Pekerja atau karyawan merupakan faktor produksi yang berperan penting menggerakkan kegiatan bisnis barang dan jasa. Jika ingin mendorong bisnis berkembang cepat, maka tenaga kerja yang berkualitas menjadi syarat utama. Dan, tentu saja, kualitas SDM perusahaan bergantung pada strategi Human Resource (HR) atau Human Capital (HC).
Strategi HR merupakan metode atau cara pengelolaan SDM secara terencana untuk mencapai tujuan organisasi bisnis ke depan. Strategi itu dapat berupa kebijakan yang diambil perusahaan untuk menarik karyawan terbaik, menempatkannya di posisi yang tepat, memberikan pelatihan dan pengembangan kompetensi untuk mendorong kinerja, serta membuat mereka loyal. Prinsip strategi HR adalah mengoptimalkan kontribusi SDM terhadap bisnis perusahaan secara berkesinambungan.
Salah satu hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun strategi HR adalah demografi karyawan. Sebab, data statistik tenaga kerja di sebuah perusahaan merupakan informasi yang akan membantu HR dalam memilih opsi yang tepat dalam mengelola SDM. Berikut 7 manfaat demografi karyawan dalam menyusun strategi HR:
1. Usia Karyawan
Pemetaan usia karyawan di perusahaan dapat memberikan gambaran mengenai usia terendah, tertinggi, dan rata-rata usia pekerja. Beda generasi, beda pula cara menanganinya. Misalnya, jika perusahaanmu saat ini didominasi pekerja Millennials, maka kamu mesti menerapkan strategi yang berbeda. Dibandingkan generasi X, sebagian besar Millennials punya reputasi sebagai pekerja yang kurang loyal atau mudah pindah kerja. Jika kamu gagal memahami dan memenuhi apa yang mereka butuhkan dari perusahaan, maka karyawanmu hanya akan menjadi kutu loncat.
Perhatikan pula berapa persen karyawan yang akan masuk usia pensiun. Ini berarti kamu mesti mempersiapkan pembayaran tunjangan pensiun, tabungan hari tua, dan sebagainya. Namun, yang tak kalah penting adalah menyiapkan suksesi atau pengisian jabatan yang akan ditinggalkan, untuk memastikan kinerja tim tidak terganggu.
Jadi, usia karyawan membantu kamu menentukan strategi HR terkait retensi, engagement, benefit, produktivitas, penempatan karyawan, dan promosi.
2. Jenis Kelamin
Data demografi berdasarkan jenis kelamin mengelompokkan karyawan ke dalam kategori laki-laki dan perempuan. Jika perusahaan kamu memiliki banyak karyawan perempuan, maka kamu mesti paham sejak awal bahwa pekerja perempuan memiliki hak cuti haid 2 hari dan hak cuti melahirkan 3 bulan yang diupah penuh sebagaimana diatur UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003.
Selain itu, UU juga memberikan batasan terkait pekerja perempuan. Pasal 76 mengatur karyawan perempuan yang dipekerjakan pada shift malam, serta melarang pengusaha mempekerjakan karyawan perempuan hamil pada shift malam apabila menurut dokter membahayakan keselamatan kandungan maupun dirinya.
Statistik jenis kelamin membantu kamu menentukan strategi HR terkait cuti karyawan, terutama distribusi tugas saat cuti melahirkan, pola kerja (shift), dan benefit karyawan.
3. Agama
Saat perekrutan, perusahaan memang tidak memilih karyawan berdasarkan faktor suku dan agama, melainkan berdasarkan kompetensi, keahlian, dan karakter. Meski demikian, informasi mengenai agama tetap penting bagi perusahaan, sebab hal ini akan berpengaruh pada cuti di sekitar hari raya keagamaan serta pembayaran tunjangan hari raya (THR) keagamaan.
Karyawan Muslim kemungkinan besar akan mengambil cuti sekitar Idul Fitri karena tradisi mudik bertemu keluarga besar, sedangkan karyawan Kristen Protestan dan Katholik kemungkinan besar akan mengambil cuti akhir tahun. Perusahaan yang mempekerjakan karyawan yang homogen (satu agama) lebih sulit mengelola cuti, sebab akan sering menghadapi penumpukan cuti di hari yang sama setiap tahun.
