Salah satu tugas HRD adalah menyimpan dan mengelola data karyawan dan privasi perusahaan dengan baik. Namun, karena banyaknya informasi di dalam database menjadi tantangan tersendiri bagi seorang HRD. Oleh sebab itu, HRD di perusahaan harus memastikan keamanan data karyawan dengan sistem HRIS yang tepat.
Pentingnya Penggunaan HRIS untuk Keamanan Data Karyawan
Secara garis besar, data karyawan terdiri dari beragam informasi krusial, mulai dari data diri, nominal gaji, nomor rekening bank karyawan, hingga data keluarga karyawan. Lebih daripada itu, keamanan data karyawan wajib dijaga untuk menjaga reputasi perusahaan.
Masalah bisa timbul dari adanya kebutuhan akan ruang penyimpanan yang cukup besar untuk mencatat semua informasi tersebut. Apalagi jika perusahaanmu masih menyimpan data secara manual alias dengan kertas. Dokumen bisa saja tercampur dengan data lain, sulit dicari, atau rusak.
Sebagai solusi, aplikasi HRIS berbasis cloud kini digunakan banyak perusahaan untuk menyimpan dan mengelola data karyawan. Aplikasi ini didesain agar tidak mudah disalahgunakan pihak yang tidak memiliki otoritas.
Di samping itu, sejumlah komponen HRIS juga membantu divisi HR mengerjakan beberapa tugas dalam satu platform saja. Mulai dari komponen sistem manajemen kehadiran, manajemen gaji, hingga komponen Employee Self-Service.
Baca Juga: 5 Fakta Sistem Keamanan Data Absensi Karyawan
Keunggulan HRIS bagi Perusahaan
Setelah memahami pentingnya menjaga keamanan data karyawan, berikut ini keunggulan aplikasi HRIS yang membuat perusahaan harus memilikinya.
1. Lebih efisien
Setiap perusahaan tentu ingin bekerja secara efisien untuk bertahan di segala situasi. Menurut survei Information Service Group, minat terhadap HRIS kerap meningkat karena dipengaruhi penghematan biaya dari software online tersebut.
Sebanyak 37% perusahaan melaporkan bahwa software HRIS SaaS membantu efisiensi biaya 20% atau lebih, sedangkan sisanya menghemat 10%. Selain itu, perusahaan yang berinvestasi pada HRIS juga mendapatkan kenaikan nilai bisnis dari peningkatan produktivitas kerja.
2. Fleksibel
Poling Gartner menunjukkan bahwa 48% karyawan kemungkinan akan tetap bekerja remote setelah pandemi usai. Minimal, untuk separuh waktu kerja mereka. Hal ini didorong oleh pandemi Covid-19 yang mendukung sistem kerja remote di berbagai perusahaan. Termasuk pula pekerjaan admin HR, dapat dilakukan secara remote dengan teknologi cloud.
3. Sesuai dengan pertumbuhan data bisnis
Data bisnis terus tumbuh setiap hari, tak terkecuali urusan administrasi karyawan. Misalnya, data cuti karyawan, data absensi, profil karyawan, dan perhitungan gaji karyawan.
Data yang bersifat sensitif ini disimpan, dikelola, dan bisa diakses oleh pihak tertentu. Oleh sebab itu, data ini tidak cukup hanya disimpan dengan media biasa yang tidak aman dan berkapasitas memori terbatas.
Software berbasis cloud mampu beradaptasi dengan pertumbuhan data dan berbagai skala bisnis. Inilah salah satu keunggulan HRIS, di mana admin HR bisa menyimpan data tanpa khawatir melebihi kapasitas memori. Di samping itu, sistem cloud HRIS memberikan perlindungan data yang didukung oleh beberapa server dan back up data.
4. Memenuhi kebutuhan akan pengambilan keputusan terbaik
Pandemi ‘memaksa’ perusahaan untuk belajar beradaptasi dengan beragam perubahan, termasuk juga menghadapi krisis. Salah satu kuncinya adalah dengan mengambil keputusan lebih cepat dan lebih baik berbasis data.
