Gaji karyawan merupakan beban perusahaan yang rutin dikeluarkan setiap bulan di samping biaya operasional perusahaan untuk produksi dan pemasaran. Sesuai prinsip ekonomi, setiap perusahaan tentu menginginkan biaya minimal untuk mendapatkan keuntungan maksimal.
Karena itu, perusahaan yang mengeluarkan beban gaji yang besar tentu berharap mendapatkan laba perusahaan yang besar pula. Gaji karyawan merupakan beban yang terus meningkat setiap tahun, antara lain dipengaruhi oleh kenaikan kebutuhan hidup layak, inflasi, dan pertumbuhan ekonomi. Tetapi apakah serta merta dengan naiknya gaji karyawan, pendapatan perusahaan juga ikut naik?
Bagaimana jika biaya untuk pembayaran gaji karyawan terus naik, sementara produktivitas perusahaan stagnan, angka penjualan tidak beranjak naik, target penerimaan tidak tercapai, dan laba jauh dibawah ekspektasi? Mungkin masih bagus jika tidak merugi. Tetapi apakah perusahaan dapat bertahan terus dengan kondisi bisnis semacam ini?
Jika kenaikan biaya operasional kantor tidak sebanding atau malah tidak berkorelasi positif dengan peningkatan produktivitas, maka bisnis berjalan tidak efisien. Akibatnya, perusahaan menjadi tidak kompetitif dan kehilangan pasar, sehingga dapat menyebabkan penurunan pendapatan. Jika berlarut-larut, tentu saja perusahaan dapat mengalami kerugian. Dampak paling buruknya, bisnis selesai dan karyawan di-PHK.
Gaji karyawan memang merupakan beban perusahaan yang tidak akan pernah bisa diturunkan. Dengan alasan apa pun, perusahaan tidak bisa mengurangi atau memotong gaji karyawan, sekalipun merugi. Namun, perusahaan dapat mengendalikannya.
Baca Juga: Cara Menghitung Tingkat Absensi Karyawan
Mencegah pengeluaran perusahaan untuk karyawan yang tidak perlu dapat mengurangi biaya operasional. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan, yaitu:
1. Mengelola Waktu Cuti Karyawan Agar Mengurangi Jam Lembur
Frekuensi lembur yang tinggi dan melibatkan banyak karyawan jelas akan menimbulkan beban biaya baru di luar gaji rutin. Salah satu penyebab lembur adalah tidak selesainya pekerjaan sesuai alokasi waktu yang ditetapkan, misalnya karyawan mengambil cuti dengan meninggalkan pekerjaan yang belum selesai. Dampaknya, pekerjaan dialihkan dengan kerja lembur ke karyawan lainnya.
Karena itu, HR mesti mengelola waktu cuti karyawan dengan cermat. Paling tidak, HR dapat memastikan karyawan yang akan cuti tidak meninggalkan pekerjaan yang berpotensi menyebabkan kerja lembur. Selain itu, menerapkan jadwal cuti bergilir juga perlu untuk menghindari agar tidak terjadi ‘cuti rombongan’ dalam waktu yang sama sehingga menyebabkan pekerjaan terbengkalai.
2. Mengatur Jam Kerja untuk Mengurangi Ketidakhadiran Karena Sakit
Jika perusahaan menerapkan waktu kerja shift, perlu mengatur jadwal secara merata dan bergiliran, terutama bagi yang menerapkan shift malam. Membiarkan karyawan bekerja malam terus-menerus dalam waktu lama tentu tidak baik bagi kesehatan mereka. Hal ini dapat menyebabkan ketidakhadiran karyawan tinggi karena sakit akibat kelelahan.
Sama dengan cuti, ketidakhadiran menyebabkan pekerjaan molor dan akhirnya diselesaikan dengan kerja lembur. Artinya, perusahaan membayar upah lagi untuk pekerjaan yang seharusnya selesai di waktu kerja harian.
3. Menghilangkan Pelatihan yang Tidak Berguna
Pelatihan pada dasarnya bermanfaat bagi perusahaan, agar SDM perusahaan lebih unggul dan produktif. Namun, persoalannya, secara tidak sadar perusahaan mengeluarkan banyak uang untuk pelatihan yang belum tentu berdampak, misalnya pelatihan dengan mengundang motivator yang tarifnya ratusan juta rupiah. Pelatihan semacam ini bisa dihapus, sebab ‘motivator mahal’ tidak menjamin karyawan menjadi lebih termotivasi. Setidaknya hingga saat ini tidak ada bukti empiriknya. Justru sebaliknya, anggaran perusahaan membengkak.
Agar lebih efisien, perusahaan dapat mengadakan pelatihan internal yang terkait dengan tugas karyawan sehari-hari, misalnya untuk meningkatkan keterampilan dan kompetensi kerja. Untuk urusan meningkatkan motivasi karyawan secara efektif, solusinya bukan motivator, tetapi beragam benefit karyawan yang tersedia di Benefide.
4. Memantau Pengeluaran Gaji Karyawan
Salah satu cara mengendalikan biaya operasional adalah dengan memantau pengeluaran gaji karyawan. Hal ini memungkinkan perusahaan mengetahui apakah selama ini beban gaji karyawan yang besar berdampak pada peningkatan produktivitas atau tidak.
Baca Juga: Cara Menghitung Tingkat Absensi Karyawan
Untuk melakukannya, kamu perlu menggunakan software HR Gadjian, aplikasi pintar untuk penggajian yang memiliki fitur Analisis Kinerja Karyawan. Fitur ini memungkinkan kamu memantau pengeluaran gaji perusahaan, persentase kenaikan gaji, dan rata-rata besaran gaji yang dibayarkan perusahaan kepada karyawan dalam kurun waktu atau periode tertentu, misalnya satu bulan, satu kuartal, atau satu tahun.
Analisis ini akan memberikan gambaran sejauh mana korelasi antara beban gaji dan tingkat produktivitas karyawan di perusahaanmu, dan apakah jumlah karyawan saat ini sudah cukup untuk mengembangkan bisnis perusahaan. Dengan data ini, kamu dapat mengambil keputusan yang tepat agar beban gaji karyawan tidak terus membengkak.
Selain itu, Gadjian juga dapat membantu mengurangi beban operasional dengan menekan kerja lembur seperti langkah di atas, dengan mengelola cuti karyawan lebih baik melalui cuti online serta membuat pola kerja shift karyawan yang tepat secara otomatis.
