Upah dan cuti merupakan hak dasar karyawan yang wajib diberikan perusahaan. Seperti halnya upah, hak cuti karyawan juga diatur oleh pemerintah. Aturan cuti karyawan swasta terdapat dalam UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003 dan UU Cipta Kerja No 11 Tahun 2020.
UU tersebut menetapkan ketentuan jenis-jenis cuti dan jumlah harinya, misalnya cuti tahunan sekurang-kurangnya 12 hari, cuti melahirkan 3 bulan, cuti menikah 3 hari, dan seterusnya. Sedangkan pelaksanaan aturan cuti karyawan diserahkan ke masing-masing perusahaan dan dapat diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
Pelaksanaan cuti inilah yang kerap dikeluhkan karyawan perusahaan. Pasalnya, proses pengajuan dan persetujuan cuti sering memakan waktu lama dan berbelit, serta sulit mengakomodasi kepentingan karyawan yang sifatnya mendadak.
Setiap perusahaan kurang lebih punya aturan sama dalam soal cuti. Pengajuan cuti mesti dilakukan secara tertulis dan tidak bisa secara lisan. Sebab, HR membutuhkan data tertulis untuk mempermudah pencatatan cuti karyawan.
Baca Juga: Jenis dan Hak Cuti Karyawan Menurut UU Terbaru
Komponen Formulir Cuti di Perusahaan
Pengajuan cuti tertulis biasanya dilakukan melalui form cuti karyawan. Form tersebut diisi dan kemudian diserahkan ke atasan untuk disetujui, baru kemudian diberikan ke HRD sebagai pihak tertuju dalam proses pengajuan cuti. Form cuti karyawan umumnya berisi informasi berikut:
- Identitas karyawan: nama, jabatan, departemen/divisi
- Durasi cuti: jumlah hari, dari tanggal ke tanggal
- Kepentingan cuti: alasan yang mendasari karyawan mengambil cuti
- Tanda tangan karyawan, atasan, dan HRD
- Tanggal Pengajuan
Contoh Form Cuti Karyawan
Format diatas dapat digunakan untuk segala jenis cuti, dari cuti tahunan, cuti melahirkan, cuti sakit, hingga cuti penting. Karyawan cukup mengisikan jenis cuti/izin dan keperluan cuti. Apabila alasannya karena sakit, maka karyawan dapat melampirkan surat keterangan dokter atau rumah sakit.
Meski form mudah dibuat, sistem manual dalam mengelola proses cuti inilah yang kerap menjadi masalah. Untuk dapat disetujui, kertas form cuti ini harus melalui beberapa meja, sehingga prosesnya memakan waktu.
Belum lagi ketika atasan sedang tidak berada di kantor, misalnya melakukan kunjungan dinas ke luar kota, persetujuan form cuti terpaksa tertunda. Ini tentu saja memberikan pengalaman tidak menyenangkan bagi karyawan.
Sayangnya, itu bukan masalah tunggal. Bagi HRD, proses perhitungan cuti karyawan juga harus dilakukan manual, misalnya input data cuti karyawan dan menghitung saldo cuti tahunan mereka. Ini artinya, proses memindahkan data cuti dari form kertas ke database cuti di komputer rawan kesalahan jika tidak dilakukan dengan teliti dan hati-hati.
Sebagai contoh, apabila karyawan mengajukan cuti 6 hari dengan keperluan menikah, maka HRD perlu mencatat dua jenis cuti yang diajukan karyawan tersebut, yakni cuti menikah dan cuti tahunan. Hak cuti menikah yang diberikan oleh UU Ketenagakerjaan dan dibayarkan upahnya adalah 3 hari, dan hanya berlaku sekali untuk pernikahan pertama.
Ini berarti 3 hari lainnya dicatat sebagai pengambilan hak cuti tahunan karyawan, sehingga akan mengurangi jatah cuti karyawan bersangkutan. Misalnya, jatah cuti tahunan karyawan yang belum diambil dan belum hangus tahun berjalan adalah 5 hari, maka saldo cuti setelah pengajuan cuti menikah adalah 2 hari.
Penting diingat bahwa cuti menikah 3 hari merupakan cuti penting dan tidak dapat mengurangi cuti tahunan. Begitu pula sebaliknya.
Baca Juga: 3 Jenis Cuti Unik yang Kamu Belum Tahu
Kelola Cuti Karyawan Tanpa Ribet di Aplikasi Gadjian
Tak ingin repot mencatat dan menghitung cuti karyawan? Kamu bisa menggunakan aplikasi cuti online Gadjian yang praktis. Dengan aplikasi berbasis cloud ini, pengelolaan cuti karyawan tidak lagi menggunakan form kertas (paperless).
Semua proses dilakukan melalui aplikasi. Karyawan mengajukan cuti dari smartphone mereka, dan atasan bisa langsung menyetujui melalui aplikasi, sekalipun cuti tersebut membutuhkan persetujuan lebih dari satu orang atasan di level yang berbeda.
Proses cuti di aplikasi HRIS Gadjian yang sederhana dan tidak berbelit ini juga memudahkan karyawan yang ingin mengajukan cuti/izin karena keperluan mendesak dan kepentingan mendadak.
Cuti tahunan yang disetujui atasan dan HRD otomatis langsung memotong jatah cuti karyawan bersangkutan. Semua data cuti tersebut terekam real-time dan disimpan di server cloud. Jadi, kamu tak perlu lagi mencatat, menghitung, dan membuat rekap data cuti karyawan.
Cuti online merupakan salah satu fitur andalan Gadjian, selain fitur-fitur penggajian karyawan, seperti hitung gaji online, kalkulator PPh 21, dan kalkulator BPJS online. Kamu bisa mencoba gratis lebih dulu sebelum berlangganan Gadjian.
