Salah satu pekerjaan administratif HR perusahaan adalah mengelola cuti tahunan karyawan. Tugas ini tidak hanya terkait dengan pencatatan jatah cuti tahunan karyawan, tetapi juga penyusunan aturan pelaksanaan hak cuti karyawan di perusahaan secara rinci.
Perlu diketahui bahwa aturan cuti tahunan karyawan swasta di UU Cipta Kerja No 11 Tahun 2020 (Omnibus Law) tidak berbeda dengan ketentuan di UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003. Tidak ada perubahan berarti di pasal-pasal yang mengatur cuti tahunan karyawan.
Baca Juga: Tanya Jawab UU Cipta Kerja: Perjanjian Kerja dan Pengupahan
Jika dirangkum, hak cuti karyawan Omnibus Law meliputi cuti tahunan (annual leave), cuti sakit, cuti menikah, cuti haid, cuti melahirkan/keguguran, cuti ayah (paternal leave), cuti haji/umrah, cuti panjang (untuk perusahaan tertentu), dan cuti penting. Semua cuti tersebut bersifat wajib, di mana perusahaan harus memberikannya dan membayar upahnya meski karyawan bersangkutan tidak menjalankan pekerjaan.
Di luar itu, ada jenis cuti yang tidak diatur UU sehingga sifatnya opsional atau tidak wajib diberikan perusahaan, yaitu cuti di luar tanggungan. Ini merupakan jenis cuti yang tidak dibayar (unpaid leave).
Cuti Tahunan: Hak Setiap Karyawan
Di antara yang disebutkan, cuti tahunan merupakan satu-satunya hak cuti mutlak atau diberikan tanpa syarat kepada setiap karyawan tanpa kecuali. Terlepas dari apakah karyawan membutuhkan atau tidak, hak cuti tahunan tetap wajib diberikan oleh perusahaan.
Cuti tahunan berbeda dari cuti lain yang bersyarat, misalnya cuti melahirkan khusus untuk karyawan perempuan yang akan melahirkan, cuti menikah hanya untuk karyawan yang menikah, cuti sakit untuk karyawan yang sakit, dan cuti penting apabila anggota keluarga karyawan meninggal, karyawan menikahkan anak, mengkhitankan/membaptiskan anak, atau istri karyawan melahirkan/keguguran.
Jumlah Cuti Tahunan
Aturan hak cuti tahunan terbaru terdapat dalam Omnibus Law Pasal 81 Angka 23, yang menyebutkan bahwa cuti tahunan wajib diberikan kepada pekerja paling sedikit 12 hari kerja setelah pekerja yang bersangkutan bekerja selama 12 bulan secara terus menerus. Ketentuan jumlah cuti tahunan tersebut merupakan batas minimal, artinya perusahaan boleh memberikan hak cuti lebih dari 12 hari setahun.
Sesuai aturan di atas, hak cuti tahunan karyawan timbul pada bulan ke-13, yang pelaksanaannya diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Karena itu, setiap perusahaan perlu membuat teknis pelaksanaan aturan cuti tahunan mereka sendiri.
Tidak Dapat Dikurangi oleh Cuti Lain
Hak cuti tahunan berdiri sendiri dan terpisah dari cuti lain, sehingga tidak mungkin saling mengurangi. Sebagai contoh, jika seorang karyawan mengambil cuti menikah (maksimal 3 hari), maka jatah cuti tahunan tidak berkurang. Begitu pula jika karyawan mengajukan cuti mendampingi istrinya melahirkan (maksimal 2 hari), maka tidak memotong hak cuti tahunan.
Cuti tahunan karyawan hanya dapat dikurangi oleh cuti bersama yang ditetapkan pemerintah melalui SKB tiga menteri. Namun, aturan cuti karyawan ini tidak mengikat. Artinya, karyawan swasta tidak wajib libur pada saat cuti bersama. Jatah cuti tahunan berkurang hanya jika karyawan memilih mengambil libur.
Baca Juga: Contoh Form Cuti Karyawan dan Perhitungannya
Tidak Dapat Diganti Uang
Cuti tahunan tidak dapat diganti dengan uang. Perusahaan tidak boleh menghapus hak cuti tahunan karyawan, mengurangi jumlahnya, atau menggantinya dengan upah atau pembayaran lain sebagai kompensasi.
