Key Performance Indicator (KPI) merupakan metrik yang dapat dijadikan acuan untuk mengevaluasi kinerja atau aktivitas tertentu setiap karyawan di perusahaan. Sebagai divisi yang mengevaluasi karyawan melalui KPI, HRD juga tidak luput dari penilaian KPI.
Siapa yang menyusun dan menilai KPI HRD? Lalu bagaimana cara membuat KPI HRD beserta contohnya? Simak penjelasan berikut.
Siapa yang Menilai Kinerja HRD?
Sebagai pihak yang menyusun dan menilai kinerja karyawan perusahaan, HRD juga mempunyai KPI tersendiri untuk pekerjaan mereka. KPI HRD disusun langsung oleh tim HR dengan persetujuan dari direktur atau CEO perusahaan yang bersangkutan.
KPI HRD berfungsi untuk melihat apakah program HRD berjalan baik dan memberikan dampak positif bagi perusahaan. Contohnya program yang berkaitan dengan performa karyawan, perekrutan, serta pelatihan-pelatihan.
Di samping itu juga untuk memantau setiap performa staf dan menjadi dasar dalam pengambilan keputusan.
Jika tidak memenuhi KPI yang ditetapkan, maka HRD manager perlu melakukan evaluasi dan tindakan penyesuaian. Keberhasilan HRD dalam mencapai indikator penilaian-nya juga merupakan bagian dari keberhasilan perusahaan.
Baca Juga: 7 Contoh Laporan HRD Excel di Perusahaan
Langkah-Langkah Membuat KPI HRD
Ada beberapa langkah yang dapat Anda lakukan dalam menyusun KPI HRD, di antaranya :
- Tetapkan target pencapaian yang ingin diraih dalam periode tertentu, mulai dari bulanan hingga tahunan.
- Buat tolak ukur kuantitatif untuk setiap target kerja yang ditetapkan.
- Breakdown KPI untuk melihat siapa yang lebih bertanggungjawab dalam KPI tersebut.
- Evaluasi ulang KPI yang sudah ditetapkan untuk tiap posisi, dapat dilakukan dengan berdiskusi langsung dengan karyawan di posisi tersebut.
Setelah melakukan keempat hal di atas, penyusunan indikator penilaian kinerja HRD juga dapat menggunakan framework SMART (specific, measurable, attainable, relevant, time-bound).
Misalnya, Anda ingin mengadakan training HR sebanyak 5 kali sepanjang periode 2024 atau membuka rekrutmen 5 karyawan baru untuk 3 departemen di perusahaan selama 2024. Contoh ini sudah menerapkan framework spesifik.
Salah satu penerapan framework measurable (terukur) yaitu perhitungan internal promotion rate yang didapatkan dengan cara membagi jumlah individu yang dipromosikan dengan jumlah karyawan keseluruhan.
Baca Juga: 6 Contoh Training HRD Tepercaya untuk Menjadi HR Profesional
Contoh KPI HRD
Beberapa contoh KPI HRD untuk setiap posisi jabatan adalah :
- HR Manager : return on investment (ROI), tingkat efektivitas program pelatihan, produktivitas kerja karyawan, kepuasan kerja karyawan, turnover rate karyawan.
- Supervisor HR : biaya perekrutan, konversi jumlah kandidat yang menjadi karyawan, kecepatan rekrutmen oleh HRD, efisiensi biaya pelatihan, optimasi media rekrutmen.
- Staf HR : tingkat absensi karyawan, jumlah kerja lembur, jumlah kandidat/pelamar kerja, jumlah kandidat yang diwawancara, jumlah posisi yang berhasil terisi.
Standar KPI HRD antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain akan berbeda-beda sesuai dengan posisi HR yang tersedia dan fungsi masing-masing posisi.
Contoh KPI HRD staff di atas akan relevan jika tugas staff Anda adalah mencatat absensi karyawan, memantau jumlah cuti yang tersedia, membuat pengumuman perekrutan karyawan baru, melakukan screening pada pelamar, membuat jadwal interview kandidat, dan melaporkan feedback dari kandidat kepada HR manager.
Jika staff HR di kantor Anda memiliki tugas yang lainnya, Anda dapat atur sendiri kategori KPI-nya sesuai kebutuhan.
Untuk membantu Anda agar lebih paham seperti apa perhitungan KPI dan evaluasinya, di bawah ini disajikan contoh KPI HRD Excel untuk HR Manager.
Tabel KPI HRD di atas menunjukkan bahwa HR manager berhasil memenuhi target indikator kinerja sebanyak 92 dari 100. Kemudian, lihatlah angka skor akhir pada tingkat turnover karyawan “star” yang masih jauh dari bobot KPI yang ditetapkan, sehingga poinnya perlu ditingkatkan lagi.
Indikator Tingkat Keberhasilan KPI HRD
Tingkat keberhasilan perusahaan dapat dinilai berdasarkan seberapa besar biaya yang dikeluarkan perusahaan dan seperti apa dampaknya terhadap perkembangan perusahaan.
Adapun indikator keberhasilan indikator kinerja HRD adalah :
- Penggunaan anggaran HRD (budget) yang lebih efisien dan tepat sasaran.
- Program kerja yang dimiliki berdampak pada meningkatnya produktivitas kerja karyawan.
- Bisa memperhitungkan seberapa besar biaya tak terduga yang mungkin dikeluarkan.
- Semakin besar nilai ROI atau tingkat profitabilitas yang didapatkan dari anggaran yang ada terhadap kontribusi pencapaian HRD.
Baca Juga: Perbedaan KPI dan OKR dalam Penilaian Kinerja
Aplikasi HRD Terbaik di Indonesia
Semakin efektif dan efisien HRD dalam bekerja, maka akan berpengaruh baik terhadap KPI-nya. Untuk memudahkan pekerjaan administratif divisi HR, kini sudah tersedia aplikasi HRD berbasis web dengan beragam fitur otomatis.
Salah satunya adalah fitur analisis kinerja karyawan yang dimiliki oleh aplikasi payroll Gadjian. Fitur ini menyediakan informasi mengenai data kompensasi, produktivitas, dan demografi karyawan. Anda dapat memantau kinerja karyawan secara online.
Gadjian terintegrasi dengan aplikasi Hadirr yang terbukti andal meningkatkan efisiensi kinerja divisi HR melalui sederet fitur-fitur unggulannya. Mulai dari mencatat data kehadiran karyawan, memantau jadwal kerja dan produktivitas harian, lalu menghitung jam lembur mereka.
Dengan berlangganan Gadian, Anda berkesempatan untuk berpartisipasi dalam program training HR gratis yang diadakan oleh Gadjian Academy.
Program ini menyajikan pelatihan seputar manajemen SDM oleh konsultan berpengalaman. Khusus pengguna aplikasi akan mendapatkan agenda training atau workshop secara berkala.
