Pernahkan Anda kebingungan untuk menilai kinerja karyawan? Atau pernahkah Anda tidak bisa mengukur apakah karyawan Anda mencapai target atau tidak?
Kedua contoh tersebut adalah kondisi ketika Anda tidak menggunakan key performance indicator (KPI). Maka dari itu, sangat penting menilai beberapa aspek melalui KPI untuk kemajuan perusahaan dan Anda akan membutuhkan tabel penilaian kinerja karyawan dan contoh format KPI excel sebagai referensi.
Hanya saja penilaian kinerja karyawan atau KPI karyawan juga tidak boleh dibuat asal-asalan. KPI harus ditentukan berdasarkan objek yang telah ditentukan sehingga KPI setiap karyawan tentu saja berbeda-beda.
Penasaran kan penjelasan lebih lengkap tentang KPI? Di artikel Anda dapat mengetahui seluk beluk tentang KPI karyawan, dimulai dari cara menentukan KPI yang sesuai, cara mengukur kinerja karyawan menggunakan KPI, dan cara mengatasi masalah yang mungkin timbul saat menggunakan KPI. Di artikel ini juga dilengkapi dengan contoh format KPI Excel. Baca dan pahami sampai habis ya.
Apa itu KPI karyawan?
KPI karyawan tidaklah asing di suatu bisnis atau perusahaan karena hal tersebut menjadi salah satu faktor untuk kemajuan perusahaan. KPI karyawan biasanya dibuat oleh para pemangku kepentingan, seperti Business Owner, HR Manager, dan lain sebagainya.
Secara umum, pengertian KPI karyawan adalah indikator yang berguna untuk mengukur kinerja individu maupun tim di dalam suatu organisasi dalam beberapa aspek. Aspek yang dinilai meliputi produktivitas, efisiensi, kepuasan pelanggan, dan masih banyak lagi.
Kegunaan KPI adalah untuk memonitor dan memantau kinerja karyawan secara konsisten sehingga dapat membuat perubahan untuk meningkatkan kinerja.
Hasil pemantauan kinerja inilah yang dapat digunakan perusahaan untuk memberikan tindak lanjut yang sesuai, seperti program pelatihan, pemberian bonus, atau bahkan peninjauan upah. Pasal 92 UU Ketenagakerjaan menyatakan bahwa pengusaha melakukan peninjauan upah secara berkala dengan memperhatikan kemampuan perusahaan dan produktivitas karyawan.
Misal, Anda ingin meningkatkan produktivitas karyawan divisi marketing di bulan ini. Maka dari itu, Anda dapat melihat performanya dengan membandingkan KPI. Selanjutnya, Anda dapat membandingkan apakah performanya sesuai dengan nilai KPI yang sudah ditetapkan atau tidak. Jika hasil performa bulan tersebut tidak sesuai dengan standar KPI, artinya produktivitas karyawan yang harus ditingkatkan kembali.
Baca Juga: Perbedaan KPI dan OKR dalam Penilaian Kinerja
Bagaimana cara menentukan KPI karyawan ?
Sebelum membuat tabel penilaian kinerja karyawan, hal pertama yang dapat Anda lakukan adalah menentukan KPI karyawan yang sesuai.
Bisa dibayangkan jika KPI karyawan tidak sesuai, maka Anda tidak bisa mengukur produktivitasnya sehingga karyawan pun tidak bisa meningkatkan kinerja sesuai dengan jabatan karyawan tersebut. Berikut adalah cara yang bisa Anda lakukan untuk menentukan KPI karyawan.
1. Pilih KPI yang sesuai
Dalam suatu perusahaan, pastilah banyak karyawan di berbagai posisi. Untuk itu, KPI yang ditentukan pun berbeda-beda sesuai dengan posisi dan tujuan perusahaan tersebut. Hal ini bertujuan agar capaian KPI dapat dilihat secara spesifik sesuai dengan tujuan dan posisi karyawan.
Misalnya untuk karyawan penjualan, KPI yang bisa digunakan adalah tingkat penjualan, tingkat konversi, tingkat pengembalian pelanggan. Tentu saja berbeda dengan karyawan pemasaran yang KPI nya adalah tingkat pengunjung situs web, tingkat konversi dari pengunjung ke pelanggan, tingkat kepuasan pelanggan.
Contoh lainnya adalah KPI karyawan produksi dengan karyawan administrasi. KPI untuk Karyawan produksi meliputi tingkat efisiensi, tingkat keandalan, tingkat kualitas produk. Sementara untuk karyawan administrasi KPI nya adalah tingkat kecepatan proses, tingkat kesalahan, tingkat kepuasan pelanggan.
