Apakah kamu mengalami kesulitan memilih software HRIS terbaik untuk mengelola administrasi karyawan? Sudah browsing berkali-kali tetapi masih bingung memutuskan mana yang terbaik untuk perusahaan kamu?
Tenang, kamu tidak sendirian. Kebingungan memilih software HRIS terbaik adalah hal yang wajar, terlebih bagi mereka yang baru bekerja sebagai HR di perusahaan atau belum punya pengalaman menggunakan perangkat lunak serupa sebelumnya.
Memilih software HRIS terbaik tidaklah sesulit yang kamu bayangkan. Hanya saja, kamu tetap harus memahami apa yang kamu butuhkan dan solusi yang ditawarkan oleh software. Aplikasi tersebut minimal harus memenuhi tiga unsur, yakni “better, faster, cheaper”.
Baca Juga: Kini Saatnya HR Beralih dari Excel ke HRIS berbasis Cloud
Better berarti aplikasi HRIS menawarkan kualitas hasil pekerjaan yang lebih baik, perhitungan lebih akurat, dan minim risiko kesalahan. Faster artinya aplikasi bekerja secara otomatis dan menyelesaikan tugas lebih cepat sehingga menghemat waktu kerja. Sedangkan cheaper merujuk pada efisiensi biaya dari penggunaan software tersebut.
Tips Memilih Software HRIS
Beberapa tips di bawah ini bisa membantu menentukan mana software HRIS yang terbaik untuk perusahaan kamu. Yuk, simak apa saja yang perlu dipertimbangkan dalam memilih aplikasi HRD.
Perlindungan data pengguna
Menggunakan aplikasi berarti kamu memercayakan data sensitif perusahaan ke pihak penyedia layanan perangkat lunak online. HRIS software system yang tepercaya biasanya menawarkan perlindungan data pengguna melalui sistem keamanan yang tangguh, berlapis, dan tanpa celah.
Kamu tentu tidak ingin data yang bersifat rahasia bocor dan disalahgunakan. Jadi, hindari memilih layanan software yang tidak memiliki sistem keamanan yang menjanjikan. Jangan mempertaruhkan data penting perusahaan hanya karena tawaran harga aplikasi yang murah.
Legalitas software
Sebelum memilih, pastikan lebih dulu software yang akan kamu gunakan bukan software ilegal, memiliki hak cipta, dan disediakan oleh pengembang perangkat lunak yang punya track record yang jelas. Kamu bisa memilih HRIS Indonesia buatan anak bangsa yang sudah dipercaya banyak perusahaan.
Mengapa legalitas software penting? Jawabannya sesederhana ini, kamu tentu tidak ingin membeli barang/jasa ilegal untuk kepentingan bisnis kamu. Lagi pula, legalitas juga berhubungan erat dengan kualitas keamanan perangkat lunak tersebut.
Baca Juga: Cara Pakai Kalkulator Pajak PPh 21 di Aplikasi Gadjian
Jangan tergiur harga murah
Harga software boleh menjadi pertimbangan, tetapi sebaiknya tidak menjadi penentu dalam memilih. Banyak aplikasi yang ditawarkan dengan harga murah, tetapi tentu ini sebanding dengan kualitas layanan. Ujungnya mengecewakan.
Harga murah di awal tidak selalu berarti lebih efisien. Sebab, dengan layanan perangkat lunak yang kurang andal, justru malah menjadi mahal di belakang. Jadi, apakah harus memilih yang mahal? Tidak juga.
Ketimbang hanya fokus pada harga perangkat lunak, lebih penting kamu menilai kualitas layanan, seberapa bagus software tersebut menyelesaikan masalah kamu. Tak penting lagi software murah atau mahal, jika tidak menjawab kebutuhanmu.
Keandalan fitur aplikasi
Skeptis mungkin sikap yang tepat sebelum kamu memilih. Tidak gampang percaya klaim begitu saja akan membantu kamu lebih hati-hati menilai sebuah aplikasi HR. Beberapa aplikasi mungkin tampak menjanjikan, tetapi lebih baik kamu mencari tahu keandalan fitur-fitur yang ditawarkannya.
Misalnya, sebelum menggunakan software penggajian yang mengklaim punya fitur perhitungan PPh 21 akurat, kamu perlu memastikan apakah perhitungan pajak penghasilan tersebut selalu up-to-date terhadap peraturan pemerintah terbaru. Sebab, perhitungan pajak PPh 21 yang tidak diperbarui menurut aturan perpajakan terbaru tentu tidak valid.
Atau, jika akan menggunakan aplikasi absensi face recognition di smartphone, kamu perlu memastikan seberapa kuat algoritma di aplikasi tersebut memindai wajah dan melakukan validasi data secara akurat. Perlu diketahui bahwa sebagian teknologi biometrik face unlock dapat dibobol dengan mudah menggunakan foto wajah beresolusi tinggi.
