7 Contoh Laporan HRD Excel di Perusahaan – Sebagai administrator payroll di perusahaan, HRD bertugas membuat berbagai jenis laporan bulanan yang berhubungan dengan perhitungan gaji karyawan, dari mulai laporan kehadiran, lembur, hingga cuti/izin karyawan.
Dalam laporan bulanan HRD, data karyawan direkap secara manual maupun digital, kemudian digunakan sebagai dasar perhitungan kompensasi karyawan. Misalnya, untuk menghitung uang kehadiran (tunjangan makan), HR harus menyelesaikan dulu laporan rekap presensi bulanan karyawan.
Artikel ini akan memberikan contoh laporan HRD Excel yang biasa digunakan dalam sistem payroll manual di perusahaan, di mana seluruh rekap data karyawan dikerjakan oleh admin menggunakan program spreadsheets, seperti Microsoft Excel, WPS, atau Google Sheets.
7 Contoh Laporan HRD
Berikut contoh laporan HRD yang wajib Anda ketahui, diantaranya: Laporan Presensi, Laporan Sakit/Izin, Laporan Cuti, Laporan Lembur, Laporan Penggajian, Laporan Jadwal Kerja Shift, dan Laporan Reimbursement.
1. Laporan Presensi
Laporan presensi berguna untuk mengetahui tingkat kehadiran karyawan selama satu bulan. Jika daftar hadir masih menggunakan metode pencatatan manual, maka laporan kehadiran karyawan bisa dibuat dengan memindahkan data presensi harian ke dalam form Excel seperti contoh laporan HRD Excel berikut ini.
Presensi harian:
Baca Juga: Contoh Laporan HRD dan Cara Membuatnya
Laporan presensi bulanan:
Contoh di atas merupakan laporan kehadiran karyawan pada bulan Oktober 2022. Kolom paling kanan adalah jumlah kehadiran sebulan, sebagai dasar perhitungan tunjangan kehadiran atau perhitungan upah karyawan harian.
Jika menggunakan aplikasi payroll Gadjian, laporan presensi karyawan otomatis disajikan di aplikasi tanpa menggunakan spreadsheets. Sedangkan data kehadiran harian bisa diimpor dari mesin fingerprint yang terintegrasi atau dari aplikasi absen online Hadirr.
Hadirr mencatat clock-in dan clock-out karyawan secara akurat dengan teknologi anti-fake GPS dan biometrik wajah. Karyawan dapat melaporkan kehadiran di tempat-tempat yang telah disetujui dari smartphone mereka, dengan cara berfoto selfie di aplikasi.
Kelebihan sistem absen digital adalah kamu tidak perlu repot mencatat dan merekap kehadiran. Data kehadiran karyawan telah disimpan otomatis di aplikasi.
Baca Juga: Contoh Data Karyawan untuk HRD
2. Laporan Sakit/Izin
Izin dan sakit juga harus direkap ke dalam laporan absensi (ketidakhadiran) bulanan. Meskipun cuti ini tidak memotong upah karyawan sebagaimana diatur dalam Pasal 93 ayat (2) UU Ketenagakerjaan, laporan ini tetap digunakan untuk memotong tunjangan kehadiran.
Pasalnya, karyawan yang tidak masuk karena izin atau sakit, tunjangan kehadiran boleh tidak dibayarkan. Misalnya, uang makan boleh dipotong sesuai hari tidak masuk kerja.
Berikut ini contoh laporan HRD Excel berupa absensi harian yang kemudian direkap ke dalam laporan izin dan sakit karyawan bulanan Excel.
Laporan izin dan sakit juga bisa digunakan untuk mengetahui tingkat absensi karyawan. Rumusnya seperti berikut:
Tingkat absensi = (Sakit + izin) : (jumlah karyawan x jumlah hari) x 100
Contoh, pada form laporan di atas, jumlah hari sakit dan izin dalam sebulan adalah 8 hari, jumlah karyawan 5, dan jumlah hari kerja 26 hari, sehingga:
Tingkat absensi (tidak hadir) = 8 : (5 x 26) x100
= 6,15%
Sama seperti laporan presensi, laporan absensi juga dapat dibuat otomatis dengan aplikasi Hadirr dan Gadjian. Software payroll cloud terbaik Gadjian menerapkan metode pengajuan izin/sakit secara online, dan data otomatis disimpan di aplikasi.
