Cara Membuat Slip Gaji Karyawan Swasta – Slip gaji karyawan swasta merupakan rincian bukti pembayaran upah yang wajib diberikan oleh perusahaan pada saat penggajian. Karena merupakan perincian penghasilan karyawan, slip gaji harus memuat perhitungan semua komponen.
Apabila jenis komponen gaji dan potongan tidak banyak, maka perhitungannya juga sederhana dan cepat. Namun, jika komponennya beragam, proses hitung slip gaji juga semakin rumit dan memakan waktu.
Artikel ini akan membahas cara membuat slip gaji sederhana dengan menggunakan Word dan Excel, software dari Microsoft yang paling banyak digunakan di perkantoran, serta slip gaji kompleks dengan aplikasi payroll Gadjian.
Membuat slip gaji Word
Menyusun slip gaji dengan Microsoft Word cukup mudah dan tidak membutuhkan skill khusus. Silakan mencari dan mengunduh template slip gaji dengan format doc atau docx di internet, kemudian ubah sesuai dengan keinginan.
Atau, kamu juga bisa membuat form slip gaji DOC sendiri, kemudian memasukkan komponen gaji, dan menghitung secara manual. Caranya seperti berikut:
Baca Juga: Contoh Slip Gaji Excel dan Komponennya
- Buka Word dan buat tabel sederhana:
- Pilih model satu kolom apabila ingin menyatukan komponen pendapatan dan potongan ke dalam susunan satu kolom ke bawah.
- Pilih model dua kolom apabila ingin memisahkan kolom komponen pendapatan dan kolom potongan
- Pada bagian atas tabel, masukkan nama perusahaan (pemberi penghasilan), nama karyawan (penerima penghasilan), dan periode pembayaran gaji.
- Masukkan komponen pendapatan yang dibayarkan perusahaan kepada karyawan, misalnya gaji pokok, tunjangan tetap, uang makan, dan sebagainya. Masukkan juga angkanya. Jumlahkan dengan kalkulator manual, kemudian masukkan hasilnya di tabel.
- Masukkan komponen potongan gaji, misalnya kasbon, denda, pajak. Lakukan sama seperti menghitung komponen pendapatan hingga diperoleh jumlah potongan.
- Kurangi jumlah pendapatan dengan jumlah potongan. Hasilnya adalah gaji bersih yang diterima karyawan.
- Pada bagian bawah tabel masukkan tanggal slip gaji dibuat dan nama admin yang menghitungnya.
Berikut ini contoh slip gaji sederhana dengan Word:
Membuat slip gaji Excel
Membuat slip gaji Excel kurang lebih sama dengan Word. Bedanya, Excel dapat dipakai untuk menghitung slip gaji secara langsung, sehingga tidak memerlukan kalkulator manual. Kamu hanya butuh skill menerapkan rumus Excel agar tidak salah dalam menghitung.
Berikut ini cara membuat slip gaji XLS:
- Buka Excel dan buat tabel dengan format dua kolom. Sebelah kiri untuk komponen pendapatan dan sebelah kanan untuk potongan.
- Pada bagian atas, masukkan nama perusahaan, nama karyawan, dan periode pembayaran gaji.
- Masukkan komponen pendapatan yang dibayarkan perusahaan kepada karyawan beserta nominal.
- Jika terdapat variabel tidak tetap, dihitung lebih dulu dengan rumus unit x rate, misalnya tunjangan kehadiran (jumlah hari x uang kehadiran).
- Jumlahkan semua komponen pendapatan karyawan dengan rumus penjumlahan atau SUM.
- Masukkan komponen potongan gaji, termasuk pajak PPh 21 apabila menerapkan metode gross dan gross up. Kamu harus membuat tabel hitung PPh 21 terpisah lebih dulu, lalu hasil perhitungannya dimasukkan ke slip gaji.
- Menghitung PPh 21 dengan Excel cukup rumit dan rawan kesalahan. Kamu harus terampil menggunakan rumus seperti VLOOKUP dan IF. Itu sebabnya, kami merekomendasikan perhitungan gaji yang memiliki komponen PPh 21 sebaiknya menggunakan software payroll.
- Jumlahkan semua komponen potongan dengan rumus SUM.
- Lalu, kurangi jumlah pendapatan dengan jumlah potongan menggunakan rumus pengurangan untuk mencari gaji bersih.
- Pada bagian bawah tabel masukkan tanggal slip gaji dibuat dan nama admin yang menghitungnya.
