Cara Membuat dan Contoh Daftar Inventaris Kantor – Setiap perusahaan tentu memiliki barang inventaris kantor yang digunakan untuk operasional sehari-hari. Barang inventaris inilah yang bisa dimanfaatkan pekerja sebagai fasilitas yang diberikan kantor sebagaimana diatur dalam Pasal 12 PP No. 36 Tahun 2021.
Contoh barang inventaris kantor adalah peralatan utama kerja, misalnya komputer atau laptop, dan peralatan penunjang kerja, seperti meja dan kursi.
Barang inventaris termasuk aset perusahaan yang harus dikelola dengan baik, salah satu caranya dengan menyusun daftar inventaris kantor. Daftar ini dapat dibuat dalam bentuk catatan manual di buku maupun file digital, dan berisi informasi tentang kondisi, lokasi, dan nilai barang saat ini.
Baca Juga: Kelola Daftar Inventaris Kantor Pakai Software HRD
Jenis inventaris kantor
Inventaris kantor dapat dikelompokkan menjadi dua, yakni:
- Peralatan kerja berupa barang habis pakai, yaitu semua jenis barang yang memiliki batas penggunaan secara fisik atau dapat habis karena pemakaian. Contohnya, alat tulis, tinta printer, dan perlengkapan kebersihan kantor.
- Peralatan kerja berupa barang tidak habis pakai, yaitu semua jenis barang yang secara fisik tidak habis oleh penggunaan, namun mengalami penyusutan nilai seiring waktu atau penggunaan. Contohnya adalah komputer, meja, dan kursi.
Jenis barang yang perlu dicatat dalam daftar inventaris kantor (inventory list) adalah barang yang tidak habis pakai, sedangkan barang habis pakai dimasukkan dalam buku catatan non-inventaris.
Manfaat membuat daftar inventaris kantor
Menyusun daftar inventaris kantor memiliki beberapa manfaat antara lain:
1. Memudahkan manajemen aset dan mencegah pemborosan
Daftar inventaris yang akurat memberikan informasi tentang keadaan, nilai barang, dan tahun perolehan. Berdasarkan catatan tersebut, kita bisa mengoptimalkan penggunaan inventaris sesuai umur pakai, dan tidak harus membeli baru setiap tahun.
Misalnya, laptop yang usianya kurang dari 5 tahun dan masih berfungsi normal tidak perlu diganti. Cukup lakukan perawatan dan pemeliharaan untuk memperpanjang masa pakai.
2. Memantau penggunaan inventaris oleh karyawan
Daftar inventaris juga memberikan informasi mutasi barang milik perusahaan beserta penggunanya. Apabila barang rusak atau hilang, maka kita dapat melacak siapa yang bertanggung jawab atas biaya perbaikan atau penggantian. Perusahaan tidak harus menanggung risiko kesalahan yang dilakukan karyawan.
Contoh, jika laptop merek A-123 berdasarkan daftar inventaris terakhir dipinjam karyawan X dan belum ada laporan pengembalian. Apabila laptop hilang, maka karyawan X yang harus bertanggung jawab.
3. Memudahkan perhitungan aset perusahaan
Daftar inventaris memberikan informasi mengenai jumlah, nilai perolehan barang, lama penguasaan, dan nilai saat ini, sehingga dapat dijadikan dasar perhitungan kepemilikan aset. Dengan demikian, daftar inventaris memberikan transparansi dalam proses audit perusahaan.
Penyusun Daftar Inventaris Kantor
Dalam perusahaan, daftar inventaris kantor disusun oleh General Affair (GA) atau Bagian Umum. Namun, di sejumlah perusahaan, bagian ini kerap digabungkan ke departemen Human Resource Development (HRD) menjadi HRGA.
Dengan demikian, staf HRGA tidak hanya menangani urusan yang berkaitan dengan personalia di dalam organisasi, tetapi juga mengelola aset perusahaan. Tanggung jawab staf GA mencakup pengadaan, pencatatan, pendataan, dan pemeliharaan barang inventaris perusahaan.
Penyusunan daftar inventaris kantor merupakan bagian dari fungsi pendataan dan pemeliharaan aset oleh GA. Sebab, tujuan utamanya adalah mengelola aset dan menghindarkan perusahaan dari kerugian.
