Pemutusan Hubungan Kerja: Prosedur dan Contoh Surat PHK

Pemutusan hubungan kerja adalah pengakhiran perjanjian kerja antara pengusaha dan pekerja karena suatu hal, yang diikuti dengan berakhirnya hubungan kerja serta hak dan kewajiban kedua pihak di dalamnya.

Hukum ketenagakerjaan kita memperbolehkan perusahaan melakukan PHK terhadap karyawan apabila tidak ada pilihan lain. Namun, proses pemberhentian karyawan harus prosedural dan tidak melanggar ketentuan perundang-undangan.

Selain memperhatikan persyaratan PHK, perusahaan juga wajib memenuhi hak-hak karyawan, yaitu memberikan kompensasi sesuai masa kerja. Alasan pemberhentian karyawan juga harus sesuai dengan aturan pemutusan hubungan kerja.

Jenis PHK karyawan

Sebelum membahas prosedur dan aturannya, kita ulas dulu jenis-jenis PHK. Pada dasarnya, ada tiga jenis pemutusan hubungan kerja, yakni:

1. PHK demi hukum, yaitu pemutusan hubungan kerja yang terjadi dengan sendirinya atau karena hal-hal yang diatur dalam perjanjian kerja. Ada empat macam penyebab PHK otomatis, yaitu:

a) karyawan meninggal dunia;

b) karyawan memasuki usia pensiun;

c) berakhirnya jangka waktu PKWT; atau

d) selesainya pekerjaan yang diperjanjikan dalam PKWT.

2. PHK sukarela, yaitu pemutusan hubungan kerja yang diajukan oleh karyawan atas kemauan sendiri. Contohnya, pengunduran diri atau resign.

3. PHK tidak sukarela, yaitu pemutusan hubungan kerja yang dilakukan atas kemauan pemberi kerja atau perusahaan dengan alasan tertentu.

Alasan PHK yang tidak sah

Berdasarkan UU Ketenagakerjaan¹ Pasal 153 yang telah direvisi oleh UU Cipta Kerja², perusahaan dilarang melakukan PHK terhadap karyawan dengan alasan berikut:

1. sakit selama tidak melampaui waktu 12 bulan terus-menerus;
2. menjalankan kewajiban terhadap negara sesuai ketentuan perundang-undangan;
3. menjalankan ibadah yang diperintahkan agamanya;
4. menikah;
5. hamil, melahirkan, keguguran kandungan, atau menyusui bayi
6. memiliki pertalian darah atau ikatan perkawinan dengan karyawan lain di satu perusahaan;
7. mendirikan, menjadi anggota atau pengurus serikat pekerja, atau melakukan kegiatan serikat pekerja di luar jam kerja;
8. mengadukan pengusaha ke pihak berwajib atas tindak pidana kejahatan;
9. berbeda paham, agama, aliran politik, suku, warna kulit, golongan, jenis kelamin, kondisi fisik, atau status perkawinan;
10. cacat tetap, sakit akibat kecelakaan kerja atau karena hubungan kerja, yang menurut dokter belum dapat dipastikan jangka waktu penyembuhannya.

Apabila PHK dilakukan karena alasan di atas, maka batal demi hukum dan perusahaan diwajibkan mempekerjakan kembali karyawan bersangkutan.

Alasan PHK yang dibolehkan UU

Menurut Pasal 154A UU Ketenagakerjaan, perusahaan boleh melakukan PHK karyawan dengan alasan berikut ini:

1. penggabungan, peleburan, pengambilalihan, atau pemisahan perusahaan, sedangkan salah satu pihak, pekerja atau pengusaha, tidak bersedia melanjutkan hubungan kerja;
2. efisiensi, baik diikuti penutupan perusahaan atau tidak;
3. perusahaan tutup karena mengalami kerugian terus menerus selama 2 tahun;
4. perusahaan tutup disebabkan keadaan memaksa (force majeur);
5. terdesaknya perusahaan dalam keadaan penundaan kewajiban pembayaran utang;
6. perusahaan pailit;
7. PHK diajukan pekerja karena alasan pengusaha menganiaya, menghina secara kasar, atau mengancam pekerja; menyuruh melakukan perbuatan yang bertentangan dengan UU; tidak membayar upah 3 bulan berturut-turut; tidak memenuhi kewajiban yang dijanjikan; memerintahkan pekerja melakukan pekerjaan di luar yang diperjanjikan; memberikan pekerjaan yang membahayakan jiwa, keselamatan, kesehatan, dan kesusilaan pekerja;
8. adanya putusan pengadilan yang menyatakan pengusaha tidak melakukan poin g dan pengusaha memutuskan untuk melakukan PHK;
9. pekerja mengundurkan diri atas kemauan sendiri;
10. karyawan mangkir 5 hari berturut-turut tanpa keterangan tertulis dan bukti yang sah, dan telah dipanggil secara patut dan tertulis 2 kali;
11. melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama, dan telah diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga;
12. pekerja tidak dapat bekerja selama 6 bulan akibat ditahan pihak berwajib karena dugaan tindak pidana; 
13. sakit atau cacat akibat kecelakaan kerja dan tidak dapat bekerja setelah melampaui batas 12 bulan;
14. memasuki usia pensiun;
15. meninggal dunia.

