Pemutusan hubungan kerja (PHK) secara massal merupakan jalan pintas yang biasa diambil perusahaan untuk tujuan efisiensi. Ketika biaya operasional terlalu besar dan tidak sebanding dengan profit, atau perusahaan terus mengalami kerugian, maka pihak manajemen akan mencari cara cepat memangkas beban biaya.
Perusahaan tidak mungkin menurunkan gaji karyawan secara sepihak untuk mengurangi beban rutin. Karena itu, pilihan yang paling rasional adalah perampingan organisasi atau efisiensi karyawan. Dengan memangkas jumlah personalia, beban gaji yang dikeluarkan perusahaan setiap bulan akan berkurang.
Aturan PHK untuk efisiensi
Sayangnya, PHK massal bukanlah solusi gratis. Aturan PHK sepihak di UU Cipta Kerja mewajibkan perusahaan membayarkan kompensasi kepada karyawan bersangkutan, yaitu berupa pesangon, uang penghargaan masa kerja (UPMK), dan uang penggantian hak.
Aturan pesangon PHK dengan alasan efisiensi menurut PP No 35 Tahun 2021 adalah:
- 1 kali ketentuan pesangon dan 1 kali ketentuan UPMK, jika efisiensi dilakukan untuk mencegah kerugian
- 0,5 kali ketentuan pesangon dan 1 kali ketentuan UPMK, jika efisiensi disebabkan perusahaan telah mengalami kerugian
Misalnya, karyawan masa kerja 5 tahun, berdasarkan UU Cipta Kerja, berhak atas pesangon 6 bulan upah dan UPMK 2 bulan upah.
Jika alasan PHK adalah efisiensi untuk mencegah kerugian (perusahaan belum mengalami kerugian), maka kompensasi PHK yang harus dibayarkan adalah 8 bulan upah. Jika alasan PHK adalah efisiensi perusahaan yang disebabkan oleh kerugian berdasarkan hasil audit, maka kompensasi PHK adalah 5 bulan upah.
Baca Juga: Perhitungan Pesangon PHK dan Resign Sesuai UU Cipta Kerja
Tips efisiensi tanpa PHK
Jadi, sekalipun bertujuan untuk efisiensi perusahaan, proses PHK massal tetap berbiaya besar. Oleh sebab itu, PHK sebaiknya menjadi opsi paling akhir bagi manajemen.
Perusahaan bisa mengoptimalkan upaya penghematan biaya sebelum berpikir jauh untuk melakukan PHK. Berikut ini contoh cara sederhana untuk mengurangi beban operasional perusahaan:
1. Kurangi lembur dan atur pola kerja
Kerja lembur menimbulkan biaya, karena perusahaan harus membayar upah lembur. Sebaiknya, evaluasi sejauh mana efektivitas kerja lembur, dan hapus lembur yang tidak perlu. Sebagai gantinya, atur pola kerja shift untuk menyiasati pekerjaan yang membutuhkan waktu lebih lama dari jam kerja harian.
Opsi lainnya, tawarkan kerja lembur dengan imbalan ganti libur di lain hari. Meski sebenarnya kurang sesuai dengan ketentuan pemerintah, namun cara ini merupakan best practice selama dilakukan berdasarkan kesepakatan.
Untuk perhitungannya, gunakan Gadjian. Aplikasi ini mengakomodasi perhitungan lembur dengan upah maupun penggantian libur. Gadjian juga punya fitur shift kerja untuk membantu kamu membuat jadwal kerja shift karyawan.
2. Bayar gaji karyawan tepat waktu
Membayarkan gaji tepat waktu akan menghindarkan perusahaan dari denda. Seperti diatur dalam PP Pengupahan No 36 Tahun 2021, apabila pembayaran gaji karyawan terlambat lebih dari 3 hari dari tanggal yang disepakati, maka perusahaan dikenai denda mulai 5% per hari keterlambatan.
Penyebab paling umum keterlambatan penggajian adalah proses payroll manual yang memakan waktu. Salah input data dan salah hitung juga bisa menyebabkan penggajian mundur dari jadwal.
Untuk mengelola proses penggajian yang efisien, cepat, dan akurat, kamu bisa menggunakan aplikasi payroll online Gadjian yang punya fitur hitung gaji otomatis. Kamu bisa menghemat waktu penyelesaian payroll hingga 95%.
3. Prioritaskan karyawan PKWT
Karyawan kontrak dapat dipekerjakan sesuai kebutuhan. Jika punya pekerjaan yang sifatnya sementara atau tidak lebih dari 5 tahun, merekrut karyawan kontrak PKWT merupakan pilihan yang paling efisien.
Selain hubungan kerja yang berakhir sesuai masa berlaku PKWT, kamu juga dapat melakukan pemutusan kontrak di tengah jalan tanpa biaya besar. PHK karyawan kontrak hanya berakibat pembayaran uang kompensasi PKWT sebesar masa kerja dibagi 12 dikalikan upah sebulan, tanpa uang pesangon dan UPMK.
Untuk mengelola karyawan PKWT, Gadjian menyediakan fitur reminder kontrak sebagai pengingat otomatis menjelang berakhirnya jangka waktu PKWT.
Baca Juga: Peraturan Karyawan PKWT dan Uang Kompensasi
4. Sesuaikan gaji dengan kemampuan perusahaan
Pada saat merekrut karyawan baru, tawarkan gaji sesuai struktur dan skala upah yang berlaku di perusahaan, sekalipun pengalaman dan kompetensi kandidat sangat menjanjikan. Membayar gaji di luar kemampuan perusahaan akan menjadi beban jangka panjang.