4. Level Pendidikan
Informasi mengenai level pendidikan, latar belakang keilmuan, kecakapan, dan keterampilan karyawan berguna untuk menentukan strategi pengembangan kualitas karyawan. Misalnya, pendidikan atau pelatihan apa saja yang dibutuhkan karyawan untuk meningkatkan kompetensi, dan apakah keahlian tersebut sesuai dengan kebutuhan perusahaan saat ini.
Strata pendidikan karyawan juga berpengaruh pada kebijakan dan strategi HR dalam penempatan karyawan, promosi jabatan, dan transfer of knowledge. Misalnya, jenjang golongan jabatan dan skala upah disusun memperhatikan tingkat pendidikan dan kompetensi karyawan. Tentu saja ini juga terkait dengan kompensasi dan benefit.
5. Status Perkawinan
Mengapa informasi karyawan kawin/tidak kawin penting? Karena status perkawinan berpengaruh pada banyak hal di perusahaan, dari mulai soal administrasi hingga strategi HR dalam menentukan kompensasi dan benefit. Dalam hal administrasi, status perkawinan dan jumlah tanggungan berpengaruh pada perhitungan PTKP pajak penghasilan dan iuran BPJS Kesehatan (apabila lebih dari 5 orang).
Karyawan berkeluarga lebih banyak memiliki cuti dan izin diupah, seperti cuti ayah (menemani istri melahirkan), izin mengkhitankan/membaptiskan anak, dan izin mengawinkan anak. Di luar itu, karyawan berkeluarga juga akan sering mengambil cuti atau sengaja tidak masuk kerja karena urusan keluarga dibandingkan karyawan lajang. Tak jarang pula, persoalan keluarga terbawa ke kantor sehingga berpengaruh pada kinerja.
Beberapa perusahaan juga memberikan tunjangan bagi karyawan berkeluarga seperti tunjangan istri/anak, tunjangan pendidikan anak, asuransi keluarga, serta beragam benefit untuk karyawan dan keluarga (work-life balance).
6. Jumlah Karyawan
Data karyawan perusahaan menggambarkan berapa jumlah karyawan aktif, karyawan akan resign, dan karyawan yang akan bergabung ke perusahaan. Data keluar-masuk karyawan dalam periode tertentu dapat menggambarkan tingkat turnover karyawan di perusahaan.
Turnover tinggi juga berarti retensi rendah, sehingga diperlukan strategi untuk meningkatkan loyalitas karyawan yang tepat apabila perusahaan tidak mau kehilangan top-talent. Selain itu, informasi jumlah karyawan juga membantu kamu mengetahui apakah kuantitas karyawan berbanding lurus dengan produktivitas perusahaan.
7. Status Karyawan
Status karyawan berdasarkan perjanjian kerja dikelompokkan menjadi karyawan tetap (PKWTT) dan karyawan kontrak (PKWT). Status karyawan menentukan pemberian paket kompensasi dan benefit karyawan. Misalnya, ada benefit karyawan yang hanya diberikan kepada karyawan tetap yang memenuhi masa kerja misalnya pinjaman karyawan dan kredit perumahan (KPR). Karyawan tetap juga berhak atas jenjang karir dan kenaikan upah secara berkala.
Ketujuh faktor demografi karyawan di atas terdapat dalam fitur Analisis Kinerja Karyawan yang ada di payroll software Gadjian. Dengan menggunakan aplikasi karyawan ini, kamu tak perlu memetakan data statistik di atas secara manual, sebab Gadjian akan menampilkannya secara otomatis berdasarkan data karyawan yang tercatat dan tersimpan di aplikasi. Kelebihannya adalah setiap data yang disajikan adalah real-time sehingga membantu kamu mengambil keputusan secara cepat.
Gadjian adalah platform kelola administrasi karyawan secara online berbasis cloud yang sangat efisien untuk menghitung gaji karyawan secara otomatis. Besaran gaji pokok, lembur, tunjangan, bonus, THR, pinjaman karyawan, PPh 21, dan BPJS yang rumit dapat dihitung dengan mudah tanpa menghabiskan waktu dan tenaga admin.
Dengan sistem hitung gaji online yang cepat dan akurat, pekerjaan penggajian setiap bulan tidak lagi merepotkan. Artinya, kamu punya lebih banyak waktu untuk memikirkan strategi pengembangan SDM yang tepat demi meningkatkan produktivitas perusahaan, ketimbang hanya sibuk menangani tugas administratif karyawan.
