Begini Contoh Form Lembur Karyawan dan Perhitungannya

Setiap memerintahkan kerja lembur, atasan diwajibkan memberikan SPL kepada karyawan bersangkutan. SPL atau Surat Perintah Lembur adalah formulir lembur yang dibuat tertulis dan disetujui karyawan. 

Sesuai peraturan ketenagakerjaan, kerja lembur tidak dapat dilakukan atas keputusan sepihak, baik hanya dari atasan atau karyawan saja. Mari kita lihat kembali syarat kerja lembur di Pasal 28 PP No 35 Tahun 2021 berikut:

1. Untuk melaksanakan waktu kerja lembur harus ada perintah dari pengusaha dan persetujuan dari pekerja/buruh yang bersangkutan secara tertulis dan/atau melalui media digital.
2. Perintah dan persetujuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dibuat dalam bentuk daftar pekerja/buruh yang bersedia bekerja lembur yang ditandatangani oleh pekerja/buruh yang bersangkutan dan pengusaha.
3. Pengusaha sebagaimana dimaksud pada ayat (2) harus membuat daftar pelaksanaan kerja lembur yang memuat nama pekerja/buruh yang bekerja lembur dan lamanya waktu kerja lembur.

Baca Juga: Perhitungan Lembur Terbaru Berdasarkan UU Cipta Kerja

Untuk itu, form pengajuan lembur dibuat sebagai bentuk perintah dari atasan dan persetujuan dari karyawan. Jika salah satu unsur tidak terpenuhi, misalnya tidak ada perintah dari atasan atau karyawan tidak bersedia, maka tidak ada kerja lembur.

Cara Membuat Form Lembur

Sebenarnya tidak ada bentuk bakunya, namun Anda dapat menggunakan form lembur Excel dengan memasukkan beberapa poin berikut:

1. Kop surat dan nama formulir
2. Tanggal formulir diajukan
3. Lokasi pekerjaan
4. Waktu kerja lembur (hari kerja atau hari lembur)
5. Uraian tugas/pekerjaan lembur
6. Daftar nama karyawan yang bekerja lembur
7. Durasi jam lembur
8. Tanda tangan karyawan dan atasan pemberi perintah lembur

Contoh Form Pengajuan Lembur

Form lembur karyawan Excel di atas memiliki beberapa fungsi, antara lain sebagai bentuk pertanggungjawaban pekerjaan karyawan, dokumen untuk kebutuhan audit keuangan, serta yang paling utama sebagai dasar pencatatan jam lembur dan perhitungan upah kerja lembur.

Baca Juga: Daftar Hari Libur Nasional 2022, Pantau Cuti Massal Karyawan

Untuk perhitungan lembur karyawan, data dari form SPL ini kemudian dipindahkan ke dalam formulir rekap jam dan upah lembur karyawan mingguan atau bulanan. Selanjutnya, data upah lembur inilah yang kemudian dimasukkan ke perhitungan slip gaji karyawan.

Contoh Perhitungan Lemburan Karyawan

Anda dapat membuat formulir rekap lembur di Excel, seperti berikut ini: 

Dalam contoh form lembur di atas, upah lembur dihitung berdasarkan upah sejam atau 1/173 x gaji sebulan. Misalnya, pada contoh form lembur kolom Lembur 1 (tanggal 2 Desember), jam lembur adalah 3 jam, sehingga upahnya adalah 5,5 x upah sejam. Cara menghitungnya seperti berikut:

Tanggal 2 dan 3 Desember 2021 adalah hari kerja, sedangkan tanggal 4 Desember merupakan hari libur/istirahat mingguan. Perhitungan upahnya berbeda, yaitu mengikuti rumus dalam PP No 35 Tahun 2021 seperti berikut:

1. Lembur pada hari kerja:
   • Jam ke-1 dibayar 1,5 kali upah sejam.
   • Untuk setiap jam berikutnya dibayar 2 kali upah sejam.
2. Lembur pada hari libur resmi/istirahat mingguan untuk 6 hari kerja 40 jam seminggu:
   • 7 jam pertama, tiap jam dibayar 2 kali upah sejam
   • Jam ke-8 dibayar 3 kali upah sejam
   • Jam ke-9, 10, 11, tiap jam dibayar 4 kali upah sejam
3. Bila hari libur resmi jatuh di hari kerja terpendek:
   • 5 jam pertama, tiap jam dibayar 2 kali upah sejam
   • Jam ke-6 dibayar 3 kali upah sejam
   • Jam ke-7, 8, 9, tiap jam dibayar 4 kali upah sejam
4. Lembur pada hari libur resmi/istirahat mingguan untuk 5 hari kerja 40 jam seminggu:
   • 8 jam pertama, tiap jam dibayar 2 kali upah sejam
   • Jam ke-9 dibayar 3 kali upah sejam
   • Jam ke-10, 11, 12, tiap jam dibayar 4 kali upah sejam

Gadjian & Hadirr: Solusi Kelola Lembur Karyawan Secara Efisien

Cukup rumit, ya? Tenang, ada cara lain agar tak pusing menghitung jam dan upah lembur seperti di atas. Anda bisa menggunakan aplikasi payroll Indonesia Gadjian dan aplikasi absensi digital Hadirr.

Kedua aplikasi berbasis cloud ini membantu mengelola lembur karyawan secara efisien. Anda, tak perlu lagi form Excel yang harus dicetak, sebab perintah kerja lembur cukup disampaikan dan disetujui lewat aplikasi. Ringkas dan cepat.

Anda juga tak perlu input data lembur di Excel yang merepotkan, karena Hadirr mencatat dan menghitung jam lembur karyawan secara otomatis dan kemudian menyimpan data tersebut di aplikasi. Saat penggajian, data jam lembur ini bisa Anda impor ke aplikasi Gadjian untuk dihitung upahnya.

Baca Juga: Rumus Menghitung Lembur Karyawan Terbaru

Kalkulator Gadjian menghitung otomatis upah lembur sesuai rumus yang ditetapkan pemerintah di atas, dan hasilnya langsung muncul di slip gaji sebagai komponen upah lembur yang menambah gaji. Jadi, tugas Anda hanya memasukkan nominal gaji sebulan di pengaturan awal, selebihnya sistem akan menghitung otomatis.

Gadjian dan Hadirr adalah duo aplikasi terbaik untuk mengelola administrasi karyawan perusahaan. Gadjian adalah sistem HRIS sekaligus payroll yang punya banyak fitur penting, seperti hitung online gaji, THR, BPJS, dan pajak PPh 21, serta fitur kelola cuti/izin/sakit online, struktur dan skala upah, dan pengaturan shift kerja.

Sedangkan Hadirr adalah aplikasi e-absensi berteknologi face recognition dan anti-fake GPS untuk memantau secara real-time kehadiran karyawan di banyak titik yang disepakati. Aplikasi ini juga dilengkapi fitur penghitung jam lembur, pemantau jadwal kerja harian, dan reimbursement online.

Sumber

PP No. 35 Tahun 2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja, dan PHK. JDIH Kemnaker.