Umumnya, jatah cuti tahunan karyawan yang tidak diambil sesuai batas waktu yang ditetapkan perusahaan secara otomatis akan hangus atau gugur. Namun, ada pula perusahaan yang menerapkan sistem carry forward, di mana sisa cuti yang belum diambil dapat diakumulasikan ke periode berikutnya sehingga karyawan memiliki jatah cuti tahunan lebih banyak.
Sisa cuti tahunan yang belum diambil dan belum hangus dapat diuangkan apabila karyawan tersebut berhenti bekerja, baik mengundurkan diri (resign) maupun diberhentikan melalui pemutusan hubungan kerja (PHK). Ini disebut sebagai uang penggantian hak yang diatur dalam Omnibus Law Pasal 81 Angka 44 dan PP No 35 Tahun 2021 Pasal 40 ayat (4).
Menghitung Uang Penggantian Hak Cuti
Perhitungan cuti tahunan yang diuangkan dilakukan menggunakan metode prorate atau proporsional. Penggantian hak dihitung dari sisa cuti karyawan hingga tanggal efektif berhenti bekerja, bukan dari jumlah jatah cuti tahunan. Berikut ini cara menghitungnya:
Hitung hak cuti karyawan prorate dengan rumus
| Hak cuti = Jumlah bulan bekerja/12 bulan x Jatah cuti tahunan |
Contoh: Seorang karyawan punya jatah cuti tahunan 14 hari dan mendapat gaji Rp7.000.000. Selama tahun 2021, ia telah mengambil cuti 4 hari. Per 1 Juli 2021, ia mengundurkan diri.
- Total bulan bekerja: 6 bulan (1 Januari-31 Juni 2021)
- Total hari kerja bulan terakhir ( Juni 2021) : 21 hari ( 5 hari kerja dalam semingg)
Hak cuti | = Total bulan bekerja/12 bulan x Jatah cuti tahunan = 6 bulan/12 bulan x 14 hari = 7 hari |
Sisa cuti |
= hak cuti – cuti telah diambil = 7 hari – 4 hari = 3 hari |
Hitung Nilai Uang Penggantian Hak dengan Rumus Excel
Uang penggantian hak = sisa cuti/jumlah hari kerja bulan terakhir x gaji
|
Penggantian hak |
= sisa cuti/jumlah hari kerja bulan Juni x gaji = 3 hari/21 hari x Rp7.000.000 = Rp1.000.000 |
Sanksi Atas Pelanggaran Hak Cuti Karyawan
Pelanggaran terhadap ketentuan hak cuti karyawan dapat dikenai sanksi pidana. Apa saja sanksinya menurut Omnibus Law Cipta Kerja?
Pengusaha yang tidak memberikan hak cuti karyawan atau memberikannya kurang dari 12 hari setahun dianggap melakukan tindak pidana pelanggaran. Sanksinya adalah pidana kurungan paling singkat 1 bulan dan paling lama 12 bulan dan/atau denda paling sedikit Rp10 juta dan paling banyak Rp100 juta.
Sedangkan pengusaha yang tidak membayar upah karyawan yang melaksanakan hak cuti dikenai sanksi pidana penjara paling singkat 1 bulan dan paling lama 4 tahun dan/atau denda paling sedikit Rp10 juta dan paling banyak Rp400 juta rupiah.
Aplikasi Cuti yang Efisien
Ingin mengelola cuti karyawan tanpa repot? Software HRIS terbaik Gadjian dapat membantu memudahkan pekerjaan kamu.
Gadjian adalah aplikasi hitung gaji online yang juga bisa digunakan sebagai aplikasi pengajuan cuti online karyawan. Fitur cuti online menyederhanakan proses pengajuan dan persetujuan cuti menjadi lebih praktis, lebih hemat, lebih cepat, dan dapat dilakukan di mana saja tanpa perlu form kertas.
Cukup melalui aplikasi, karyawan dapat mengajukan cuti dan atasan dapat menyetujuinya secara langsung tanpa proses panjang. Ini memungkinkan karyawan mengajukan cuti untuk urusan mendadak.
Baca Juga: Apa Saja Manfaat Cuti Karyawan bagi Perusahaan?
Keuntungan lainnya, data cuti karyawan otomatis tercatat secara online di server cloud Gadjian. Cuti karyawan yang disetujui akan langsung mengurangi jatah cuti mereka, sehingga kamu memiliki data real-time, tak perlu repot melakukan update data cuti karyawan setiap saat secara manual.
Ingin mencoba fitur cuti online yang praktis dan efisien ini? Kamu bisa coba gratis atau daftar langsung untuk berlangganan aplikasi Gadjian.
