Struktur upah dan skala upah merupakan bagian dari kebijakan kompensasi di perusahaan. Sesuai ketentuan UU Cipta Kerja No 11 Tahun 2020 Pasal 92 ayat (1) dan PP No 36 Tahun 2021 Pasal 21 ayat (1), setiap perusahaan wajib menyusun dan menerapkan struktur dan skala upah dengan mempertimbangkan kemampuan perusahaan dan produktivitas.
Nah, jika belum memiliki pedoman penggajian atau bingung menentukan gaji pokok karyawan, kamu bisa menyimak tujuh langkah best practice menyusun struktur dan skala upah dari praktisi HR berpengalaman dan bersertifikat Pungki Purnadi seperti yang disampaikan dalam training Gadjian Academy pada Desember 2021.
Perlu diketahui lebih dulu bahwa struktur dan skala upah adalah kisaran nominal gaji pokok dari yang terkecil hingga terbesar untuk golongan jabatan terendah hingga tertinggi di perusahaan. Struktur dan skala upah disusun sebagai pedoman penetapan upah untuk menjamin kepastian upah pekerja serta mengurangi kesenjangan upah di perusahaan.
Baca Juga: Aturan Menyusun Struktur dan Skala Upah Terkini
Skala upah perusahaan sifatnya pay for position, yaitu kompensasi yang dibayarkan berdasarkan tanggung jawab atau jenis peran di organisasi. Namun, pada praktiknya, perusahaan bisa membayar kompensasi pay for person dengan mempertimbangkan kualitas, kinerja, dan kontribusi karyawan secara individual.
Contohnya, karyawan top talent di perusahaan tetap dibayar mengikuti skala upah yang berlaku, namun ditambahkan kompensasi lain di luar itu untuk memperbesar take home pay. Tujuannya untuk mempertahankan mereka agar tidak lari ke perusahaan pesaing.
Proses menyusun struktur gaji karyawan idealnya mengikuti Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No 1 Tahun 2017, yakni dengan memperhatikan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi. Urutan prosesnya sebagai berikut:
Langkah-Langkah Membuat Struktur Upah dan Skala Upah
1. Review visi dan misi organisasi
Melihat kembali arah dan tujuan organisasi, yaitu apa yang ingin dicapai dalam jangka pendek dan jangka panjang, apakah menjadi pemain global, menjadi perusahaan nomor satu nasional atau regional. Visi organisasi akan memengaruhi kebijakan reward karyawan.
2. Review struktur organisasi
Menilai target atau sasaran yang dapat diukur dari setiap jenjang jabatan melalui key result area (KRA) dan key performance indicator (KPI). Setiap struktur organisasi perlu memiliki pohon KPI untuk memberikan gambaran target yang jelas dan berbeda dari setiap level jabatan.
3. Analisis jabatan
Membuat analisis jabatan dan job description untuk setiap peran dalam struktur organisasi. Job description merupakan daftar tugas dan tanggung jawab jabatan, yang dapat berupa peran umum (generalis) maupun spesifik (spesialis).
4. Job grading
Melakukan evaluasi jabatan (job grading) berdasarkan struktur organisasi dan job description, dengan menggunakan metode HAY, Wyatt, Mercer, atau dengan metode yang dibuat sendiri. Evaluasi jabatan akan menghasilkan bobot jabatan (job value). Perlu dipahami bahwa job value berbeda dari job title.
Misalnya, job title HR Manager bisa memiliki job value berbeda. HR Manager yang memimpin 100 orang punya job value lebih besar dari HR Manager yang memimpin 10 orang. Skala bisnis perusahaan juga memengaruhi bobot jabatan, sehingga menentukan besaran gaji karyawan.
5. Membuat komite remunerasi
Komite remunerasi bertugas meninjau struktur organisasi, job description, dan job grading, dan kemudian menentukan strategi kompensasi perusahaan.
6. Melakukan survei pasar
Survei pasar tentang nilai pekerjaan dapat dilakukan sebagai pembanding. Dalam survei ini, yang diukur adalah gaji pokok berdasarkan bobot jabatan (job value), bukan sekadar berdasarkan job title.
7. Membuat struktur upah dan skala upah
Langkah berikutnya adalah menyusun struktur dan skala upah karyawan dengan cara berikut ini:
- Memetakan gaji pokok karyawan aktual per grade dari nilai minimum hingga maksimum, misalnya untuk level staf, supervisor, asisten manajer, dan manajer, kemudian menentukan titik tengah (median).
- Membandingkan median gaji aktual dengan median gaji hasil survei pasar setiap grade, serta menganalisis perbedaan dan kesenjangan keduanya, apakah gaji aktual di atas atau di bawah pasar.
- Menarik tiga garis lurus (titik maksimum, minimum, dan median) yang menghubungkan setiap grade. Kemudian menetapkan strategi remunerasi, apakah perusahaan akan menaikkan gaji pokok di atas pasar, menyesuaikan dengan pasar, atau menurunkan di bawah pasar.
- Menentukan median ideal (P50) gaji pokok per grade, lalu membuat kisaran ke kanan untuk P75 dan P100, serta kisaran ke kiri untuk P25 dan P0. Sehingga, akan diperoleh gaji pokok minimum, gaji pokok maksimum, dan midpoint untuk setiap grade.
- Memeriksa gaji pokok aktual, apakah masih ada karyawan yang underpaid atau overpaid berdasarkan struktur upah tersebut. Idealnya, jumlahnya kurang dari 5% populasi. Jika terlalu banyak karyawan underpaid, maka perusahaan membutuhkan anggaran untuk penyesuaian kenaikan gaji.
