Exit interview adalah wawancara yang dilakukan antara perusahaan dan karyawan sebelum resign. Umumnya, exit interview berlangsung beberapa hari sebelum last day karyawan. Berbeda dengan wawancara rekrutmen, exit interview tidak mempengaruhi boleh atau tidaknya karyawan keluar dari perusahaan.
Saat melakukan exit interview, perusahaan akan menanyakan beberapa pertanyaan terkait alasan karyawan resign yang akan menjadi evaluasi bagi HRD dan masukan bagi perusahaan.
Tujuan dan Manfaat Exit Interview bagi Perusahaan
Secara umum, tujuan exit interview adalah menanyakan saran untuk perbaikan perusahaan hingga peningkatan culture kerja. Informasi ini akan memberikan perspektif baru yang mungkin saja belum diketahui perusahaan. Sebab, besar kemungkinan karyawan yang akan resign ini bercerita jujur tentang pengalaman mereka selama kerja di perusahaan.
Dengan demikian, hasil wawancara berguna untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan retensi karyawan, kinerja, dan staf. Lebih luas lagi, tujuan exit interview adalah sebagai berikut.
- memberikan sudut pandang baru
- menerima masukan dari karyawan terkait lingkungan kerja, kompensasi, tata kelola, dan sistem kerja di perusahaan
- menjadi evaluasi HRD selama menerapkan manajemen karyawan dan program yang telah dijalankan selama satu periode kerja
- memahami faktor-faktor yang mendorong karyawan resign
- menjadi pertimbangan HRD dalam menetapkan syarat rekrutmen karyawan selanjutnya
Selain mengumpulkan masukan dan feedback untuk kemajuan perusahaan, manfaat exit interview bagi perusahaan juga mencakup faktor-faktor sebagai berikut:
- work-life balance: perusahaan bisa mengetahui pendapat karyawan tentang opsi fleksibilitas kerja, seperti bekerja remote.
- budaya perusahaan: perusahaan dapat mempelajari komunikasi dan perilaku yang berkontribusi pada kultur kerja toxic atau sehat.
- manajemen: mengetahui bagaimana manajemen berkomunikasi dan mendukung pengembangan karyawan.
- dukungan kepada karyawan: menganalisis prosedur onboarding dan training karyawan.
- performa: meningkatkan faktor yang berhubungan dengan kepuasan kerja sehingga mendorong motivasi dan kinerja karyawan.
- retensi dan turnover: mengetahui apakah alasan resign karyawan karena ada kekurangan pada perusahaan atau karena alasan yang tidak berhubungan, serta mengidentifikasi peluang yang dapat memperbaiki/meningkatkan tingkat retensi dan turnover.
Baca Juga: Alasan Kenapa HRD Tidak Tergantikan oleh AI (Artificial Intelligence)
Pertanyaan Exit Interview yang Sering Ditanyakan
Banyak pertanyaan exit interview yang bisa kamu ajukan, tapi bisa dipersempit menjadi beberapa topik spesifik untuk mendapatkan insight yang berguna bagi perusahaan, yaitu:
- Alasan keluar dari perusahaan
- Tanggung jawab pekerjaan
- Kompensasi dan upah
- Kepuasan kerja
- Manajemen
- Tim atau kolega
- Lingkungan kerja dan budaya kerja
- Keseluruhan organisasi
Sebagai contoh, berikut ini pertanyaan yang biasanya ditanyakan.
Baca juga: Cara Mengatasi Karyawan yang Tidak Produktif
1. “Mengapa kamu resign?”
Banyak karyawan meninggalkan pekerjaan di perusahaan sekarang karena keperluan keluarga, ingin pensiun dini, pindah ke kota/negara lain, dan sebagainya. Apa pun alasannya, dengan pertanyaan ini, kamu dapat memastikan bahwa alasan karyawan resign tidak berhubungan langsung dengan pengalamannya bekerja di perusahaan kamu.
2. “Kalau boleh tahu, benefit apa yang ditawarkan perusahaan baru, yang tidak diberikan perusahaan ini?”
Pertanyaan ini bisa diajukan jika karyawan resign karena ada penawaran di perusahaan baru. Dengan begitu, kamu bisa mempertimbangkan penawaran benefit yang akan membuat karyawan tertarik dan bertahan. Banyak perusahaan menggunakan strategi ini terutama jika karyawan tersebut merupakan top talent.
3. “Bagaimana hubungan kamu dengan atasan selama ini?”
Para manajer atau atasan bertanggung jawab untuk memastikan setiap anggota tim memperoleh tools dan feedback yang diperlukan untuk kemajuan masing-masing. Pertanyaan ini bisa kamu ajukan untuk mengetahui apakah karyawan sudah merasa hal ini terpenuhi.
4. “Apa yang harus kami tingkatkan untuk memberikan lingkungan kerja yang lebih kondusif?”
Lingkungan kerja yang kondusif bisa jadi alasan yang membuat karyawan bertahan lama di perusahaan. Namun, jika karyawan resign karena merasa lingkungan kerjanya kurang kondusif, kamu perlu tanyakan saran dari perspektifnya.
5. “Kenapa kamu memilih pindah ke perusahaan baru?”
