Manajemen operasional adalah proses mengelola seluruh sumber daya organisasi (perusahaan) untuk menghasilkan produk berupa barang atau jasa, dan menjualnya ke konsumen. Sumber daya organisasi meliputi manusia (tenaga kerja), barang (peralatan kerja, mesin produksi, alat transportasi, bahan baku), dan teknologi.
Kegiatan operasional merupakan aktivitas harian rutin, berulang, dan khas sesuai bisnis yang dijalankan perusahaan. Karena itu, jenis dan sifat kegiatan operasional di setiap perusahaan tentu tidak sama.
Contohnya, pabrik garment, jasa konstruksi, perusahaan ekspedisi, FMCG, dan startup pengembang software memiliki jenis kegiatan operasional harian berbeda, meski tujuannya sama yakni menjual barang atau jasa dan menghasilkan profit.
Baca Juga: HRIS Cloud: Upaya Startup Mengurangi Operating Cost
Tujuan manajemen operasional
Kegiatan operasional perusahaan dikelola oleh seorang Manajer Operasional. Jabatan ini memiliki peran dan tanggung jawab untuk membangun dan mengelola sistem operasional bisnis yang berkelanjutan di perusahaan.
Tujuan dari manajemen operasional adalah menciptakan proses bisnis yang efisien, produktif, ekonomis, dan berkualitas.
- Efisien: penggunaan sumber daya organisasi secara terkendali dan tidak boros, baik dari sisi jumlah tenaga kerja, volume bahan baku, unit peralatan, teknologi, biaya, dan waktu.
- Produktif: memiliki kapasitas produksi atau kapasitas layanan yang sebanding dengan sumber daya yang digunakan.
- Ekonomis: memakan operating cost produksi dan distribusi minimal tetapi dengan hasil semaksimal mungkin.
- Berkualitas: menghasilkan produk barang atau layanan jasa yang memiliki standar mutu dan dapat bersaing dengan produk kompetitor.
Fungsi manajemen operasional
Efisiensi dan efektivitas sebuah proses bisnis akan menentukan kualitas output yang berupa produk maupun layanan jasa, memengaruhi penjualan, dan pada akhirnya menentukan pendapatan dan profit.
Perusahaan yang memiliki manajemen operasional efisien lebih mudah tumbuh, agile, dan resilient. Sedangkan perusahaan dengan kegiatan operasional yang boros biaya, waktu, dan sumber daya, akan sulit mengembangkan bisnis atau memenangkan persaingan.
Barang atau jasa yang dihasilkan dari proses yang efisien lebih kompetitif di pasar dibandingkan produk sejenis yang diproduksi dengan biaya tinggi.
Untuk mencapai proses yang efisien itu dibutuhkan manajemen operasional yang baik. Adapun fungsi manajemen operasional mencakup:
- Planning: perencanaan kegiatan operasional secara terperinci, misalnya menentukan pengadaan, produksi, distribusi, marketing, selling, penetapan standar operating procedure (SOP), tata letak, hingga desain lingkungan kerja.
- Organizing and directing: pengorganisasian personalia untuk mengelola sumber daya di perusahaan sesuai dengan peran masing-masing, dan mengarahkan setiap proses sesuai desain operasional yang telah direncanakan.
- Monitoring: pengawasan terhadap setiap aspek, seperti pelaksanaan SOP, tahapan rantai pasok, produktivitas, dan kualitas produk atau layanan, serta pengendalian operating cost.
- Evaluating: identifikasi bottleneck yang menjadi hambatan dalam sistem operasional perusahaan serta melakukan perbaikan.
Jenis-jenis manajemen operasional bisnis dapat terdiri atas:
- manajemen karyawan, yaitu mengelola tenaga kerja sebagai penggerak utama faktor-faktor produksi lainnya secara efisien.
- manajemen aset perusahaan, yaitu mengelola semua peralatan produksi, bahan baku, fasilitas penunjang, serta memastikan kelangsungan rantai pasok dalam kegiatan operasional.
- jenis manajemen biaya, yaitu mengelola setiap pengeluaran perusahaan untuk kegiatan operasional bisnis harian.
- serta manajemen waktu, yaitu mengelola kegiatan operasional yang hemat waktu, mempersingkat proses, dan mempercepat penanganan masalah.
- dan manajemen mutu, yaitu mengelola proses untuk terus meningkatkan standar kualitas produk/layanan serta kepuasan pelanggan.
Baca Juga: 5 Kelebihan Aplikasi ESS untuk Efisiensi Kerja HRD
Mengoptimalkan manajemen operasional
Ada beberapa cara yang bisa diterapkan oleh Manajer Operasional untuk mengoptimalkan manajemen operasional perusahaan, antara lain:
1. Membuat keputusan berbasis data aktual
Data berperan vital dalam pengembangan usaha dan kegiatan operasional bisnis. Di dunia yang bergerak cepat dan serba tak pasti, pengambilan keputusan tidak cukup hanya mengandalkan pengetahuan dan kompetensi pemimpin organisasi, tetapi juga perlu berdasarkan data aktual.