Oleh sebab itu, sistem HRIS akan semakin diperlukan perusahaan untuk membantu menyediakan data real-time. Sistem yang mengacu pada database online akan memudahkan manajemen membuat rencana dan mengelola setiap proses dalam satu platform.
5. Mencegah penyalahgunaan data
Di perusahaan yang menyimpan banyak data karyawan bisa jadi terdapat orang-orang yang ingin menyalahgunakan data tersebut. Misalnya, menggunakan nama dan identitas seorang karyawan sebagai jaminan pinjaman online, padahal tidak saling berhubungan. Oleh sebab itu, penting mengelola keamanan data karyawan dengan HRIS agar bisa membatasi akses.
Penyalahgunaan data juga bisa dikatakan sebagai pencurian data jika digunakan tanpa sepengetahuan karyawan yang bersangkutan. Perusahaan bisa saja terkena sanksi pasal dalam UU ITE karena tidak menjaga keamanan data karyawan.
6. Memastikan isi slip gaji tetap aman
Kasus penipuan yang mengaku sebagai pihak resmi kemudian meminta nomor rekening dan data pribadi lainnya masih marak terjadi. Akibatnya, data rekening karyawan yang menjadi korban bisa dibobol sehingga saldo mereka terkuras.
Jika keamanan data karyawan dijaga dengan baik, nomor rekening serta saldonya akan sulit diketahui orang luar. Termasuk juga isi slip gaji karyawan, yang hanya bisa diketahui oleh HR dan karyawan yang bersangkutan.
Baca Juga: 7 Tips Memilih Software HRIS Terbaik dan Berkualitas
7. Mencegah cybercrime
Cybercrime dalam bentuk phishing (pencurian data), malware, dan lainnya bisa saja terjadi sewaktu-waktu. Banyak contoh kasus serangan cyber (cyber attack) di perusahaan swasta maupun instansi pemerintahan yang meretas data karyawan atau pelanggan. Di Indonesia sendiri, setidaknya ada 1,6 miliar kasus serangan cyber sepanjang tahun 2021 menurut data Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN).
Jika kasus serupa terjadi pada sistem penyimpanan data karyawan, perusahaan bisa rugi. Jadi, lebih baik mencegah dengan beralih ke aplikasi HRIS tepercaya sejak sekarang.
8. Mengelola data secara etis
Memastikan keamanan data karyawan merupakan bagian dari etika berbisnis. Sebab, bukan hanya reputasi baik yang harus dipertahankan, melainkan juga kredibilitasnya.
Karyawan memberikan data dan informasi pribadi kepada perusahaan. Dengan demikian, perusahaan menjadi pihak yang dipercaya karyawan sehingga wajib memegang amanah dengan baik.
Aplikasi HRIS Terlengkap Memastikan Keamanan Data Karyawan
Aplikasi HRIS Gadjian ada sebagai solusi atas kebutuhan perusahaan akan keamanan data pegawai. Platform cloud dengan fitur terlengkap ini telah membantu ratusan perusahaan menghemat biaya kelola data karyawan. Dengan biaya berlangganan Gadjian yang bisa disesuaikan dengan jumlah karyawan, biaya manajemen SDM bisa lebih efisien hingga puluhan juta rupiah setahun.
Aplikasi HRIS berbasis cloud ini memiliki tingkat keamanan setara bank dengan Security Socket Layer (SSL). Teknologi yang digunakan berfungsi untuk menjaga agar informasi akun pengguna aman.
Baca Juga: Sistem Penggajian Payroll Karyawan dengan Software Online
Selain itu, data pengguna Gadjian akan tersimpan di server Amazon Web Services (AWS), yang merupakan Cloud Infrastructure as a Service paling dipercaya di dunia.
Soal fitur, kamu tak perlu ragu lagi pada kelengkapannya. Gadjian menggabungkan fungsi HR dan bagian finance dalam satu platform. Beberapa di antaranya adalah fitur hitung penggajian karyawan, BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, hingga pajak penghasilan PPh 21. Kamu juga bisa mengatur dan mengelola jadwal kerja shift, kelola cuti, hingga analisis data.
Coba demo gratisnya atau daftar sekarang untuk menikmati semua fitur aplikasi HRIS Gadjian.
