Pemerintah telah mengeluarkan kebijakan pembatasan sosial berskala besar (PSBB) sebagai strategi mengatasi wabah COVID-19, yaitu penerapan social distancing atau physical distancing yang lebih luas disertai penegakan hukum. Prinsip dari kebijakan ini adalah memutus rantai penularan virus corona dengan mencegah interaksi sosial secara langsung.
Provinsi yang telah menerapkan PSBB ini adalah DKI Jakarta, Jawa Barat khususnya Bogor, Depok, Bekasi, dan akan diikuti provinsi lain. Sekolah diliburkan dan siswa belajar di rumah, kegiatan keagamaan dibatasi dan ibadah dilakukan di rumah, serta perusahaan diwajibkan mempekerjakan karyawan dari rumah atau work from home (WFH).
Bagi perusahaan startup, perusahaan media digital, atau industri kreatif, bekerja secara remote (disebut juga telecommuting atau teleworking) mungkin bukan hal asing. Namun, bagi banyak perusahaan , WFH adalah hal baru dan tidak selalu cocok diterapkan, apalagi untuk sektor usaha yang membutuhkan kehadiran karyawan. Namun, perusahaan yang masih baru dalam mengelola work from home tak perlu khawatir karena saat ini sudah tersedia banyak software atau aplikasi- untuk mendukung WFH. Berikut ini 5 kategori aplikasi WFH yang penting Anda ketahui: :
1. Aplikasi absensi karyawan
Kendali perusahaan terhadap kinerja setiap karyawan merupakan aspek penting dalam situasi pandemi coronavirus saat ini. Anda harus dapat memantau dan menilai karyawan remote, sehingga Anda membutuhkan software atau aplikasi yang memberikan visibilitas terhadap kinerja setiap karyawan. Salah satu kinerja yang umumnya penting dipantau oleh perusahaan adalah disiplin kehadiran jam kerja, sehingga salah satu aplikasi yang Anda butuhkan dalam masa PSBB saat ini adalah aplikasi absensi.
Aplikasi absensi online sangat bermanfaat baik dalam mengelola presensi karyawan WFH maupun karyawan yang bekerja di kantor seperti biasa. Bagi karyawan WFH yang tidak menunjukkan kehadiran secara fisik, sistem presensi/absensi online memudahkan karyawan melaporkan kehadirannya dari jauh. Bagi karyawan yang bekerja di kantor, aplikasi absen yang bisa diunduh di handphone –baik Android maupun iPhone– tentunya akan lebih praktis, aman dan nyaman digunakan dibandingkan mesin kehadiran fingerprint yang penggunaannya harus dibagi dengan banyak orang dan beresiko menularkan penyakit.
Baca Juga: Software Gratis untuk Bekerja dari Rumah (Work From Home atau WFH)
Aplikasi absensi online terbaik adalah Hadirr, sistem pencatat kehadiran yang dijalankan dari smartphone berbasis Android maupun iOS. Mobile attendance ini memiliki fitur yang memungkinkan Anda memantau karyawan yang melaporkan clock in, clock out, break dan after break sesuai jam kerja dari banyak lokasi yang telah disetujui. Di aplikasi ini disematkan dua teknologi verifikasi, yaitu face recognition dan sistem pemosisi global (GPS) sehingga dapat mencegah kecurangan absensi.
Pelaporan kehadiran dilakukan dengan selfie di aplikasi Hadirr, kemudian teknologi face recognition mencocokkan data biometrik karyawan. Sementara GPS akan mengidentifikasi lokasi karyawan melaporkan kehadirannya, dan akan mengenali apakah attendance point sesuai dengan lokasi yang disetujui. Data absensi tercatat secara real-time, sehingga Anda dapat mengetahui siapa yang tidak hadir pada saat jam masuk kerja.
Selain memantau absensi, Anda juga dapat memantau jadwal kerja karyawan melalui Hadirr. Karyawan dapat mencatat agenda kerja harian mereka secara real-time, sehingga Anda dapat mengetahui siapa mengerjakan apa pada hari itu.
Hadirr juga memiliki fitur reimbursement yang sangat berguna untuk teleworking. Karyawan WFH dapat mengajukan penggantian biaya yang ditanggung kantor dengan mengunggah bukti pengeluaran ke aplikasi untuk disetujui pembayarannya oleh HR atau finance. Ini sangat sederhana dan tak butuh proses yang rumit, cukup dari rumah.
2. Surat elektronik (e-mail)
Karena email dikirim secara real-time, efisiensinya jauh melebihi surat fisik yang membutuhkan waktu. Beberapa perusahaan menggunakan email kantor untuk kebutuhan surat-menyurat maupun bekerja. Ada beberapa email yang dapat digunakan gratis seperti Gmail. Namun, jika Anda membutuhkan komunikasi yang sifatnya interaktif, menggunakan e-mail kurang efektif.
3. Aplikasi percakapan (chat)
Berkomunikasi secara person-to-person atau dalam satu grup dapat dilakukan melalui pesan yang memungkinkan setiap orang dapat langsung merespon satu sama lain. Ada beberapa aplikasi populer yang dapat diunduh dan digunakan melalui smartphone secara gratis, antara lain WhatsApp, Telegram, dan Signal yang sudah dilengkapi teknologi enkripsi.
WhatsApp group, misalnya, menjadi aplikasi percakapan yang banyak digunakan oleh karyawan dalam berkoordinasi tentang pekerjaan. Misalnya, atasan dapat memberikan penugasan kepada timnya melalui pesan teks dan suara, membicarakan target, dan menentukan pembagian kerja tim.
Jika Anda ingin memisahkan antara percakapan pribadi dan diskusi kerja, Anda dapat menggunakan aplikasi Microsoft Teams atau Slack.
4. Aplikasi conference/meeting
Lupakan dulu meeting di kantor, restoran, atau hotel, dan lakukan secara online melalui aplikasi video conference sebagai gantinya. Anda dapat mengumpulkan karyawan yang bekerja di rumah untuk bergabung dalam sebuah rapat virtual di depan laptop masing-masing.
Baca Juga: Pemerintah Bebaskan PPh 21 Karyawan Saat Pandemi Covid-19, Ini Ketentuannya
Beragam aplikasi video call bisa Anda gunakan. Skype merupakan aplikasi yang sudah sejak lama digunakan secara luas, baik yang gratis maupun berbayar. Selain itu ada GoToMeeting, Google Hangout Meet, dan yang akhir-akhir ini sedang naik daun adalah aplikasi Zoom.
5. Aplikasi kerja kolaboratif
Ini merupakan tool penting untuk menunjang pekerjaan, di mana setiap karyawan dapat berkolaborasi dalam sebuah project secara online. Kebutuhan perusahaan tentu tidak sama soal bagaimana pekerjaan dilakukan, sehingga mereka membutuhkan tool yang berbeda.
Aplikasi semacam ini membuat sebuah pekerjaan besar dipecah-pecah dan didelegasikan ke setiap orang, serta memungkinkan manajer mengelola dan memantau pembagian kerja, target, progres, dan hasil akhirnya. Ada banyak pilihan tool, seperti Asana, Trello, Basecamp, Google Docs, Microsoft Office 365, dan Quip.
Aplikasi apa yang Anda gunakan untuk WFH? Silakan berbagi di kolom komentar. Jangan lupa untuk mencoba aplikasi Hadirr – tersedia demo gratis selama 7 hari.
