biasanya menggunakan hasil penilaian KPI karyawan sebagai dasar perhitungan besaran kenaikan gaji atau pembayaran bonus tahunan.
Pasal 92 UU Ketenagakerjaan juga mengatur peninjauan upah secara berkala dengan mempertimbangkan kemampuan perusahaan dan produktivitas karyawan. Penilaian KPI menjadi salah satu alat penting dalam proses ini.
Jadi, karyawan dengan kinerja lebih tinggi berhak menerima imbalan lebih besar dibanding karyawan yang berkinerja rendah. Dengan begitu, sistem rewarding di perusahaan lebih adil dan transparan.
KPI juga memberikan gambaran tentang tugas-tugas yang berhasil dicapai dan yang belum memenuhi target, sehingga HRD dapat mengambil keputusan lebih baik untuk perbaikan atau peningkatan kinerja karyawan.
Jadi, berikut ini pentingnya menyusun KPI:
- untuk memberikan gambaran apa saja sasaran dan target yang harus dicapai;
- sebagai alat ukur objektif terhadap kinerja;
- sebagai dasar membuat keputusan dalam rewarding; dan
- untuk melacak kemajuan dan membuat perbaikan.
Baca juga : Contoh Format KPI Excel untuk Karyawan
Cara membuat KPI Karyawan
KPI terdiri atas beberapa indikator kinerja yang ingin dicapai dalam waktu tertentu. Karena itu, untuk setiap indikator harus dapat diukur secara kuantitatif dan objektif, atau menggunakan angka.
Para praktisi HR kerap menggunakan panduan berikut ini dalam menyusun KPI, yaitu “SMART” yang merupakan singkatan dari specific, measurable, attainable, relevant, dan time-bound.
- specific, artinya sasaran atau target harus didefinisikan secara jelas, rinci, dan objektif. Contohnya, “menjual software ke 100 pengguna”.
- measurable, artinya sasaran harus bisa diukur menggunakan nilai atau angka.
- attainable, artinya sasaran harus dibuat tinggi, tetapi realistis untuk dicapai dan mampu memotivasi karyawan.
- relevant, artinya sasaran individu harus sejalan dengan tujuan organisasi.
- time-bound, artinya sasaran harus dicapai dalam jangka waktu tertentu.
KPI dapat disusun dengan cara seperti berikut:
1. Menguraikan job description
Kita akan membuat sebuah contoh KPI perusahaan untuk jabatan “Digital Marketing Specialist”. Tanggung jawab utama jabatan tersebut adalah menjalankan pemasaran melalui media digital untuk meningkatkan jumlah customer/pelanggan.
Kita uraikan dulu job description dari seorang Digital Marketing Specialist ke dalam objective atau key result, misalnya seperti berikut:
- mengelola blog perusahaan
- mengelola kampanye media sosial
- meningkatkan jumlah pelanggan/klien
- mengefisienkan biaya iklan
Perlu diingat, KPI harus disusun sesuai dengan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai organisasi. Karena itu, KPI tidak bisa menyalin template dari perusahaan dengan jenis usaha serupa, melainkan harus dibuat unik.
2. Menguraikan objective menjadi indikator kinerja
Indikator kinerja digambarkan dalam rincian tugas yang harus dilakukan atau target yang harus dicapai oleh karyawan bersangkutan. Agar dapat diukur, indikator harus memiliki nilai atau angka.
Dari daftar objective di atas, kita bisa memecah lagi menjadi indikator seperti berikut:
- mengelola blog perusahaan
- posting artikel berkualitas 40 judul per bulan
- page view total 1 juta per tahun
- mengelola kampanye media sosial
- posting konten di Twitter, Instagram, dan Facebook masing-masing 25 konten per bulan
- posting 5 video di YouTube per bulan
- meningkatkan marketing qualified lead (MQL)
- lead generation rate 25%
- lead conversion rate 20%
- mengefisienkan biaya iklan
- mengurangi biaya iklan 30%
3. Menyusun tabel matriks penilaian
Langkah berikutnya adalah membuat tabel matriks penilaian KPI di Excel, kemudian memberikan bobot (nilai) setiap indikator. Semakin penting sasaran yang ingin dicapai, maka semakin besar bobot indikatornya. Total bobot adalah 100.