3. Laporan Cuti Karyawan
Laporan cuti Excel menampilkan jumlah hari cuti karyawan dalam satu bulan, serta saldo cuti setelah dikurangi hari cuti yang diambil. Contohnya seperti di bawah ini.
Sebagaimana diatur dalam UU Cipta Kerja, cuti karyawan tidak mengurangi atau memotong upah karyawan, sebab cuti tahunan merupakan hak istirahat berbayar. Oleh karena itu, cuti hanya boleh mengurangi tunjangan hadir, tetapi tidak mengurangi pembayaran gaji pokok dan tunjangan tetap karyawan.
Gadjian punya sistem cuti online yang praktis. Pengajuan dan persetujuan cuti dilakukan dari aplikasi tanpa form kertas, sehingga lebih cepat dan tidak berbelit. Begitu pengajuan cuti disetujui, otomatis saldo cuti karyawan di aplikasi akan langsung terpotong.
Baca Juga: Aplikasi Payroll Terbaik Ini Mudahkan HRD & Perusahaan
Dengan Gadjian, kamu tidak perlu repot membuat laporan rekap cuti setiap bulan karena aplikasi menampilkan data cuti real-time.
4. Laporan Lembur Kerja
Laporan lembur karyawan dapat dibuat dalam bentuk rekap bulanan. Cara yang paling mudah adalah dengan menghitung jam lembur di surat perintah lembur (SPL). Kemudian, jam lembur tersebut diubah menjadi unit lembur berdasarkan rumus upah lembur di PP No 35 Tahun 2021.
Selanjutnya, data unit lembur dimasukkan ke dalam laporan lembur Excel menurut hari lembur masing-masing karyawan. Contohnya seperti rekap lembur bulan Oktober 2022 di bawah ini.
Unit lembur 1,5 merupakan konversi dari kerja lembur 1 jam pada hari kerja. Artinya, lembur selama 1 jam dibayar 1,5 upah sejam. Sedangkan angka 3,5 berarti kerja lembur dilakukan 2 jam.
Upah lembur = Unit lembur x 1/173 x gaji sebulan
Setelah dihitung, upah lembur kemudian ditambahkan pada laporan gaji karyawan sebagai komponen pendapatan.
Hadirr dapat mencatat dan merekap jam lembur karyawan secara akurat. Jika kamu juga menggunakan Gadjian, maka data jam lembur di Hadirr tersebut tinggal diimpor untuk perhitungan upah lembur di Gadjian secara otomatis.
Jadi, payroll system ini mengelola dan menghitung lembur karyawan secara efisien, hemat waktu, dan tetap sesuai dengan ketentuan pemerintah.
5. Laporan Gaji
Laporan ini merupakan rekap bulanan atas pembayaran gaji karyawan. Dalam laporan gaji, informasi yang tercantum harus sama dengan rincian di slip gaji karyawan.
Dalam format Excel, berikut ini contoh laporan gaji karyawan bulanan.
Selain menjelaskan rincian gaji, tujuan pembuatan laporan gaji adalah untuk mengetahui beban gaji yang telah dibayarkan perusahaan pada bulan bersangkutan, apakah realisasi pengeluaran untuk gaji karyawan telah sesuai dengan proyeksi biaya atau tidak.
Laporan rekap gaji juga bisa digunakan untuk menyusun database karyawan, dengan memasukkan beberapa informasi tambahan, seperti masa kerja, status kepegawaian, dan beberapa data demografis.
Baca Juga: Contoh Slip Gaji THR Online vs Manual
Gadjian adalah aplikasi slip gaji yang menghitung semua komponen gaji karyawan secara otomatis setiap bulan. Software penggajian ini juga menyediakan fitur pembukuan gaji untuk membuat jurnal beban gaji dan jurnal kasbon.
Berikut ini contoh slip gaji yang dibuat dengan aplikasi Gadjian.
6. Laporan Jadwal Kerja Shift
Apabila perusahaan beroperasi lebih dari 8 jam sehari, maka kamu juga perlu membuat jadwal kerja shift karyawan. Jadwal shift mengatur jam masuk kerja secara bergiliran dengan prinsip perputaran.
Perlu diingat bahwa jam kerja shift harus mengikuti ketentuan waktu kerja di UU Ketenagakerjaan, dan revisinya di UU Cipta Kerja, yaitu:
- 7 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 6 hari kerja seminggu; atau
- 8 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 5 hari kerja semin
Berikut ini contoh jadwal kerja 2 shift untuk sistem kerja 6 hari seminggu, 7 jam sehari, yang dibuat untuk 1 bulan.