Langkah-Langkah Menyusun Daftar Inventaris Kantor
Membuat daftar inventaris dapat dilakukan secara manual maupun menggunakan aplikasi. Proses pencatatan manual dapat dilakukan di kolom spreadsheet atau bisa juga dibuat ke dalam dokumen fisik menggunakan buku kertas.
Sementara itu, pencatatan menggunakan aplikasi membutuhkan perangkat lunak pengelola inventaris kantor. Meski begitu, cara ini lebih efisien, karena data terbarui secara otomatis dan tidak perlu dilakukan sendiri oleh admin.
Baca Juga: 5 Cara Menghitung Depresiasi Aset yang Tepat
1. Membuat daftar inventaris manual
Silakan cari contoh daftar inventaris kantor format XLS di internet, kemudian unduh dan isi. Atau, kamu bisa membuat daftar inventaris kantor Excel sendiri. Jika membuatnya dalam bentuk dokumen fisik, sebaiknya gunakan buku ukuran folio agar lebih mudah membuat banyak kolom.
a. Buka Excel, dan buat tabel dengan kolom untuk kode, nama barang (item), merek dan seri, tahun perolehan, harga perolehan, nilai residu, kondisi barang, masa penggunaan, lama pakai, lokasi barang, pengguna (peminjam) terakhir.
Contohnya seperti di bawah ini:
b. Buat tabel terpisah untuk data mutasi barang, yang berisi kolom pengguna, tanggal penggunaan, kondisi saat dipinjam, dan kondisi saat pengembalian.
Masukkan data setiap barang inventaris ke dalam kolom secara cermat. Kemudian update secara manual jika ada pembaruan data terkait kondisi, lokasi, pengguna (peminjam).
2. Membuat daftar inventaris dengan aplikasi
Mengelola aset menggunakan aplikasi inventaris barang kantor jauh lebih mudah dan praktis. Kamu tidak perlu repot membuat tabel, hanya perlu memasukkan data ke form yang sudah disediakan aplikasi.
Berikut ini contoh daftar inventaris digital yang dibuat dengan aplikasi Gadjian General Affair (GAGA).
a. Siapkan daftar inventaris peralatan kantor
b. Kemudian lakukan penomoran aset kantor menggunakan kode. Dengan GAGA, kamu dapat membuat kode QR untuk setiap barang inventaris.
c. Apabila kantor memiliki lebih dari 1 barang dengan jenis, merek, tipe, dan seri yang sama persis, maka setiap item diberi kode yang berbeda.
d. Kelompokkan barang berdasarkan kategori, lokasi, kondisi, dan status barang saat ini.
e. Masukkan juga data harga perolehan awal, nilai residu, masa manfaat, dan lama penggunaan.
Berikut ini contoh daftar inventaris kantor versi GAGA:
Baca Juga: Contoh dan Cara Pengelolaan Aset pada Perusahaan
Kelebihan Modul GAGA
GAGA adalah modul kelola inventaris perusahaan yang terpasang di aplikasi HR & payroll Gadjian. Fitur baru ini memiliki kelebihan antara lain:
- Lebih hemat. Karena paperless, kamu dapat menghemat penggunaan kertas dan printer dalam membuat daftar inventaris kantor.
- Lebih fleksibel. Karena berbasis cloud, kamu bisa mengelola dan memantau daftar aset perusahaan kamu dari mana saja dan kapan saja.
- Self-service. Karyawan dapat mengajukan permintaan baru atau penggantian barang inventaris melalui portal personalia.
- Data mutasi real-time. Data pergerakan barang inventaris terbarui secara otomatis dan real-time, sehingga kamu dapat melacak mutasi barang cukup dengan memantau dashboard.
- Kode QR gratis. GAGA memiliki fitur QR code generator untuk pembuatan kode yang memudahkan identifikasi barang inventaris.
- Hitung depresiasi aset. Modul ini membantu kamu menghitung nilai depresiasi setiap aset untuk perencanaan keuangan yang lebih baik.
- Jadwal maintenance. GAGA juga dilengkapi dengan fitur pengingat jadwal pemeliharaan aset rutin.
Yuk, daftar berlangganan aplikasi HRIS Gadjian sekarang, dan dapatkan modul GAGA untuk mengelola inventaris kantor. Kamu langsung dapat menggunakan modul ini gratis untuk mengelola 50 item barang inventaris, atau kamu bisa upgrade ke paket premium mulai Rp75.000 sebulan untuk mengelola 500 item.
Sumber