Di samping itu, peninjauan upah dan kenaikan gaji juga mesti menyesuaikan kemampuan perusahaan. Kenaikan gaji terlalu tinggi dan tidak sesuai dengan tingkat produktivitas justru akan menjadi beban baru bagi perusahaan.
Buat struktur dan skala upah di perusahaan kamu dengan Gadjian. Aplikasi payroll berbasis web ini punya fitur struktur dan skala upah untuk membantu kamu menyusun kisaran upah untuk semua golongan jabatan di perusahaan.
5. Tawarkan benefit karyawan
Tidak seluruh imbalan karyawan harus diberikan dalam bentuk finansial (gaji), tetapi sebagian bisa dalam bentuk non-finansial. Kamu dapat menawarkan benefit karyawan sebagai pelengkap gaji dan tunjangan.
Dengan begitu, perusahaan dapat mengurangi beban gaji bulanan tanpa harus mengorbankan kesejahteraan karyawan. Contoh benefit non-finansial adalah cuti, asuransi, dana pensiun, kasbon, dan pinjaman karyawan.
Tak perlu pusing menyediakan benefit karyawan, kamu bisa menggunakan Payuung, platform benefit karyawan yang berafiliasi dengan Gadjian. Payuung menyediakan berbagai jenis benefit, dari pinjaman karyawan, kasbon, dana pensiun, asuransi, hingga voucher untuk menunjang gaya hidup karyawan.
6. Terapkan metode pajak gross
Metode perhitungan pajak penghasilan karyawan juga memengaruhi pengeluaran perusahaan, karena menentukan siapa yang akan menanggung PPh 21, apakah pekerja atau pemberi kerja.
Perhitungan gross berarti pajak ditanggung karyawan sendiri dan dipotong dari slip gaji. Gross up juga sama, namun perusahaan memberikan tunjangan pajak sebesar pajak yang akan dipotong di slip gaji karyawan. Sementara, nett berarti perusahaan menanggung pajak karyawan sepenuhnya, tidak memotong slip gaji.
Jadi, jika perusahaan ingin hemat, gunakan metode hitung gross. Untuk perhitungan pajaknya, gunakan aplikasi Gadjian yang punya fitur PPh 21/26. Kalkulator pajak online Gadjian dapat menghitung pajak PPh 21 karyawan secara otomatis.
7. Kelola aset untuk hindari pemborosan
Pengeluaran lain yang dapat dihemat perusahaan adalah biaya pemeliharaan dan penggantian aset akibat kerusakan atau kehilangan. Beberapa barang inventaris bergerak, seperti laptop dan kendaraan kantor, dapat berpindah tangan dari satu karyawan ke yang lain.
Untuk itu, aset tersebut harus dikelola dan dicatat secara cermat, untuk mengetahui posisi, keadaan, dan nilainya saat ini. Gunakan Gadjian yang memiliki fitur kelola inventaris kantor untuk membuat daftar aset dan mutasi, serta menghitung depresiasi inventaris.
Baca Juga: PP 35 Tahun 2021: Perjanjian Kerja, PHK, dan Pesangon
8. Kelola administrasi karyawan dengan HRIS software
Menggunakan HRIS software dapat menghemat biaya kelola administrasi karyawan. Aplikasi online semacam ini tidak menggunakan kertas, printer, dan database di komputer lokal, sehingga dapat memangkas biaya operasional kantor.
Selain pencatatan paperless, semua proses perhitungan berlangsung otomatis, yang berarti waktu kerja HR menjadi lebih singkat. Dengan begitu, admin HR tidak perlu kerja lembur berhari-hari menghitung gaji yang rumit, dan perusahaan tidak perlu mengeluarkan upah lembur.
Gadjian adalah HRIS & payroll software yang efisien. Aplikasi ini dapat menghemat biaya kelola administrasi karyawan hingga Rp20 juta setahun.
9. Coba hybrid working
Hybrid working adalah gabungan dari sistem kerja di kantor (office working) dan kerja dari rumah (remote working). Jika memungkinkan, cobalah sistem ini untuk jenis pekerjaan yang dapat dilakukan jarak jauh.
Remote working tak hanya membuat karyawan lebih bersemangat dan lebih produktif karena tidak perlu menempuh perjalanan ke kantor, tetapi juga dapat mengurangi biaya perusahaan. Misalnya, perusahaan tidak perlu membayar uang hadir, uang makan, atau uang transport.
Kamu tetap bisa memantau kinerja karyawan remote menggunakan aplikasi absensi online Hadirr. Selain untuk mencatat kehadiran menggunakan teknologi face recognition dan GPS, Hadirr juga dapat memonitor jadwal kerja harian dan kunjungan klien, serta membuat jadwal kerja shift berulang.
Hadirr juga merupakan aplikasi CRM dan sales canvassing untuk meningkatkan omzet penjualan. Aplikasi mobile ini dapat membantu memonitor aktivitas tenaga penjualan (sales), memudahkan kolaborasi tim penjualan, mendokumentasikan semua proses dan rekap penjualan, serta mengelola data pelanggan.
Gadjian dan Hadirr merupakan aplikasi manajemen karyawan dari Fast 8 yang dapat membantu kamu mengelola administrasi karyawan dan keuangan secara efisien. Jadi, jika kamu menginginkan efisiensi dalam operasional perusahaan, kamu wajib mencoba kedua aplikasi online ini.
