Basis data atau database karyawan merupakan sumber informasi utama yang digunakan oleh HRD dalam mengelola administrasi personalia. Database umumnya dibuat dalam bentuk file elektronik untuk memudahkan penyimpanan dan akses.
Database lokal menggunakan sistem on-premise, disimpan dalam komputer dan harus diperbarui secara berkala, misalnya database karyawan Excel. Sedangkan database cloud menggunakan penyimpanan awan dengan data real-time dan dapat diakses secara online.
Database dibangun dengan kumpulan informasi karyawan, misalnya gaji, cuti, kehadiran, kinerja, dan informasi pribadi karyawan.
Baca Juga: Mengenal Database Penggajian Karyawan Beserta Contohnya
Beberapa Contoh Database Karyawan
1. Data pribadi
Ini merupakan biodata karyawan yang menggambarkan info demografis, dari nama sampai dengan status perkawinan. Beberapa data pribadi digunakan sebagai dasar pemberian hak karyawan. Misalnya karyawan perempuan berhak mendapat cuti haid dan melahirkan. Sementara informasi tentang agama karyawan digunakan untuk pembayaran THR keagamaan.
Berikut contoh informasi pribadi karyawan:
2. Data karier
Data karier merupakan informasi mengenai jenis pekerjaan pegawai, riwayat jabatan, masa kerja, beserta remunerasi. Berikut ini contoh data karier:
Baca Juga: Contoh Form Cuti Karyawan dan Perhitungannya
3. Data kehadiran
Dalam data ini berisikan informasi mengenai jumlah kehadiran karyawan, sakit, izin, atau bolos kerja dari bulan ke bulan. Data kehadiran berguna untuk menghitung tunjangan kehadiran, selain menentukan jenis libur yang mendapat upah dan tidak mendapat upah. Data kehadiran merupakan rekap dari form absensi mingguan atau bulanan.
Berikut contoh data kehadiran :
4. Data cuti
Data cuti merupakan rekap dari form cuti karyawan. Jika menggunakan Excel, maka data cuti harus selalu diperbarui secara manual. Berikut contohnya:
5. Data kinerja
Data kinerja memberikan informasi tentang pencapaian target kerja dalam periode tertentu, biasanya paling lama satu tahun. Berikut ini contoh data kinerja bagian penjualan (sales):
6. Data gaji
Data gaji menggambarkan gaji per bulan, termasuk tunjangan yang dibayarkan oleh perusahaan. Berikut contoh data gaji manajer di perusahaan:
Database Berbasis Cloud di Gadjian dan Hadirr
Untuk membuat database, Anda dapat mengunduh template data Excel di internet dan kemudian mengubahnya sesuai dengan kebutuhan. Namun, jika Anda mencari cara lebih efisien, database cloud bisa menjadi solusi.
Gadjian dan Hadirr merupakan aplikasi cloud yang menawarkan proses hitung dan catat database karyawan perusahaan secara real-time, dengan pembaruan dan penyimpanan otomatis di server cloud. Keuntungannya, hanya ada data tunggal di platform online, sehingga Anda tidak perlu melakukan sinkronisasi data.
Baca Juga: Contoh Laporan HRD dan Cara Membuatnya
Gadjian memiliki fitur Data Personalia untuk mencatat dan mengelola seluruh data karyawan, seperti data pribadi, karier dan remunerasi, slip gaji, kehadiran, cuti, dan pola kerja. Selain itu, software HR ini juga dilengkapi fitur Analisis Kinerja yang menyediakan berbagai informasi mengenai kompensasi, demografi, sampai dengan produktivitas karyawan.
Gadjian adalah aplikasi payroll terbaik hitung gaji online yang dapat menghitung dan membuat slip gaji otomatis berdasarkan database karyawan bersangkutan. Anda tak perlu repot input data penggajian setiap bulan.
Sedangkan Hadirr adalah aplikasi absensi online yang mencatat data kehadiran multi-lokasi, jam lembur, jadwal harian, shift kerja, dan reimbursement. Data kehadiran dan jam lembur ini dapat diimpor ke Gadjian untuk perhitungan gaji bulanan.
Jadi, jika ingin menikmati pengalaman mengelola administrasi karyawan lebih mudah, praktis, dan menyenangkan, Anda perlu mencoba Gadjian dan Hadirr.
