Industri jasa seperti restoran dan kafe biasanya beroperasi dari pagi hingga malam hari. Menjalankan bisnis seperti ini memerlukan pengelolaan shift karyawan yang efisien, sebab pergantian shift memengaruhi kualitas kinerja karyawan.
Pengaturan shift kerja restoran yang jelas dan teratur bertujuan untuk melindungi karyawan dari kelelahan akibat jam kerja yang panjang.
Turunnya stamina karyawan akan berimbas pada kualitas pelayanan bisnis Anda. Selain itu juga dapat memicu turnover yang tinggi, sehingga merugikan keuangan bisnis karena harus mengalokasikan anggaran untuk rekrutmen lagi.
Oleh karena itu, mengelola shift karyawan adalah yang paling penting. Berikut akan dibahas lebih lanjut seperti apa contoh jadwal kerja restoran dan cafe serta bagaimana mengelola shift yang efektif.
Pertimbangan Sebelum Menyusun Shift Kerja
Saat membuat jadwal shift untuk karyawan, ada beberapa hal yang harus Anda pertimbangkan.
Baca Juga: Aturan dan Contoh Pembagian Shift Kerja Karyawan
- Regulasi shift kerja di Indonesia. Pemerintah memperbolehkan penerapan shift kerja yang berbeda. Penerapannya harus mematuhi ketentuan jam kerja pada UU Ketenagakerjaan, yaitu tidak boleh melebihi (1) 7 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 6 hari kerja; atau (2) 8 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 5 hari kerja.
- Durasi lembur karyawan shift. Jika diperlukan, perusahaan berhak meminta karyawan shift untuk lembur dengan durasi maksimal tiga jam dalam sehari atau 14 jam dalam seminggu dan wajib membayarkan upah karyawan shift yang lembur.
- Memahami seluk beluk bidang usaha sendiri agar tahu waktu-waktu tersibuk bisnis, misalnya saat jam makan siang.
- Jumlah karyawan yang dimiliki. Saat menjadwalkan karyawan, pastikan Anda tidak memiliki jumlah karyawan yang lebih sedikit dari yang dibutuhkan.
- Tentukan hari kerja dan hari libur karyawan dengan jelas. Data ini diperlukan untuk memudahkan manajer menyusun slot shift lebih mudah.
- Tentukan peran dan daftar tugas. Tugas karyawan shift pagi tentu berbeda dengan karyawan shift malam. Penentuan tugas sebaiknya sudah disediakan sedari awal penyusunan jadwal.
Contoh Pembagian Jadwal Kerja 3 Shift Restoran dan Kafe
Untuk mengelola restoran ataupun kafe, Anda bisa menggunakan dua model, yaitu 2 shift atau 3 shift seperti ulasan di bawah ini contoh jadwal kerja 3 shift. Tergantung dari jam operasional bisnis dan jumlah karyawan.
Berikut disajikan contoh jadwal kerja 3 shift untuk restoran dan kafe yang buka 24 jam.
Perlu diperhatikan, contoh jadwal kerja harian excel di bawah ini diperuntukkan bagi karyawan restoran dan kafe yang bekerja 8 jam sehari dalam lima hari kerja (tidak termasuk istirahat 1 jam).
Contoh pembagian waktunya : shift pagi (08.00-16.00), shift siang (16.00-00.00), dan shift malam (00.00-08.00), bisa disesuaikan dengan menambahkan 1 jam untuk istirahat.
Baca Juga: Tips Kelola Jadwal Shift Kerja Karyawan dengan Mudah
Sementara itu, contoh di bawah ini untuk karyawan restoran dan kafe yang bekerja 7 jam sehari dalam enam hari kerja (sudah termasuk istirahat 1 jam). Contoh pembagian rentang waktunya masih sama seperti contoh di atas.
