Sejumlah perusahaan menyediakan fasilitas kasbon untuk membantu karyawan mereka memenuhi kebutuhan finansial yang sifatnya mendesak. Kasbon adalah pengambilan sebagian gaji di muka sebelum tanggal penggajian, atau tarik gaji awal.
Dengan begitu, pada saat pembayaran gaji, karyawan tidak menerima gaji penuh, melainkan akan dipotong gajinya sesuai dengan ketentuan Pasal 63 PP No. 36 Tahun 2021. Aturan tersebut menyebutkan perusahaan dapat memotong gaji karyawan atas pembayaran upah di muka atau sebesar jumlah kasbon. Karena itu, nominal kasbon biasanya tidak boleh melebihi gaji, atau normalnya berkisar antara 30% sampai 50% gaji sebulan.
Agar perhitungan gaji betul, maka dibutuhkan pengelolaan kasbon karyawan yang akurat, termasuk membuat catatan kasbon. Di artikel ini, kita akan membuat contoh pembukuan kasbon karyawan sederhana dengan Excel.
Prosedur kasbon karyawan
Kasbon adalah solusi cepat bagi karyawan yang membutuhkan dana darurat. Berbeda dengan pinjaman karyawan yang mensyaratkan perjanjian di awal tentang besaran cicilan lewat potong gaji, masa kerja tertentu, dan status karyawan tetap, syarat kasbon biasanya cukup sederhana.
Pengajuan kasbon hanya memerlukan form kasbon. Jika disetujui, maka uang (sebagian) gaji karyawan akan langsung cair saat itu juga. Berikut ini contoh SOP kasbon karyawan:
- Karyawan mengisi form kasbon yang disediakan perusahaan, dan diketahui pimpinan/HR, lalu diajukan ke bagian Finance.
- Bagian Finance akan mengevaluasi permohonan kasbon, termasuk jumlah dan alasan pengajuan. Apabila disetujui, maka kasbon akan langsung dicatat sebagai pengeluaran kas.
- Karyawan bersangkutan menerima uang kasbon yang dibayarkan secara langsung atau ditransfer melalui bank.
- Gaji karyawan pada periode bersangkutan akan dipotong sebesar kasbon yang telah diterimanya.
Perlu diingat bahwa kasbon bukanlah pinjaman berbunga, tetapi hak upah yang dibayarkan di muka. Karena itu, tidak ada mekanisme pengembalian maupun bunga yang dipungut dari karyawan.
Meski demikian, perusahaan dapat menolak kasbon apabila pengajuan melebihi batas ketentuan dalam peraturan perusahaan, atau frekuensi pengajuan kasbon terlalu sering.
Baca Juga: Pentingnya Fasilitas Pinjaman Karyawan Swasta bagi Perusahaan
Contoh form kasbon karyawan
Tidak ada bentuk baku form kasbon karyawan. Kita bisa membuatkan dalam format baris atau kolom, yang memuat setidaknya nama karyawan, tanggal pengajuan, dan nominal kasbon. Berikut ini contohnya:
Contoh pembukuan kasbon karyawan di Excel
Berdasarkan form kasbon di atas, kita bisa menyusun pembukuan kasbon dengan langkah seperti berikut:
1. Membuat daftar karyawan kasbon bulanan
Daftar kasbon mencakup nama karyawan, departemen, tanggal, jumlah kasbon, dan alasan atau keperluan pengajuan kasbon, atau merangkum informasi di form kasbon.
2. Membuat jurnal kasbon karyawan
Karena kasbon merupakan piutang karyawan yang diberikan oleh perusahaan, maka posisinya dalam jurnal berada di kolom debit, sedangkan kas keluar masuk ke kolom kredit.
Baca Juga: Contoh Slip Gaji Excel dan Komponennya
3. Membuat jurnal gaji
Karena kasbon sudah dibayar dengan memotong gaji karyawan pada tanggal penggajian, maka posisi piutang karyawan (kasbon) pindah ke kolom kredit, bersama dengan nominal gaji yang dibayarkan dari kas. Contohnya seperti berikut ini.