Berikut ini contoh format slip gaji Excel sederhana:
Membuat slip gaji dengan Gadjian
Cara paling praktis, cepat, dan akurat membuat slip gaji adalah menggunakan aplikasi slip gaji karyawan Gadjian. Metode payroll ini benar-benar bebas repot, sebab Gadjian akan menghitung slip gaji secara otomatis setiap bulan. Kamu hanya perlu melakukan pengaturan di aplikasi.
Pengaturan slip gaji cukup mudah, seperti berikut ini:
1. Input komponen pendapatan dan potongan
Masuk ke menu Pengaturan > Gaji & LHTR. Masukkan nama pendapatan lain karyawan selain gaji, lembur, dan THR, serta tipe pendapatan (jumlah tetap; tergantung kehadiran; tergantung output; atau manual).
Jika termasuk pendapatan kena pajak, pilih juga kategori tipe A1 untuk perhitungan PPh 21(tunjangan lainnya, uang lembur, dan sebagainya; honorarium dan imbalan lain sejenis; premi asuransi yang dibayar pemberi kerja). Contohnya, nama pendapatan: uang makan, tipe pendapatan: tergantung kehadiran, tipe A1: tunjangan lainnya, uang lembur, dan sebagainya.
Baca Juga: Contoh dan Cara Membuat Slip Gaji di Aplikasi Gadjian
Masukkan juga potongan gaji selain PPh 21, BPJS, dan unpaid leave. Tambahkan tipe potongan (manual; jumlah tetap; tergantung output) dan tentukan apakah potongan tersebut sebagai pengurang pajak atau tidak. Contohnya, nama potongan: kasbon, tipe potongan: manual, mengurangi PPh 21: tidak.
Atur juga perhitungan lembur karyawan dengan memilih salah satu formula (gaji pokok/173; gaji pokok dan tunjangan tetap/173; atau nominal rupiah per jam). Sedangkan untuk tunjangan BPJS, lakukan setting di menu Pengaturan > BPJS.
2. Membuat slip gaji
Buat slip gaji dengan cara masuk ke Pengaturan > Penggajian, lalu pilih +Nama Slip Gaji. Masukkan nama slip gaji, periode (tetap; tidak tetap), lama periode gaji, dan tanggal awal periode. Contohnya, nama: slip gaji sales Mei 2020, periode: tetap, lama periode: 1 bulanan, tanggal awal periode: 25.
Kemudian, masukkan komponen pendapatan dan potongan yang sudah diatur di awal. Jika sudah, silakan kembali ke daftar slip gaji untuk menerapkan slip yang baru saja dibuat.
3. Menerapkan slip gaji
Langkah terakhir adalah menerapkan slip gaji, dengan cara masuk ke menu Personalia > Karir & Remunerasi. Pilih karyawan, klik “Ubah Karir”, klik “Remunerasi”. Dari daftar slip gaji, pilih yang akan diterapkan untuk karyawan.
Baca Juga: Apa Saja Komponen Slip Gaji yang Utama?
Catatan: sebelum menerapkan slip gaji, pastikan bahwa data karyawan serta data karir dan remunerasi telah terisi lengkap, termasuk data untuk perhitungan pajak karyawan, seperti NPWP, status wajib pajak (PTKP), dan metode PPh 21.
Berdasarkan semua data di atas, Gadjian akan menghitung otomatis semua komponen pendapatan dan potongan, dan menampilkan slip gaji online karyawan. Contohnya seperti di bawah ini:
Dari ketiga contoh di atas, slip gaji Word dan Excel lebih cocok untuk skala usaha mikro dan kecil, dengan jumlah karyawan terbatas dan komponen gaji yang sederhana. Untuk perusahaan dengan jumlah karyawan banyak dan perhitungan slip gaji kompleks, Word dan Excel tidak efisien, menghabiskan waktu, dan tinggi risiko human error.
Pilihan terbaik untuk penggajian adalah menggunakan aplikasi payroll. Gadjian dapat digunakan oleh perusahaan dengan jumlah karyawan 6 orang hingga lebih dari 1.000 orang. Dengan otomatisasi sistem hitung, Gadjian bisa menghemat waktu pengerjaan payroll perusahaan hingga 95% dengan akurasi sangat tinggi.
Selain menghitung dan membuat slip gaji online, kamu juga bisa membayar gaji karyawan melalui aplikasi ini hanya dengan sekali klik di Gadjian.
Ingin mencoba Gadjian sebelum memutuskan berlangganan software as a service (Saas) ini? Silakan daftar akun demo gratis dan coba kemudahan mengelola payroll dari web.