Membuat jadwal shift lebih mudah menggunakan fitur pola kerja karyawan di aplikasi Gadjian atau fitur kelola shift kerja karyawan di aplikasi Hadirr. Kamu hanya perlu membuat satu kali jadwal shift di awal, dan selebihnya aplikasi yang akan mengatur pola kerja setiap periode.
7. Laporan Reimbursement
Reimbursement adalah penggantian biaya yang telah dikeluarkan karyawan untuk kepentingan tertentu. Setiap perusahaan punya ketentuan berbeda dalam hal biaya apa saja yang bisa diganti (reimburse).
Uang reimburse termasuk biaya yang dianggarkan oleh perusahaan, sehingga kamu perlu membuat laporannya secara periodik. Misalnya, perusahaan menganggarkan reimbursement untuk biaya medis karyawan sebesar jumlah karyawan dikalikan nilai pagu, namun realisasi pengeluaran tersebut bisa lebih kecil apabila ada karyawan yang tidak pernah sakit.
Di bawah ini contoh laporan reimbursement karyawan dalam Excel.
Hadirr memungkinkan proses pengajuan reimbursement karyawan secara online, cukup dengan mengunggah foto bukti pengeluaran di aplikasi. Setelah disetujui, uang reimburse akan langsung ditransfer ke rekening karyawan.
Reimbursement yang dikeluarkan perusahaan akan tercatat dalam bentuk dokumentasi digital di aplikasi untuk memudahkan HR/Finance memonitor pengeluaran. Dengan demikian, Hadirr membantu pengelolaan keuangan perusahaan lebih baik.
Software HRIS Gadjian, Kelola Administrasi Karyawan Lebih Efisien
Dengan otomatisasi sistem pencatatan dan perhitungan, aplikasi digital Gadjian dan Hadirr membantu kamu mengerjakan administrasi karyawan secara akurat serta hemat waktu dan biaya.
Gadjian tidak hanya mengelola penggajian setiap bulan, tetapi juga bisa digunakan untuk perhitungan bonus tahunan karyawan. Fitur analisis karyawan di aplikasi ini menyediakan data kinerja karyawan sebagai dasar evaluasi HR akhir tahun menggunakan Key Performance Indicator (KPI) atau Objective Key Results (OKR). Kemudian, Gadjian menghitung bonus sebagai imbalan karyawan.
Baca Juga: Keunggulan Sistem ATS Rekrutmen HRD
Gadjian juga dilengkapi dengan fitur baru Applicant Tracking System (GATS) untuk perekrutan karyawan secara efektif. Fitur ini memungkinkan proses dan tahapan seleksi karyawan dari awal hingga akhir dimonitor melalui satu aplikasi, sekaligus mempercepat pengisian jabatan kosong di perusahaan.
Sementara itu, Hadirr adalah aplikasi absensi online yang punya banyak fitur. Selain mencatat jam dan kehadiran lembur, mengelola jadwal shift, serta reimbursement, Hadirr juga bisa memantau jadwal kerja karyawan, kunjungan klien, serta membantu perusahaan meningkatkan omzet penjualan.
Fitur Hadirr Sales dapat digunakan untuk mengelola data pelanggan, memonitor aktivitas sales, membantu strategi penjualan, memungkinkan kolaborasi tim sales, serta mendokumentasikan semua proses penjualan hingga rekap data penjualan secara otomatis.
Dengan berlangganan aplikasi Gadjian atau Hadirr, kamu akan mendapat bonus akses ke pelatihan HRD gratis di Gadjian Academy yang diadakan secara berkala. Gadjian Academy adalah training HRD yang dirancang untuk meningkatkan skill dan pengetahuan HR perusahaan dalam mengelola SDM dan keuangan perusahaan.
Pelatihan yang bernilai jutaan rupiah ini menghadirkan pakar di bidangnya, trainer bersertifikasi, serta praktisi HR berpengalaman. Jadi, manfaatkan kesempatan ini hanya dengan mendaftar Gadjian atau Hadirr sekarang.
Sumber
UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. JDIH Kemnaker.
PP No. 35 Tahun 2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja, dan PHK. JDIH Kemnaker.