4. Kasbon dalam slip gaji
Sedangkan di slip gaji karyawan, posisi kasbon masuk dalam kolom potongan yang mengurangi pendapatan.
Dampak kasbon bagi perusahaan
Berdasarkan contoh pembukuan kasbon karyawan di atas kita dapat melihat kasbon memang dapat membebani arus kas, mengingat perusahaan harus mengeluarkan sebagian gaji karyawan sebelum waktunya. Namun, di sisi lain, kasbon juga berdampak positif bagi perusahaan, karena merupakan wujud kepedulian perusahaan terhadap karyawannya.
Membantu memenuhi kebutuhan darurat karyawan dapat menumbuhkan loyalitas dan meningkatkan retensi. Selain itu, karyawan juga tetap produktif dan termotivasi, sebab mereka bisa fokus pada pekerjaannya dan tidak perlu pusing memikirkan cara mencari dana cepat.
Bagi perusahaan yang memiliki arus kas masuk yang kuat, kasbon karyawan tidak menjadi masalah. Tetapi, bagi perusahaan dengan cadangan keuangan yang terbatas, kebiasaan karyawan sering kasbon dapat menyebabkan kas defisit.
Mau memberikan fasilitas kasbon tapi kas kantor terbatas? Tenang, ada cara jitu yang bisa kamu coba, yakni menggunakan pembiayaan pihak ketiga.
Baca Juga: Aplikasi Slip Gaji Android Gadjian dengan Fitur Terlengkap
Platform benefit karyawan : Payuung
Tidak perlu repot mencari perusahaan fintech yang menyediakan kasbon karyawan. Kamu bisa menggunakan Payuung, platform penyedia benefit karyawan dari Gadjian yang mudah, cepat, dan terjangkau.
Platform Payuung, bekerja sama dengan lembaga keuangan Kini, menyediakan solusi dana darurat bagi karyawan perusahaan melalui fitur Tarik Gaji Awal. Selain tanpa bunga, syarat pengajuannya pun tidak rumit.
Apabila perusahaan kamu berdomisili di Indonesia dan telah beroperasi minimal 2 tahun, serta memiliki laporan keuangan dalam 2 tahun terakhir dan laporan rekening koran 6 bulan terakhir, maka kamu sudah bisa mengaktifkan fasilitas pembiayaan tarik gaji awal di Payuung.
Setelah pengaktifan disetujui, karyawan kamu dapat memanfaatkan fasilitas pengajuan kasbon sebesar maksimal 80% dari jumlah hari kerja. Baik karyawan tetap maupun PKWT dapat mengajukan tarik gaji awal ini selama yang bersangkutan memiliki komponen gaji pokok dalam slip gajinya.
Karena aplikasi kasbon karyawan Payuung terintegrasi dengan aplikasi payroll Gadjian, maka perhitungan kasbon gaji menjadi lebih mudah. Karyawan yang mengambil kasbon akan terpotong slip gajinya sesuai jumlah yang telah ditarik di awal.
Dengan Gadjian, bukan hanya potongan kasbon yang terhitung otomatis, tetapi juga komponen slip gaji lainnya. Payroll berbasis web terbaik ini dapat mengalkulasi gaji, tunjangan, lembur, BPJS, bonus, THR, serta potongan pajak PPh 21 karyawan secara akurat.
Gadjian juga memudahkan pengelolaan jurnal gaji dan kasbon karyawan tanpa menggunakan Excel. Kamu hanya perlu menghubungkan akun Gadjian dengan akun Jurnal, sehingga jurnal beban gaji dan kasbon otomatis masuk ke dalam pembukuan perusahaan.
Yuk, daftar berlangganan software HRIS & payroll Gadjian dan nikmati akses gratis ke platform Payuung yang menyediakan beragam benefit karyawan, dari pinjaman, asuransi, dana pensiun, investasi reksa dana, hingga gift voucher sebagai reward untuk memotivasi karyawan kamu.
Sumber
