Cara Hitung Gaji Prorata dengan Benar dan Simulasinya – Kamu mungkin pernah mempekerjakan karyawan baru mulai tengah bulan karena kebutuhan mendesak untuk segera mengisi posisi yang kosong. Atau, mungkin kamu pernah menerima pengajuan resign di mana karyawan kamu ingin berhenti bekerja di tengah bulan.
Bagaimana perhitungan gaji karyawan dalam kasus seperti di atas?
Perusahaan tentu keberatan membayar gaji utuh karena karyawan tidak bekerja satu bulan penuh. Sebaliknya, perusahaan juga tidak boleh untuk tidak membayar gaji karyawan tersebut, sebab mereka telah bekerja meski hanya beberapa hari dalam sebulan.
Nah, jalan tengah paling adil adalah membayar gaji prorate atau prorata, yaitu gaji yang dihitung berdasarkan waktu bekerja karyawan. Jika karyawan hanya bekerja 10 hari, maka hanya gaji selama 10 hari saja yang dibayarkan, tidak gaji bulat sebulan.
Baca Juga: Cara Menghitung Gaji per Bulan Karyawan
Cara Menghitung Prorata Gaji Karyawan
Dasar perhitungannya adalah waktu bekerja yang dihabiskan karyawan dalam satu bulan. Waktu kerja bisa dihitung dengan menggunakan satuan jam kerja maupun satuan hari kerja.
1. Prorata jam kerja
Cara hitung gaji prorata ini adalah menggunakan jam kerja karyawan. Jam kerja normal di Indonesia adalah 40 jam seminggu, yang dibagi ke dalam 8 jam sehari untuk 5 hari kerja atau 7 jam sehari untuk 6 hari kerja.
Rumus pertama adalah menghitung gaji per jam:
Gaji per jam = 1/173 x Gaji sebulan
Rumus kedua adalah menghitung gaji prorata jam kerja dengan rumus:
Gaji prorate = Hari kerja x Jam kerja x Gaji per jam
Dengan menggabungkan dua rumus di atas, maka secara matematis diperoleh rumus ringkas berikut:
Contoh: Kamu mulai mempekerjakan karyawan baru dengan kontrak PKWT per 14 Maret 2022 dengan gaji Rp10.000.000. Bagaimana perhitungan gajinya bulan Maret?
| Jumlah hari kerja karyawan | : 14 hari (14 Maret – 31 Maret) |
| Jumlah jam kerja | : 8 jam sehari (5 hari kerja seminggu) |
| Gaji | : Rp10.000.000 |
| Perhitungan prorata | : 14 x 8 x 1/173 x Rp10.000.000 = Rp6.473.988 |
2. Prorata hari kerja
Perhitungan gaji prorata ini menggunakan dasar hari kerja dalam sebulan. Yang dimaksud hari kerja adalah hari efektif sesuai dengan waktu kerja yang diterapkan perusahaan, yakni 6 hari atau 5 hari dalam seminggu, tidak termasuk libur resmi dan istirahat mingguan. Hari kerja satu bulan bisa terdiri atas 21 hari, 22 hari, 23 hari, 24 hari, 25 hari, atau 26 hari.
Besaran gaji prorata adalah perbandingan jumlah hari bekerja karyawan terhadap hari kerja sebulan. Berikut ini rumusnya:
Kita ulang contoh soal yang sama dengan atas, yakni karyawan baru yang bekerja per 14 Maret 2022 dengan gaji Rp10.000.000. Perhitungan prorata gaji berdasarkan hari kerja sebagai berikut:
| Jumlah hari kerja karyawan | : 14 hari (14 Maret – 31 Maret) |
| Jumlah jam kerja | : 8 jam sehari (5 hari kerja seminggu) |
| Gaji | : Rp10.000.000 |
| Perhitungan prorata | : 14 x 8 x 1/173 x Rp10.000.000 = Rp6.473.988 |
3. Prorata hari kalender
Perhitungan gaji karyawan prorata ini menggunakan dasar jumlah hari kalender di bulan bersangkutan. Hari kalender mencakup hari kerja efektif beserta hari libur resmi dan istirahat mingguan.
Baca Juga: Perhitungan Gaji Karyawan UMKM
Contoh hari kalender adalah Februari 28 hari, Maret 31 hari, April 30 hari, dan seterusnya. Cara hitung gajinya adalah dengan membandingkan aktual hari karyawan terhadap hari kalender, dengan rumus berikut:
Kembali ke contoh soal di atas, yakni karyawan baru yang bekerja per 14 Maret 2022 dengan gaji Rp10.000.000, maka prorata gaji Maret 2022 adalah:
| Jumlah aktual hari karyawan | : 18 hari (14 Maret – 31 Maret) |
| Jumlah hari kerja sebulan | : 31 hari |
| Gaji | : Rp10.000.000 |
| Perhitungan prorata | : 18/31 x Rp10.000.000 = Rp5.806.452 |
Perhitungan Gaji dengan Aplikasi Payroll
Untuk memudahkan perhitungan gaji karyawan, termasuk gaji prorata, kamu bisa menggunakan sistem penggajian (payroll) cloud Gadjian. Software ini memiliki fitur hitung gaji online dan PPh 21 online, yang andal dalam menghitung gaji karyawan secara otomatis termasuk pajak penghasilannya.
Aplikasi penggajian ini dapat menghitung gaji karyawan tetap, karyawan kontrak, dan karyawan lepas harian. Gadjian mengalkulasi semua jenis komponen penghasilan, dari gaji, sampai THR karyawan, dan juga menghitung potongannya, seperti BPJS dan pajak karyawan. Hasilnya berupa slip gaji online yang dapat diakses karyawan pada tanggal penggajian.
Jika selama ini kamu pusing dengan perhitungan gaji manual setiap bulan, berarti saatnya kamu beralih ke Gadjian. Kalkulator Gadjian sangat efisien memangkas waktu kerja, mengurangi tenaga admin penggajian, meminimalkan risiko kesalahan, dan menghemat biaya perusahaan.
Baca Juga: Sistem Penggajian Payroll Karyawan dengan Software Online
Software berbasis web ini sangat praktis dan ramah pengguna. Kamu hanya perlu melakukan pengaturan awal, dan selanjutnya sistem akan menghitung gaji karyawan secara otomatis setiap bulan. Kamu tak perlu repot lagi menghitung dengan Excel.
Gadjian cukup fleksibel dan terjangkau untuk berbagai skala bisnis perusahaan, termasuk usaha kecil. Jika punya minimal 6 orang karyawan, kamu sudah bisa berlangganan aplikasi payroll terbaik ini.
