Untuk memudahkan layanan, BPJS Ketenagakerjaan telah menyediakan Sistem Informasi Pelaporan Peserta berbasis website (SIPP Online) atau disebut juga New SIPP. Kelebihannya, sistem ini dapat diakses dari mana saja, sehingga admin HR di perusahaan tak perlu repot bolak-balik ke kantor BPJS hanya untuk melaporkan perubahan data karyawan. Platform online ini merupakan pengembangan dari sistem pelaporan offline SIPP Desktop yang lebih dulu digunakan oleh BPJS Ketenagakerjaan.
Bagi perusahaan, fungsi utama SIPP Online adalah membantu pengelolaan dan pelaporan data secara online terkait hak dan kewajiban karyawan sebagai peserta BPJS Ketenagakerjaan, seperti pendaftaran, mutasi pekerja, daftar karyawan baru dan karyawan keluar, pelaporan gaji (upah), dan pembayaran iuran (premi). Misalnya, untuk mendaftarkan karyawan baru bisa dilakukan melalui smartphone dari mana saja, sehingga membuat waktu kerja HR lebih efisien.
Bagi BPJS Ketenagakerjaan, SIPP Online memungkinkan sinkronisasi data kepesertaan versi perusahaan dan versi BPJS. Karena menggunakan data real-time, otomatis tidak ada perbedaan keduanya. Karena itu, sistem ini tidak lagi memerlukan pencocokan data secara manual yang merepotkan. Ini juga akan menekan kesalahan dalam perhitungan dan pembayaran iuran, serta mengurangi risiko kecurangan dalam klaim manfaat oleh peserta (karyawan).
Berikut 4 menu SIPP Online yang perlu kamu tahu:
- Mutasi data. Di menu ini, kamu bisa menambahkan daftar karyawan baru perusahaan sebagai peserta BPJS Ketenagakerjaan. Tersedia dua pilihan pendaftaran, yaitu ‘tambah individu’ atau ‘tambah massal’. Kamu juga dapat melengkapi data karyawan, termasuk keluarganya, di laman ‘profil tenaga kerja dan anggota keluarga’. Selain itu, pengunggahan data upah, tenaga kerja non-aktif, hitung iuran, serta finalisasi dan pembayaran tersedia di menu ini.
- Monitoring. Menu ini memudahkan kamu memantau dan mengecek data iuran kepesertaan karyawan perusahaan, seperti jumlah total yang disetor sekaligus status pembayarannya, ‘paid’ atau ‘unpaid’.
- Laporan. Di sini tersedia beberapa jenis laporan kepesertaan BPJS yang dapat kamu unduh, yaitu Form Tenaga Kerja Keluar, Form Tenaga Kerja Baru, Form Rincian Upah, dan Form Rincian Iuran.
- Pengaturan. Menu ini digunakan untuk mengatur profil perusahaan, menambah perusahaan, menghapus perusahaan binaan, dan menambah maupun menonaktifkan user.
Pelaporan SIPP
Setiap program jaminan sosial-ekonomi BPJS Ketenagakerjaan memiliki iuran berbeda yang dihitung berdasarkan persentase atas upah karyawan. Iuran Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK) adalah 0,24-1,74% upah (tergantung tingkat risiko), Jaminan Kematian (JKM) 0,3% upah, Jaminan Hari Tua (JHT) 5,7% upah, dan Jaminan Pensiun (JP) 3% upah. Karena itu, perusahaan sebagai pihak yang mempekerjakan karyawan wajib melaporkan data upah yang valid.
Data upah mesti diunggah dalam file berformat XLS atau XLSX. Kamu bisa mengunduh lebih dulu form template Excel di aplikasi New SIPP melalui fitur ‘upload upah’ di menu ‘mutasi data’, kemudian mengisinya dengan data perusahaanmu, seperti nama karyawan dan nominal upah. Setelah selesai, unggah kembali melalui menu dan fitur yang sama.
Karena proses input data ke form Excel dilakukan secara manual atau copy-paste dari data upah di komputer kantormu, pastikan tidak terjadi kesalahan yang akan berdampak pada kekeliruan hitung iuran BPJS karyawan. Periksa kembali sebelum mengunggahnya.
Mau cara yang praktis, cepat, dan nir-kesalahan? Sebaiknya kamu menggunakan software HR Gadjian. Aplikasi berbasis cloud ini punya fitur lapor SIPP BPJS yang keren. Kamu tak perlu lagi repot mengunduh template atau mengisi secara manual, sebab Gadjian sudah menyediakan file pelaporan BPJS Ketenagakerjaan secara otomatis dengan menggunakan data karyawan di aplikasi. Kamu tinggal unggah file ke SIPP Online, lebih mudah dan cepat.
Gadjian adalah payroll software andalan ratusan pengusaha di Indonesia untuk mengelola penggajian karyawan secara efisien. Software ini dilengkapi fitur hitung BPJS Online yang akan mengalkulasi iuran BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan yang dibayarkan perusahaan maupun karyawan secara otomatis. Hasil perhitungannya muncul di slip gaji online bersama komponen lainnya.