Prosedur PHK karyawan 

PHK karyawan harus dilakukan menurut prosedur yang diatur dalam PP No 35 Tahun 2021³ Pasal 37-40 dan UU Ketenagakerjaan Pasal 157A. Berikut ini ringkasan prosedur pemutusan hubungan kerja:

1. Pengusaha memberikan surat pemberitahuan PHK kepada karyawan bersangkutan atau serikat pekerja, yang memuat maksud, alasan, serta kompensasi dan hak karyawan lainnya, yang disampaikan secara sah dan patut, paling lambat 14 hari sebelum PHK.
2. Apabila karyawan telah menerima surat pemberitahuan dan tidak menolak PHK, maka pengusaha harus melaporkan PHK kepada Kementerian Ketenagakerjaan atau Dinas Ketenagakerjaan di provinsi dan kabupaten/kota.
3. Apabila karyawan yang telah menerima surat pemberitahuan menyatakan menolak PHK, maka karyawan bersangkutan harus membuat surat penolakan PHK disertai alasannya paling lambat 7 hari kerja setelah diterimanya surat pemberitahuan.
4. Perbedaan pendapat mengenai PHK harus dilakukan melalui perundingan bipartit antara pengusaha dan karyawan atau serikat pekerja.
5. Apabila perundingan bipartit tidak mencapai kesepakatan, maka penyelesaian PHK tahap berikutnya dilakukan melalui mekanisme penyelesaian perselisihan hubungan industrial sesuai peraturan perundang-undangan.
6. Selama penyelesaian perselisihan PHK, pengusaha dan karyawan tetap melaksanakan hak dan kewajibannya sampai selesainya proses di pengadilan hubungan industrial (PHI).
7. Pengusaha dapat melakukan skorsing karyawan yang sedang dalam proses PHK dengan tetap membayar upah dan hak lain yang biasa diterima karyawan.
8. Setelah keluar penetapan dari PHI, pengusaha wajib membayar kompensasi PHK kepada karyawan, yaitu uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan uang penggantian hak.

Jadi, kasus PHK karyawan tidak harus melalui putusan atau penetapan PHI. Selama karyawan menerima PHK dan menyepakati kompensasi yang diberikan perusahaan, maka PHK cukup dilaporkan ke Dinas Ketenagakerjaan setempat.

Contoh surat pemberitahuan PHK

Berikut ini contoh surat pemutusan hubungan kerja dari perusahaan:

Contoh perhitungan kompensasi PHK

Ketentuan pesangon dan uang penghargaan masa kerja (UPMK) didasarkan pada masa kerja karyawan dengan ketentuan sesuai tabel berikut ini:

Sedangkan aturan perhitungan pesangon tergantung pada jenis alasan PHK. Misalnya, jika alasan PHK karyawan adalah efisiensi sebelum perusahaan merugi, maka besarnya kompensasi adalah 1 kali pesangon dan 1 kali UPMK.

Berikut ini contoh menghitung pesangon PHK karena efisiensi:

Andra telah bekerja 10 tahun di perusahaan sebelum PHK dengan gaji terakhir sebagai supervisor Rp10.000.000.

Pesangon	1 x 9 x Rp10.000.000	Rp90.000.000
UPMK	1 x 4 x Rp10.000.000	Rp40.000.000+
Jumlah kompensasi		Rp130.000.000

Efisiensi bisnis dengan aplikasi HR

Bagian sulit dari proses PHK massal bukan menyiapkan kompensasi atau mengurus administrasi, tetapi memilih dan memilah karyawan, siapa saja yang harus dipertahankan dan siapa saja yang perlu dilepas.

Tugas HRD adalah membantu manajemen perusahaan untuk menentukan daftar nama yang harus dihilangkan melalui PHK. Agar tidak salah dalam memberhentikan karyawan, manajemen dan HR harus membuat keputusan berdasarkan data yang valid dan akurat.

Aplikasi HR terbaik Gadjian membantu menyediakan data karyawan real-time melalui fitur analisis kinerja, di mana kamu dapat melihat data demografi, kompensasi, tingkat absensi, hingga produktivitas karyawan. 

Dengan fitur ini, kamu dapat membandingkan kompensasi karyawan dengan kinerja dan produktivitas mereka. Karyawan dengan kompensasi tinggi dan kinerja rendah atau rata-rata bisa dipertimbangkan untuk masuk daftar karyawan PHK.

Gadjian adalah software online untuk hitung payroll dan kelola administrasi karyawan secara efisien, hemat waktu, dan irit biaya. Aplikasi HRIS berbasis web ini dapat menghemat biaya kelola personalia hingga puluhan juta rupiah setahun.

Mau lebih efisien lagi? Gunakan juga aplikasi absensi online Hadirr. Selain untuk memantau kehadiran multi-lokasi, mencatat jam lembur, memonitor jadwal kerja harian, dan membuat jadwal kerja shift, Hadirr juga dapat membantu tim sales mengoptimalkan omzet penjualan.

Hadirr Sales adalah software CRM yang dapat digunakan untuk mengelola data pelanggan, memantau aktivitas sales di lapangan, mengefektifkan kolaborasi tim sales, serta mendokumentasikan setiap proses penjualan secara rinci dan akurat.

Kombinasi Gadjian-Hadirr membantu efisiensi perusahaan dengan dua cara, menghemat biaya HR & Finance sekaligus memperbesar pendapatan perusahaan melalui tim penjualan.

Sumber

1. UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. JDIH Kemnaker. ↩︎
2. UU No. 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja. JDIH Kemnaker. ↩︎
3. PP No. 35 Tahun 2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja, dan PHK. JDIH Kemnaker. ↩︎