Nah, setelah menetapkan jadwal kerja, selanjutnya Anda bisa menetapkan daftar tugas untuk setiap shift. Inilah contoh daftar tugas untuk tiga shift kerja (24 jam) di sebuah restoran dan kafe :
Shift 1 (08.00 – 16.00)
- Siapkan ruang makan dan dapur
- Siapkan dan masak menu sarapan
- Sajikan sarapan untuk tamu
- Layani tamu dan bersihkan meja setelah tamu selesai makan
- Cek stok dan isi ulang persediaan
- Siapkan dan masak menu makan siang
- Sajikan makan siang untuk para tamu
- Bersihkan dan isi ulang persediaan di dapur
Shift 2 (16:00 – 12:00)
- Siapkan ruang makan dan dapur
- Siapkan dan masak menu makan malam
- Sajikan makan malam untuk para tamu
- Layani tamu dan bersihkan meja setelah tamu selesai makan
- Cek stok dan isi ulang persediaan
- Siapkan dan masak menu makan malam
- Bersihkan dan isi ulang persediaan di dapur
Shift 3 (12:00 – 08:00)
- Siapkan ruang makan dan dapur
- Bersihkan dan isi ulang persediaan di dapur
- Bersihkan dan isi ulang perlengkapan ruang makan
- Siapkan dan masak menu sarapan
- Sajikan sarapan untuk tamu
- Layani tamu dan bersihkan meja setelah tamu selesai makan
- Cek stok dan isi ulang persediaan
- Tutup dan kunci restoran.
Daftar tugas di atas hanyalah contoh. Tugas serta tanggung jawab spesifik di restoran Anda bisa jadi bervariasi tergantung pada masing-masing restoran dan kebijakan operasionalnya.
Tips Mengelola Shift Karyawan yang Efektif
Menyusun dan mengelola shift karyawan tidak mudah dilakukan. Anda bertanggungjawab untuk mengaturnya sesuai dengan kebutuhan serta memastikan bahwa jadwal kerja tersebut mendukung kemajuan bisnis.
Adapun tips mengelola shift karyawan yang efektif yaitu :
- Menginformasikan jadwal kerja shift kepada karyawan. Jadwal yang sudah disusun dapat didiskusikan kembali apabila terdapat karyawan yang punya riwayat penyakit sehingga tidak memungkinkan bekerja di malam hari.
- Mengatur jadwal secara adil dan bergilir. Tidak disarankan pembagian jadwal yang membuat seorang karyawan mendapatkan shift malam terus menerus, harus ada perputaran untuk menjaga kesehatan mereka.
- Menghitung secara rinci kebutuhan kerja dan karyawan. Hal ini untuk menghindari terjadinya penumpukan karyawan pada shift tertentu dan untuk mencapai pembagian yang proporsional sesuai bidang jabatan karyawan.
- Menetapkan rotasi kerja. Suasana baru dapat mencegah kejenuhan yang kerap dialami karyawan karena berkutat lama dalam satu bidang. Rotasi kerja meningkatkan semangat dan produktivitas kerja karyawan.
- Mempekerjakan lebih dari satu manager. Peran manager tunggal tentu akan sangat berat jika harus mengelola shift sendirian. Cobalah mempekerjakan dua manager dengan tanggung jawab yang berbeda, sehingga manager punya lebih banyak waktu untuk menganalisis dan meningkatkan efisiensi staf.
- Siapkan jadwal cadangan untuk mengontrol risiko ketidakhadiran karyawan karena alasan tertentu.
Baca Juga: Tugas dan Peraturan Kerja Shift Malam Karyawan Kafe / Toko
Pengaturan Shift Kerja Praktis dengan Hadirr dan Gadjian
Penyusunan jadwal shift akan terasa rumit jika restoran Anda memiliki banyak cabang dengan jumlah karyawan yang banyak pula. Untuk memudahkan pengelolaan dan pengaturan shift di restoran atau kafe, Anda dapat menggunakan modul pola kerja yang tersedia di aplikasi shift kerja Gadjian dan Hadirr.
Aplikasi payroll Gadjian menawarkan fitur pola kerja untuk menyusun peraturan shift kerja yang beragam. Anda tidak perlu lagi menyusun manual melalui Excel yang menghabiskan banyak waktu.
Untuk urusan gaji karyawan shift juga mudah, ada fitur gaji online yang fleksibel menghitung upah karyawan dengan jam kerja berbeda.
Fitur pengaturan shift kerja juga dimiliki oleh aplikasi HR Hadirr. Hadirr mengakomodir pengaturan grup ataupun individu serta dapat disesuaikan dengan kebijakan restoran Anda.
Hadirr juga menyediakan dua fitur yang mendukung Anda mengawasi produktivitas kerja karyawan melalui timesheet online dan kehadiran karyawan melalui absensi online.
Dengan adanya Gadjian dan Hadirr, Anda dapat mengelola karyawan sesuai kebutuhan dan tidak ada batasan jumlahnya.
Sumber
UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. JDIH Kemnaker.