Berikut ini contoh KPI Excel:
| A | B | C | D | E | F | G | |
| 1 | Objective | Indikator (KPI) | Bobot | Target | Aktual | Skor | Skor Akhir |
| 2 | Mengelola blog perusahaan | posting artikel berkualitas (rata-rata per bulan) | 15 | 40 | 50 | 125 | 18,75 |
| 3 | page view total setahun | 10 | 1.000.000 | 1.500.000 | 150 | 15 | |
| 4 | Mengelola kampanye media sosial | posting konten di Facebook, Instagram, Twitter (rata-rata per bulan) | 10 | 25 | 32 | 128 | 12,8 |
| 5 | posting video di YouTube (rata-rata per bulan) | 10 | 5 | 6 | 120 | 12 | |
| 6 | Meningkatkan marketing qualified lead (MQL) | lead generation rate (%) | 20 | 25 | 22 | 88 | 17,6 |
| 7 | lead conversion rate (%) | 20 | 20 | 21 | 105 | 21 | |
| 8 | Mengefisienkan biaya iklan | mengurangi biaya iklan (%) | 15 | 30 | 33 | 110 | 16,5 |
| 9 | TOTAL | 100 | 113,65 |
Perhitungan KPI karyawan
Baca juga: Perbedaan KPI dan OKR dalam Penilaian Kerja
Setelah tersusun kolom Objective, Indikator, Bobot, dan Target, kita dapat menambahkan kolom Aktual, yaitu realisasi pencapaian karyawan. Misalnya, di sel E2, aktual posting artikel blog rata-rata per bulan adalah 50, berarti melebihi target. Masukkan nilai aktual tiap indikator secara manual.
Selanjutnya, kita tambahkan kolom Skor yang merupakan rasio antara aktual dan target dikalikan 100. Contohnya, di sel F2, perhitungan skornya adalah:
(50:40) x 100 = 125
Rumusnya bisa ditulis =E2/D2*100, kemudian tinggal copy ke bawah.
Kemudian, kita juga menambahkan kolom Skor Akhir, yang merupakan perkalian antara bobot dan skor, dibagi 100. Contohnya, di sel G2, perhitungannya adalah:
(15 x 125):100 = 18,75
Rumusnya bisa ditulis =C2*F2/100, kemudian tinggal copy ke bawah.
Setelah itu, kita jumlahkan skor akhir, sehingga didapat angka total 113,65. Nilai KPI karyawan adalah rasio total skor akhir dan total bobot indikator.
Nilai KPI = Total Skor Akhir : Total Bobot Indikator
Dalam contoh ini, nilai KPI adalah 113,65:100 atau 113,65%.
Terakhir, kita membuat kriteria kinerja berdasarkan kisaran nilai KPI. Contohnya seperti berikut ini:
| Nilai | Kriteria | Nilai KPI |
| 5 | Istimewa | < 130 % |
| 4 | Melebihi Target | 105.1 % – 130% |
| 3 | Mencapai Target | 95.1 % – 105 % |
| 2 | Belum Mencapai Target | 70.1 % – 95 % |
| 1 | Jauh Di bawah Target | < 70 % |
Kriteria ini berguna dalam menentukan imbalan, misalnya besaran bonus tahunan atau kenaikan gaji. Contohnya seperti di bawah:
| Nilai KPI | Bonus Tahunan | Kenaikan gaji |
| < 130 % | 2 kali gaji sebulan | 10-12% |
| 105.1 % – 130% | 1,5 kali gaji sebulan | 7% – 9% |
| 95.1 % – 105 % | 1 kali gaji sebulan | 6% |
| 70.1 % – 95 % | 0,5 kali gaji sebulan | Tidak naik |
| < 70 % | 0,25 kali gaji sebulan | Tidak naik |
Baca juga: Memilih Aplikasi KPI Terbaik untuk Penilaian Kinerja Karyawan
Aplikasi HRIS untuk Penilaian KPI
Aplikasi mobile Gadjian bisa digunakan sebagai aplikasi KPI karyawan. HRIS cloud ini dilengkapi fitur analisis data, yang menyajikan data kinerja karyawan, seperti data produktivitas, data kompensasi, sampai dengan data demografi.
Beberapa perusahaan memasukkan tingkat kehadiran ke dalam penilaian KPI, sehingga karyawan yang rajin memiliki nilai lebih dibanding yang kerap bolos kerja. Nah, kamu bisa menggunakan data tingkat kehadiran real time di fitur analisis data Gadjian, dan tidak perlu lagi merekap data absensi manual.
Sedangkan untuk mengecek data karyawan, kamu bisa memanfaatkan fitur data personalia. Di sini, kamu bisa melihat data pribadi, karir, penggajian, catatan absensi, sampai dengan jatah cuti tahunan.
Untuk monitoring kinerja karyawan harian, kamu juga bisa menggunakan aplikasi absensi online Hadirr yang terintegrasi dengan payroll berbasis web Gadjian.
Fitur absensi digital Hadirr dapat memantau kehadiran karyawan real time, jam clock in dan clock out, termasuk karyawan remote dan sales di luar kantor. Dengan teknologi face recognition dan anti-fake GPS, aplikasi ini dapat mencegah kecurangan.
Aplikasi mobile Hadirr juga dilengkapi fitur shift kerja dan timesheet online. Fitur shift kerja dapat digunakan untuk mengatur waktu kerja karyawan, baik individual maupun grup, secara otomatis.
Sumber
UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. JDIH Kemnaker.