Fleksibilitas aplikasi dan kemampuan integrasi data
Aplikasi yang fleksibel dapat digunakan oleh berbagai skala bisnis, artinya bisa disesuaikan dengan kebutuhan kamu. Jika perusahaan kamu berskala kecil atau bisnis rintisan, tentu kamu tidak butuh aplikasi dengan beragam fitur yang dibutuhkan untuk perusahaan berskala besar. Software HRD yang fleksibel juga memungkinkan kamu hanya membayar layanan aplikasi berdasarkan jumlah karyawan kamu, tidak lebih.
Selain itu, perhatikan pula kemampuan integrasi data. Aplikasi dengan data terintegrasi lebih memudahkan pengelolaan administrasi karyawan. Hal ini juga mendukung impor data antar-aplikasi tanpa perekapan yang merepotkan.
Siapa saja penggunanya dan bagaimana testimoni mereka
Nah, yang juga tak kalah penting adalah melihat daftar pengguna aplikasi, siapa saja yang berlangganan aplikasi, apakah instansi pemerintah, UKM, startup, bisnis raksasa, perusahaan multinasional, dan sebagainya. Ini membantu kamu mengenali apakah skala bisnis kamu termasuk dalam segmen pengguna aplikasi.
Cari tahu pula testimoni pengguna aplikasi tersebut. Misalnya, jika kamu ingin mengetahui apakah software tersebut benar-benar membuat sistem penggajian lebih efisien, maka kamu dapat mencari penilaian yang berkaitan dengan fitur payroll.
Coba akun trial (demo)
Tips terakhir, jangan ragu untuk mencoba demo. Software HRIS terbaik tidak sekadar menjanjikan fitur, tetapi juga menawarkan kesempatan coba gratis dengan akun free trial untuk jangka waktu tertentu. Ini memberikan kamu pengalaman langsung menggunakan aplikasi dan merasakan manfaat fiturnya, sehingga kamu tidak “membeli kucing dalam karung”.
Apa Aplikasi HRIS Terbaik di Indonesia?
HRIS & payroll software Gadjian dan aplikasi absensi karyawan online Hadirr bisa menjadi pilihan terbaik untuk perusahaan kamu. Kedua aplikasi ini terintegrasi, sehingga mudah digunakan secara bersamaan.
Sistem keamanan kedua aplikasi ini telah teruji. Tidak hanya menggunakan layanan penyimpanan cloud dari Amazon Web Services yang punya reputasi, tetapi juga dukungan server 24/7, protokol enkripsi SSL sekelas perbankan, dan akses yang dilindungi username dan password.
Gadjian dan Hadirr adalah aplikasi dari Fatiha Sakti Group (Fast-8 Group), startup lokal di Jakarta yang pernah menjadi 1 dari 5 finalis Alibaba Jumpstarter. Software tersebut merupakan brand yang terdaftar dan memiliki hak cipta, sehingga tak perlu diragukan legalitasnya.
Kedua aplikasi ini sangat fleksibel. Jika memiliki sedikitnya enam orang karyawan, maka perusahaan kamu sudah bisa berlangganan Gadjian atau Hadirr. Kamu hanya membayar biaya langganan software sesuai jumlah karyawan yang kamu daftarkan per orang per bulan.
Fitur kedua aplikasi juga terbukti andal. Misalnya, kalkulator PPh 21 online Gadjian selalu menyesuaikan dengan perhitungan pajak terbaru, sehingga memberikan perhitungan slip gaji online dan pajak yang valid.
Baca Juga: Transformasi Digital HR di BUMN
Sedangkan Hadirr menyematkan face recognition dengan algoritma yang rumit dan hanya mengenali wajah asli pengguna yang terdaftar. Mobile attendance ini juga dilengkapi teknologi anti-fake GPS yang dapat mendeteksi lokasi palsu. Hadirr otomatis tak bisa diakses jika karyawan menggunakan aplikasi “fake GPS” di ponsel mereka.
Gadjian dan Hadirr telah digunakan oleh UKM hingga perusahaan besar dan juga institusi pemerintah. Kamu dapat membaca testimoni mereka di website Gadjian dan Hadirr. Kedua software ini sangat user-friendly, praktis dan mudah digunakan siapa saja. Jika kamu butuh panduan, tim kami siap membantu lewat video tutorial maupun Gadjian Academy.
Ingin coba dulu sebelum berlangganan? Boleh. Gadjian dan Hadirr menyediakan akun free trial untuk kamu yang ingin mencoba gratis aplikasi ini 14 hari.