2. Pastikan KPI dapat diukur
KPI yang baik adalah KPI yang dapat diukur secara konsisten. Artinya, KPI tersebut dapat diukur dengan berbagai periode tertentu, baik harian, bulanan, maupun tahunan. Dengan begitu pihak manajemen dapat melihat secara berkala. Setelah itu, Anda dapat membuat tabel penilaian kinerja karyawan. Anda pun dapat melihat contoh format KPI Excel sebagai bahan acuan.
3. Berikan penjelasan ke karyawan
Hal yang tidak kalah penting dalam menentukan KPI adalah dengan mensosialisasikan KPI tersebut kepada karyawan. Karyawan diberikan penjelasan tentang bagaimana KPI akan dicapai dan bagaimana mereka dievaluasi. Jelaskan juga tabel penilaian kinerja karyawan, hingga nantinya tidak ada miskonsepsi.
4. Pantaulah KPI secara berkala
Setelah memberikan penjelasan kepada karyawan, Anda dapat mengolah data dan capaian yang telah diperoleh secara berkala. Anda dapat menganalisis hasil capaian tersebut dan melihat apakah karyawan sudah memenuhi atau melebihi target yang ditentukan. Hasil capaian tersebut harus dibahas bersama karyawan, sehingga mereka mengetahui apa yang harus ditingkatkan.
Cara mengatasi masalah saat menggunakan KPI
KPI kerja yang ditentukan oleh perusahaan tidak menutup kemungkinan muncul beberapa masalah. Untuk mengatasi masalah tersebut, Anda harus mengidentifikasi terlebih dahulu apa saja masalah yang akan timbul dari KPI tersebut dan bagaimana mengatasi masalahnya.
Misalnya adalah masalah terkait karyawan yang merasa tertekan. Seringkali KPI yang tinggi dapat membuat karyawan merasa terbebani. Bukan hanya itu saja, karyawan pun dapat merasa bahwa dia tidak diukur dengan benar karena KPI yang ditetapkan tidak relevan dengan posisi mereka.
Nah, Anda harus dapat mengatasi masalah tersebut dengan bijaksana. Maka dari itu, Anda harus menjaga komunikasi yang terbuka dengan karyawan. Agar karyawan merasa tidak relevan dengan kompeten yang mereka miliki, Anda juga dapat memfasilitasi karyawan dengan mengikuti pelatihan terlebih dahulu sehingga nantinya dia memahami tujuan KPI dan mengetahui cara mencapai KPI tersebut.
Bukan hanya itu, sistem KPI ini pun harus dua arah. Artinya, perusahaan juga harus mendorong feedback dari karyawan dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk meningkatkan KPI jika diperlukan.
Baca Juga: Manfaat Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan
Contoh format KPI Excel
Setelah Anda mengetahui manfaat KPI Karyawan serta cara menentukan KPI karyawan, pastinya sudah punya gambaran kan terkait format KPI karyawan, kan? Jika sudah, Anda dapat langsung membuat contoh KPI karyawan dengan format excel. Contoh KPI karyawan Excel ini bisa menjadi rujukan untuk Anda.
Solusi analisis kinerja karyawan
Contoh format KPI Excel di atas memang dapat membantu Anda menilai kinerja karyawan. Namun, tabel penilaian kinerja karyawan tidak akan maksimal jika tidak diimbangi dengan aplikasi manajemen KPI karyawan.
Dengan aplikasi Gadjian, Anda akan mendapatkan parameter kinerja karyawan dengan lebih objektif dan akurat. Fitur dari Gadjian ini menjadi solusi untuk menganalisis demografi karyawan, data kompensasi, sampai dengan data produktivitas.
Bukan hanya memudahkan Anda dalam menilai kinerja karyawan, aplikasi HRIS Gadjian juga bisa menghitung gaji, PPh 21 hingga iuran BPJS karyawan secara akurat dan otomatis. Pembayaran gaji pun dapat dilakukan hanya dalam beberapa klik saja.
Sementara itu, data produktivitas sendiri bisa Anda dapatkan dengan mengintegrasikan aplikasi Hadirr. Melalui fitur absensi dari Hadirr yang berbasis GPS, Anda dapat memantau kehadiran karyawan dengan mudah dengan minim kecurangan. Selain itu, Anda dapat menikmati pengaturan shift kerja dan lembur karyawan secara otomatis.
Nah, Anda sudah paham kan bahwa menetapkan KPI karyawan yang sesuai akan berdampak besar pada pencapaian tujuan bisnis yang diinginkan.
Mudahkan analisis kinerja karyawan dengan Gadjian dan gabung dengan ratusan perusahaan lainnya yang sudah mencoba Gadjian!
Sumber
UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. JDIH Kemnaker.