- Mengajukan struktur dan skala upah ke manajemen tertinggi untuk disetujui.
Baca Juga: Faktor Penentu Kenaikan Gaji Berkala untuk Karyawan
Contoh Penyusunan Struktur dan Skala Upah
Untuk menyusun struktur dan skala upah bisa digunakan beberapa cara. Berikut ini contoh dengan menggunakan metode ranking sederhana dan metode poin faktor.
1. Metode rangking sederhana
Metode ini adalah cara yang paling mudah untuk menentukan peringkat jabatan dalam suatu perusahaan. Caranya adalah dengan mengurutkan jabatan berdasarkan tugas dan tanggung jawab, mulai dari yang paling sederhana sampai yang paling kompleks. Tingkat gaji disusun sesuai dengan tingkat tanggung jawab tersebut.
Contohnya:
| No | Jabatan | Deskripsi Tugas | Golongan Jabatan | Upah Terkecil (Rp) | Upah Terbesar (Rp) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Content Writer | Menulis artikel, melakukan riset mendalam, dan menghasilkan konten yang menarik dan informatif. | 1 | 4,500,000 | 5,500,000 |
| 2 | Senior Content Writer | Menulis konten strategis, melakukan riset mendalam, dan mentor bagi penulis yang lebih junior. | 2 | 6,000,000 | 7,500,000 |
| 3 | Content Editor | Mereview dan mengedit konten dari penulis, memastikan kualitas, konsistensi, dan kepatuhan terhadap gaya tulisan. | 3 | 7,500,000 | 10,000,000 |
| 4 | Managing Editor | Mengawasi tim penulis dan editor, merencanakan konten, dan memastikan semua konten diterbitkan tepat waktu. | 4 | 10,500,000 | 14,000,000 |
| 5 | Editor-in-Chief | Bertanggung jawab atas seluruh operasi editorial dan strategi konten | 5 | 14,500,000 | 17,000,000 |
2. Metode poin faktor
Metode ini menggunakan pendekatan sistematis berdasarkan evaluasi terhadap berbagai faktor pekerjaan seperti keterampilan, tanggung jawab, upaya, dan kondisi kerja. Nantinya, setiap faktor ini diberi bobot dan poin tertentu sesuai dengan kepentingannya.
Contohnya sebagai berikut:
| No | Jabatan | Bobot Poin | Pembulatan |
|---|---|---|---|
| 1 | Office boy | 120 | 100 |
| 2 | Satpam | 220 | 200 |
| 3 | Desainer Grafis | 280 | 300 |
| 4 | Content Writer | 280 | 300 |
| 5 | Fotografer | 360 | 400 |
| 6 | Senior Content Writer | 470 | 500 |
| 7 | Content Editor | 590 | 600 |
| 8 | Managing Editor | 740 | 700 |
| 9 | Editor-in-Chief | 910 | 900 |
Setelah menyusun jabatan berdasarkan jumlah bobot poin, selanjutnya adalah membuat golongan jabatan berdasarkan interval poin, di mana jumlah golongan jabatan adalah selisih poin terbesar dan terkecil dibagi interval. Contoh, dengan interval poin 100, maka jumlah golongan jabatan adalah (900-100):100=8.
| Bobot Poin | Golongan Jabatan |
|---|---|
| 100-200 | 1 |
| 201-300 | 2 |
| 301-400 | 3 |
| 401-500 | 4 |
| 501-600 | 5 |
| 601-700 | 6 |
| 701-800 | 7 |
| 801-900 | 8 |
Selanjutnya menentukan upah tengah untuk setiap golongan jabatan. Kamu bisa menggunakan metode trend (kenaikan proporsional) atau metode progressive (kenaikan semakin besar untuk golongan jabatan yang semakin tinggi). Contohnya:
| Golongan Jabatan | Upah Terkecil (Rp) | Upah Tengah (Rp) | Upah Terbesar (Rp) |
|---|---|---|---|
| 1 | 2,000,000 | 2,500,000 | 3,000,000 |
| 2 | 3,000,000 | 3,500,000 | 4,000,000 |
| 3 | 4,000,000 | 4,500,000 | 5,000,000 |
| 4 | 5,000,000 | 5,500,000 | 6,000,000 |
| 5 | 7,000,000 | 9,000,000 | 10,000,000 |
| 6 | 10,000,000 | 11,000,000 | 12,000,000 |
| 7 | 11,000,000 | 13,000,000 | 15,000,000 |
| 8 | 14,000,000 | 16,000,000 | 18,000,000 |
Baca Juga: Faktor-Faktor Penurunan Upah yang Perlu HR Ketahui
Buat Struktur dan Skala Upah Menggunakan Aplikasi
Selain langkah di atas, kamu juga dapat menggunakan aplikasi cloud Gadjian untuk menyusun struktur dan skala upah perusahaan secara otomatis. Fitur struktur dan skala upah di software HRIS terbaik di Indonesia ini membantu kamu membuat struktur golongan jabatan beserta kisaran gaji pokok menggunakan metode trend and progressive.
Gaji karyawan kamu setiap bulan juga bisa dihitung otomatis dengan Gadjian. Melalui fitur hitung gaji online, aplikasi payroll Indonesia ini dapat menyelesaikan kalkulasi semua komponen slip gaji karyawan secara efisien dan minim kesalahan.
Lewat kalkulator PPh 21 dan BPJS kamu juga tak perlu lagi pusing menghitung manual gaji pokok, tunjangan, lembur, THR, bonus, BPJS, dan pajak penghasilan PPh 21 karyawan.
