Sistem pelacakan pelamar atau applicant tracking system (ATS) adalah perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola seluruh proses perekrutan karyawan secara efisien. Software ini membantu HR dan perekrut mempercepat proses, mengurangi waktu, menekan biaya, dan meningkatkan kualitas hasil rekrutmen.
Di sejumlah perusahaan, sistem ATS berbasis kecerdasan buatan (AI) telah menggantikan metode rekrutmen tradisional yang mengandalkan tenaga perekrut manual. Ini karena kegunaan sistem ATS dapat mengambil alih pekerjaan administrasi rekrutmen yang berulang dan mengerjakannya secara otomatis.
Aplikasi ATS dapat melakukan banyak tugas dari sourcing hingga on-boarding, seperti job posting; menghimpun profil pelamar dari semua sumber, misalnya job portal, media sosial, dan lainnya; melacak perjalanan kandidat dalam tahapan rekrutmen; mengelola auto-response; menyaring dan memberi penilaian terhadap CV kandidat; hingga mengirim undangan wawancara dan pengingat otomatis.
Melalui software pelacak pelamar ini, tim perekrut juga saling terhubung real-time, berbagi profil kandidat dan memberi penilaian. Sehingga, setiap orang dapat berinteraksi secara digital dan terlibat dalam proses pengambilan keputusan.
Baca Juga: Tips Perekrutan Karyawan yang Efektif
Keunggulan Sistem ATS dalam Rekrutmen Karyawan
Otomatisasi screening dan shortlisting
Salah satu fungsi utama ATS adalah mempercepat proses penyaringan dokumen lamaran kerja. Software ini mampu menyeleksi ribuan aplikasi dalam waktu cepat. Jika dilakukan secara manual, perekrut akan menghabiskan waktu berhari-hari membaca CV satu per satu untuk memastikan tidak melewatkan kandidat potensial.
Sistem ini melakukan screening resume kandidat berdasarkan kecocokan kata kunci tertentu, misalnya jenis jabatan, pengalaman, kompetensi, skill, dan pendidikan, lalu menyingkirkan pelamar yang tidak sesuai dengan kriteria. Jadi, hanya CV yang memenuhi syarat yang akan sampai di tangan HR untuk diteruskan ke tahap selanjutnya.
ATS bertenaga AI machine learning juga dapat membuat peringkat secara otomatis berdasarkan urutan kandidat yang paling cocok untuk jabatan yang dicari. Machine learning membuat keputusan dan merekomendasikan beberapa kandidat yang paling menjanjikan. Semakin sering diberi data, kemampuan mesin ini semakin baik dalam membuat keputusan.
Kualitas rekrutmen lebih baik
Karena menerapkan otomatisasi dalam screening kandidat, maka kualitas hasil rekrutmen akan lebih baik dan mengurangi bias. Prinsipnya, semakin sedikit campur tangan manusia dalam seleksi kandidat, maka semakin sedikit bias rekrutmen.
Sistem ATS adalah bots yang hanya menilai kandidat berdasarkan kecocokan kata kunci yang menggambarkan kriteria pekerjaan, dan mengabaikan aspek lain dalam CV yang tidak berkaitan dengan kualitas personal, seperti gender, usia, etnis, dan mungkin latar pendidikan. Hasilnya akan lebih objektif.
Dalam screening manual, secara tidak sadar preferensi personal ikut memengaruhi keputusan dan menimbulkan bias. Misalnya, perekrut lebih memilih kandidat dengan jenis kelamin tertentu, etnis tertentu, atau lulusan dari universitas tertentu. Akhirnya, kandidat terpilih tidak sepenuhnya karena kualitas dan kecocokan dengan peran yang dibutuhkan, tetapi juga karena faktor subjektif.
Baca Juga: 8 Jenis Pekerjaan Divisi HR di Perusahaan
Efisiensi biaya rekrutmen
Semakin cepat proses rekrutmen, maka akan semakin sedikit biaya, tenaga, dan waktu yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan kosong di perusahaan. Efisiensi bukan hanya berkaitan dengan proses seleksi yang singkat, tetapi juga karena tingkat pergantian (turnover) yang rendah. Apa hubungannya ATS dengan turnover karyawan?
ATS berkontribusi meningkatkan kecocokan kandidat dengan jenis pekerjaan yang dibutuhkan dan meminimalkan risiko salah rekrut. Semakin tinggi kecocokan karyawan, maka semakin kecil angka turnover, sehingga perusahaan dapat menghemat biaya rekrutmen karyawan pengganti dan biaya kerugian akibat kekosongan jabatan.
Society for Human Resource Management (SHRM) pernah melakukan studi pada 2016 yang menyebutkan biaya untuk merekrut seorang karyawan lebih dari US $4.000 dengan waktu rata-rata pengisian jabatan 42 hari.
Memberikan pengalaman positif kepada kandidat
Rekrutmen juga menjadi strategi memasarkan employer brand, yaitu seberapa bagus citra perusahaan di hadapan calon karyawan mereka. Employer brand yang kuat akan menjadi daya tarik bagi talenta terbaik untuk melamar ke perusahaan bersangkutan.
Proses rekrutmen adalah pengalaman pertama kandidat berinteraksi dengan perusahaan dan akan meninggalkan kesan tentang bagaimana mereka diperlakukan. Setiap pelamar ingin proses yang cepat dan selalu ingin tahu tentang status lamaran kerja mereka.
Selain dengan proses seleksi yang cepat, ATS membantu menciptakan pengalaman positif kandidat dengan membuat mereka terhubung dengan perusahaan. Sistem ini memberi tahu kandidat tahapan seleksi yang sedang berjalan, mengonfirmasi penerimaan lamaran otomatis, serta memberi kabar apakah mereka lolos atau tidak ke tahap selanjutnya.
ATS Sekaligus Payroll Software
Butuh aplikasi ATS untuk mengelola rekrutmen? Anda dapat menggunakan GATS, yakni fitur applicant tracking system Indonesia dari aplikasi payroll Gadjian. Dengan satu platform cloud, Anda dapat melakukan banyak hal seperti mengelola data kandidat, memonitor proses rekrutmen, melacak kandidat, dan berkolaborasi dengan tim perekrut.
Fitur GATS disediakan gratis setahun bagi pengguna Gadjian untuk mengelola data 50 orang kandidat. Jika menginginkan pengelolaan data lebih besar, Anda dapat berlangganan GATS yang terjangkau, mulai Rp50.000 per bulan, untuk kapasitas data sampai dengan 500 orang kandidat.
Baca Juga: Tanya Jawab UU Cipta Kerja: Perjanjian Kerja dan Pengupahan
Dengan GATS, database rekrutmen tersimpan di server cloud dan dapat diakses kapan saja dan di mana saja. Anda dapat memantau proses rekrutmen HRD secara real-time, mengetahui kandidat yang memenuhi kualifikasi, kandidat yang diundang wawancara, dan kandidat yang tidak memenuhi syarat.
GATS membuat proses rekrutmen di perusahaan Anda menjadi lebih mudah, lebih hemat, dengan hasil lebih berkualitas. Ingin coba aplikasi rekrutmen yang efisien ini? Dapatkan akses gratis GATS dengan mendaftar berlangganan Gadjian.
