HRD kadang dianggap bagian pelengkap dalam perusahaan karena sekilas hanya sebatas cek kehadiran, bayar gaji, klaim sakit, cuti dan sebagainya. Padahal sejatinya fungsi ini vital karena jadi penyeimbang kepentingan karyawan dan pemilik perusahaan untuk mencapai kesejahteraan bersama.
Divisi HRD dituntut agar bisa mendukung kinerja perusahaan melalui manajemen SDM yang handal. Salah satu metodenya adalah melalui laporan bulanan HRD. Ada banyak jenis laporan, staf HRD mesti paham dengan mempelajari berbagai contoh laporan bulanan HRD yang sudah ada maupun yang perlu dibuat nantinya.
Baca Juga: Cara Membuat dan Contoh Laporan Absensi Karyawan
4 Contoh Laporan Bulanan HRD, Simak Yuk!
Cara paling efisien mengelola SDM perusahaan yaitu membuat laporan HRD dengan mempelajari berbagai contoh laporan bulanan HRD yang sudah ada. Ada banyak laporan bulanan HRD. Berikut jenis dan contoh laporan bulanan HRD yang umum digunakan:
Laporan Absensi
Laporan absensi ini untuk mengontrol kedisiplinan demi menunjang produktivitas karyawan. Isinya mencakup karyawan hadir dan tidak hadir (absen). Salah satu manfaatnya adalah memudahkan perhitungan tunjangan kehadiran (jika ada). Selain itu manfaat lain bisa untuk mengukur produktivitas, atau perhitungan beban kerja, yang bisa berpengaruh pada strategi perusahaan kedepan.
Laporan Gaji
Laporan gaji bulanan dibuat oleh bagian payroll (penggajian). Salah satu hak karyawan adalah mendapatkan slip gaji yang dicetak dari hasil laporan gaji. Laporan gaji ini penting untuk memprediksi kondisi keuangan perusahaan dalam suatu masa kaitannya dengan beban SDM dan alokasi anggaran kedepannya.
Laporan Cuti
Setelah masa kerja lebih dari setahun, karyawan mendapatkan hak cuti minimal 12 hari. HRD perlu membuat laporan cuti bulanan untuk memudahkan administrasi dan rencana kerja kedepannya. Misalnya saja perusahaan menentukan kebijakan terkait shift kerja, reward cuti, dll. Laporan bulanan cuti juga bermanfaat saat karyawan resign atau di-PHK perusahaan, dimana jatah sisa cuti bisa dipakai atau diperhitungkan sebagai uang penggantian hak (UPH).
Laporan Izin/Sakit
Karyawan tidak hadir bisa karena cuti, sakit atau izin. HRD perlu membuat laporan bulanan atas ketidak hadiran karyawan dalam sebuah perusahaan. Manfaatnya adalah untuk mengetahui pola ketidakhadiran karyawan dan kecenderungan kebutuhan personal karyawan. Atas dasar itu bisa saja HRD mengusulkan ke manajemen untuk merekrut karyawan magang atau karyawan baru.
Baca Juga: Penting! Ini Aturan Cuti Tahunan Karyawan Swasta
Pakai Excel atau Aplikasi HRIS? Berikut Contoh Format Laporan Bulanan HRD
Mengelola SDM jauh lebih rumit dibandingkan barang logistik, mesin atau barang mati lainnya. Oleh karena itu, HRD butuh alat bantu dalam membuat laporan bulanan HRD. Selama ini contoh laporan HRD bulanan banyak menggunakan Excel. Namun di era teknologi sekarang, terdapat solusi digital berbasis aplikasi yang biasa dinamakan Human Resources Information System (HRIS). Mana yang lebih bagus?
Excel praktis dan simpel. Sisi lemahnya dari sisi network yaitu tidak bisa untuk diakses oleh banyak user. Kini solusi HRIS menjadi pilihan banyak perusahaan, apalagi jika karyawan sudah melebihi 100 orang dan tersebar di lokasi kantor yang berbeda.
Sekarang saatnya perusahaan kamu beralih ke aplikasi HRIS dalam mendukung strategi pengelolaan SDM untuk menyesuaikan zaman dan kebutuhan organisasi mengingat aplikasi ini sudah berbasis cloud sehingga bisa diakses secara mudah, minim human error dan keamanan data terjaga.
Ada banyak manfaat jika laporan HRD tersebut rapi, misalnya saja mudah mencari dan menyimpan informasi karyawan terkait data pribadi karyawan, seperti slip gaji hingga mempermudah evaluasi kinerja karyawan sekaligus evaluasi performa perusahaan.
Cara Membuat Laporan HRD
Laporan HRD umumnya dalam bentuk laporan bulanan yang merupakan akumulasi dari catatan administrasi harian. Bagaimanakah cara membuatnya?
Tak perlu repot dan bingung dalam membuatnya, karena sudah banyak contoh format laporan bulanan HRD yang bisa dijadikan referensi. Jika kamu memilih cara manual, bisa menggunakan contoh laporan HRD excel, namun jika ingin praktis, cepat dan keamanan data terjaga gunakan aplikasi HRIS Gadjian.
Baca Juga: Mengenal Database Penggajian Karyawan Beserta Contohnya
Gadjian mengintegrasikan data-data karyawan agar para HR atau pihak perusahaan lebih efisien dari segi waktu dan tenaga dalam mengelolanya. Selain menyederhakan kerja HR, aplikasi Gadjian juga menyediakan solusi praktis untuk semua karyawan dalam mengakses keperluan administrasinya.
Fitur hitung payroll online dan hitung PPh 21 otomatis menjadi fitur utama Gadjian, serta fitur-fitur pendukung laporan HRD lainnya seperti hitung THR, tunjangan, BPJS online dan kelola cuti/izin online. Yuk coba GRATIS sekarang juga!