Pertanyaan ini dapat membantu kamu memahami alasan sebenarnya karyawan memilih untuk keluar. Jika ada faktor utama yang mempengaruhi keputusan mereka, hal ini mungkin layak untuk diketahui lebih lanjut.
Misalnya, karyawan mungkin bertahan karena di perusahaan sekarang jika ada fleksibilitas, mungkin sudah waktunya untuk membuat kebijakan kerja jarak jauh, jam kerja mulai dan selesai yang fleksibel, atau opsi kerja lainnya.
6. “Apa yang kamu suka dari pekerjaan saat ini?”
Pertanyaan ini membantu kamu mengidentifikasi apa yang mungkin disukai calon kandidat baru serta ekspektasi saat mengisi terhadap posisi tersebut. Dengan mengetahui apa yang paling disukai karyawan saat bekerja di perusahaanmu, kamu akan menilai strategi apa yang paling efektif sehubungan kepuasan bekerja karyawan.
Nantinya, kamu dapat memasukkan poin ini dalam iklan lowongan pekerjaan, wawancara rekrutmen baru, dan strategi yang sedang berjalan.
7. “Apa yang tidak kamu suka dari pekerjaan sekarang?”
Pertanyaan ini masih berkaitan dengan poin 6. Jika ada yang ia sukai, tentu ada yang tidak ia sukai dari bekerja di perusahaan kamu. Misalnya, karyawan resign karena mereka kurang menikmati tugas mobile yang mengharuskan mereka sering dinas. Jika begitu, pastikan kamu menyebutkan persyaratan ‘bersedia ditugaskan ke luar kota’ (atau semacamnya) pada lowongan pekerjaan posisi yang sama dan proses rekrutmen.
8. “Apa yang dapat kami tingkatkan untuk kemajuan perusahaan?”
Masukan sekecil apa pun penting bagi pertanyaan ini. Tanyakan apa yang menurut mereka penting bagi kepuasan bekerja dan lingkungan kerja agar karyawan lebih betah.
9. “Ada komentar atau masalah lain yang mau kamu sampaikan?”
Meskipun jawaban karyawan sudah cukup lengkap, sebaiknya tanyakan juga apakah ada topik yang belum disebutkan selama wawancara. Jangan segan menanyakan ini sebab feedback apa pun akan memberikan insight yang berguna bagi perusahaan kedepan.
10. “Apakah kamu akan merekomendasikan perusahaan ini kepada orang lain? Apa alasannya?”
Tidak ada salahnya ini ditanyakan kepada karyawan yang akan resign sebab mereka merupakan sumber referral yang tepat. Umumnya, kebanyakan ex-karyawan akan menjawab ‘ya’, tapi mungkin juga ‘tidak’ jika karyawan tersebut memang kurang puas bekerja di perusahaanmu. Oleh sebab itu, penting untuk memahami alasan mereka agar permasalahan terkait tempat kerja bisa diperbaiki.
Itulah 10 pertanyaan yang umum ditanyakan dalam exit interview. Interview biasanya dilakukan secara langsung (tatap muka) atau melalui online meeting jika tim bekerja remote. Pertanyaan yang diberikan pun umumnya tidak lebih dari 10 dengan durasi 30-60 menit.
Umumnya, perusahaan juga akan memberikan form exit interview yang harus diisi sebelum wawancara. Sebagai panduan, berikut ini contoh exit interview form:
Saat wawancara, sebaiknya pastikan juga bahwa karyawan sudah mengembalikan fasilitas perusahaan yang dipinjamkan dan menandatangani perjanjian terkait credential perusahaan. Seperti, tidak mengambil, menyalin, atau menyebarkan kekayaan intelektual dan informasi perusahaan yang sensitif. Pastikan juga kamu menginformasikan kewajiban berkelanjutan untuk tidak menggunakan/menyesuaikan informasi bisnis perusahaan.
Baca juga: 12 Strategi Rekrutmen yang Efektif Dapatkan Karyawan Potensial
Tingkatkan Retensi Karyawan dengan Aplikasi HRIS
Dalam upaya meningkatkan retensi kerja karyawan di perusahaan, kamu perlu mengembangkan manajemen yang membantu menciptakan lingkungan kerja kondusif. Misalnya, memberikan reward kepada karyawan yang telah bekerja optimal sebagai bentuk penghargaan. Oleh sebab itu, kamu perlu memantau produktivitas mereka dengan aplikasi HRIS berfitur lengkap.
Saatnya beralih ke software HRIS Hadirr untuk kelola absensi online, monitor jam kerja, dan pantau produktivitas karyawan secara akurat dan transparan.
Hadirr terintegrasi dengan Gadjian untuk menghitung gaji karyawan secara akurat, bayar gaji, hingga tunjangan lembur karyawan tanpa khawatir telat bayar gaji jika sistem payroll manual.
Untuk meningkatkan retensi karyawan di perusahaan, kamu dapat mengakses Payuung yang tergabung dalam Fast8 Grup bersama Hadirr dan Gadjian. Payuung merupakan platform benefit kerja yang telah digunakan banyak perusahaan untuk mengapresiasi kinerja karyawan.
Tertarik? Coba dan daftar Hadirr sekarang untuk dapatkan semua benefitnya.