Data dapat memberikan gambaran proyeksi, panduan arah, dan rekomendasi yang harus dilakukan oleh pemimpin bisnis. Pengambilan keputusan berbasis data metrik efisiensi dan efektivitas akan memberikan dampak kuat terhadap proses dan hasil dari kegiatan operasional.
Contoh, dalam bisnis retail, untuk mengatasi bottleneck di antrean pelanggan, manajer dapat menggunakan data perilaku konsumen, seperti jam kunjungan tertinggi, rata-rata durasi kunjungan, waktu rata-rata yang dihabiskan kasir untuk melayani tiap pelanggan, dan data kepuasan konsumen.
2. Melakukan inspeksi SOP menyeluruh
Pastikan bahwa tim di lapangan, karyawan di seluruh perusahaan, dan personalia di kantor cabang bekerja dengan SOP dan menghasilkan standar output yang sama. Gunakan metrik yang sama untuk mengukurnya.
SOP memberikan kerangka operasional kerja untuk memastikan konsistensi dalam proses dan hasil. Dengan standar operasional, karyawan lebih mudah memahami peran dan tanggung jawabnya dalam pekerjaan.
SOP juga meminimalkan ketergantungan karyawan terhadap karyawan lain terkait tugas harian, serta memungkinkan rotasi yang efektif karena karyawan baru atau pengganti akan cepat beradaptasi dengan pekerjaan baru.
3. Membuat prosedur persetujuan lebih singkat
Dalam sebuah proses yang mensyaratkan pengambilan keputusan penting, tak jarang seorang karyawan membutuhkan persetujuan bertingkat dari atasannya yang bisa memakan waktu berhari-hari. Proses ini sangat tidak efisien.
Persetujuan berbelit dan birokratis bisa menjadi bottleneck, yang mengakibatkan proses tertunda, produktivitas turun, dan pekerjaan menumpuk. Oleh sebab itu, prosedur persetujuan harus dibuat lebih singkat, misalnya menggunakan mekanisme yang lebih sederhana atau memanfaatkan teknologi digital.
4. Otomatisasi dengan software dan tool
Di era digital saat ini, perusahaan dapat menggunakan teknologi untuk membuat pekerjaan menjadi lebih mudah. Yang paling sederhana adalah penggunaan software atau aplikasi untuk otomatisasi proses dan tahapan dalam operasional bisnis.
Ada banyak jenis software yang bisa dimanfaatkan, seperti platform project management, marketing tools, aplikasi time tracking, software ERP, software CRM dan sales, aplikasi HRIS, software payroll, dan sebagainya. Pilih yang terbaik dan sesuai dengan kebutuhan operasional.
Penggunaan teknologi membuat proses lebih efisien. Misalnya, karyawan tidak perlu membuat laporan penjualan, mencari kontak pelanggan, dan membuat daftar follow-up prospek secara manual. Dengan aplikasi sales, pekerjaan tersebut bisa diselesaikan hanya dengan satu software.
Baca Juga: 7 Tips Memilih Software HRIS Terbaik dan Berkualitas
Software manajemen karyawan dan aset kantor
Contoh software yang bisa digunakan untuk mengefisienkan proses administratif adalah Gadjian dan Hadirr dari Fast 8 Group, startup pengembang aplikasi HR dan keuangan perusahaan.
Gadjian adalah software HRIS & payroll online yang dapat digunakan sebagai aplikasi manajemen karyawan (SDM) yang efisien. Aplikasi ini mengelola proses administrasi penggajian secara otomatis dengan fitur hitung gaji, lembur, THR, BPJS, dan PPh 21 karyawan. Output dari aplikasi adalah proses payroll menjadi lebih singkat dan kesalahan akibat human error lebih minim.
Software Gadjian juga bisa digunakan sebagai aplikasi cuti online. Prosedur pengajuan cuti/izin/sakit oleh karyawan dan persetujuan oleh atasan menjadi lebih singkat karena semua dilakukan melalui aplikasi.
Gadjian juga dilengkapi modul manajemen aset kantor, yakni Gadjian General Affair (GAGA). Mengelola aset, barang inventaris, peralatan kerja, mesin, stok gudang, dan lainnya, termasuk membuat daftar inventaris kantor dan menghitung depresiasi nilai aset, lebih hemat dan praktis dengan modul ini.
Sementara Hadirr adalah aplikasi absensi online yang dapat digunakan sebagai aplikasi manajemen karyawan remote, untuk mengelola lembur, memantau jadwal kerja (timesheet), agenda kunjungan klien, serta membuat pola kerja shift.
Hadirr juga merupakan software CRM (consumer relationship management) untuk sales. Tim penjualan dapat berkolaborasi, membuat laporan penjualan, mengelola data pelanggan, membantu merumuskan strategi penjualan, memantau aktivitas di lapangan, dan mengevaluasi target penjualan.
Dengan mendokumentasikan semua proses dan tahapan penjualan, Hadirr Sales tidak hanya membuat standar operasional sales, tetapi juga dapat membantu perusahaan meningkatkan omzet penjualan.
