Metode absensi di perusahaan telah mengalami perkembangan selama puluhan tahun, dari cara paling konvensional hingga penggunaan teknologi mutakhir. Paling lawas adalah penggunaan tanda tangan di form kertas sebagai bukti kehadiran, lalu HR menghitung manual jumlah kehadiran. Ini cara sederhana dan murah tetapi paling gampang dimanipulasi.
Absensi kertas kemudian digantikan oleh mesin ceklok, di manan karyawan sebelum mulai kerja dan sebelum pulang kantor lebih dulu memasukkan kartu absen ke sebuah mesin yang mencetak angka jam dan menit secara otomatis. HR kemudian merekap kartu absensi karyawan. Cara ini juga masih berpeluang dicurangi oleh karyawan nakal yang titip kartu.
Baca Juga: 4 Kelebihan Absensi Online bagi Perusahaan
Lalu, teknologi komputer mulai mengambil alih, dan muncul perangkat absen digital dengan magnetic card yang menyimpan data personal karyawan. Meski lebih canggih, cara ini juga masih menyisakan celah penyalahgunaan karena menggunakan ID card yang dapat dipindahtangankan.
Mesin absensi fingerprint berbasis teknologi biometrik kemudian menjadi jawaban atas kebutuhan sistem absensi yang bebas manipulasi. Teknologi ini mengenali identitas personal karyawan melalui pemindaian sidik jari. Data absensi dapat diunduh dan direkap untuk penggajian.
Tetapi, karena menggunakan perangkat stationary, absensi ini berbiaya mahal dan kurang fleksibel. Perusahaan perlu memasang banyak mesin sidik jari sesuai jumlah titik absen di perusahaan atau di banyak kantor cabang. Kelemahan lainnya, metode absen ini tidak mengakomodasi pekerja luar kantor (remote employee).
Kelebihan Metode Hitung Absensi Karyawan dengan Sistem HRIS Cloud
Teknologi cloud kemudian muncul sebagai solusi absensi yang aman, efisien, fleksibel, dan dapat menjangkau titik kehadiran karyawan di mana pun di dunia ini. Sistem absen ini menggunakan aplikasi online memanfaatkan teknologi internet.
Contohnya adalah aplikasi Hadirr, yang mencatat dan menghitung kehadiran karyawan secara akurat dan otomatis. Apa saja kelebihannya? Berikut penjelasannya:
1. Menekan Biaya Perusahaan
Kamu tak perlu menyediakan mesin fingerprint di banyak tempat, sebab karyawanmu melaporkan kehadiran melalui aplikasi Hadirr di smartphone berbasis Android atau iOS miliknya yang terkoneksi internet. Ini berarti menghemat pengeluaran perusahaan.
Bagaimana jika telepon genggam karyawan ketinggalan? Fitur hitch memungkinkan karyawan absen dengan akun miliknya di smartphone milik teman sekantor. Bahkan, jika kehabisan kuota data, karyawan tetap bisa absen dengan mode offline. Sangat praktis kan?
2. Memudahkan Pemantauan Kehadiran di Banyak Lokasi
Hadirr merupakan mobile attendance system yang menggunakan teknologi sistem pemosisi global (GPS) sehingga dapat melakukan verifikasi terhadap lokasi karyawan yang melaporkan kehadiran saat clock in dan clock out.
Jika perusahaanmu punya banyak kantor cabang, kamu bisa memantau kehadiran karyawan di berbagai kota melalui aplikasi pintar ini.
3. Sangat Aman dari Manipulasi
Absen dilakukan dengan swafoto, lalu diverifikasi dengan teknologi biometrik face recognition. Jika foto sesuai data wajah karyawan, maka sistem mengonfirmasi dan mencatatnya sebagai kehadiran.
Data absensi disimpan di server cloud di data center, dan terenkripsi dengan algoritma yang rumit sehingga tidak dapat dimodifikasi atau diubah oleh siapa pun.
4. Menyajikan Data Absensi Real-Time
Aplikasi Hadirr mencatat dan menghitung kehadiran secara otomatis, sehingga data absensi yang ditampilkan real-time. Lupakan Excel, karena kamu tak perlu lagi menghitung absensi karyawan setiap menjelang penggajian.
Dengan software ini, kamu bisa mendapatkan data terkini kehadiran karyawan persis saat jam masuk kerja. Ini memudahkanmu menganalisa data absensi dan membantu pengambilan keputusan secara cepat.
5. Memudahkan Absensi Karyawan Remote
Jika perusahaanmu mempekerjakan karyawan remote, misalnya sales, marketing, atau tenaga lapangan, maka Hadirr memungkinkan mereka absen dari luar kantor melalui aplikasi.
Ini memudahkan karyawan untuk lebih fokus ke tugas hariannya daripada menghabiskan waktu pergi ke kantor untuk mencatatkan kehadiran saat jam masuk dan jam pulang kerja. Artinya, karyawan punya waktu produktif lebih banyak.
Baca Juga: Cara Baru Absensi Tanpa Form Absensi Karyawan XLS
6. Mendukung Teleworking
Teleworking atau bekerja dari banyak tempat diprediksi akan menjadi tren pekerja di masa depan karena sesuai dengan karakter generasi milenial yang menyukai penggunaan teknologi untuk memudahkan urusan pekerjaan.
Hadirr didesain untuk mengakomodasi karyawan yang bekerja tanpa kantor, misalnya dengan fitur pemantau jadwal kerja karyawan dan pemantau kinerja karyawan yang memiliki mobilitas tinggi. Aplikasi ini juga memudahkan karyawan menagih penggantian biaya ke perusahaan melalui fitur reimbursement.
7. Terintegrasi dengan Aplikasi Payroll Gadjian
Hadirr memudahkan penggunaan data absensi dalam penggajian, dengan menyediakan rekap kehadiran karyawan yang meliputi jumlah jam kerja, jumlah hari kerja, dan jam lembur. Aplikasi ini terintegrasi dengan payroll software terbaik di Indonesia, Gadjian.
Apabila ingin menghitung upah lembur atau tunjangan kehadiran sebagai komponen gaji, kamu cukup mengimpor rekap kehadiran dari Hadirr. Kemudian, secara otomatis tunjangan dan upah lembur terkalkulasi dan muncul di slip gaji karyawan.
Dengan aplikasi ini, kamu tak perlu rumus menghitung absensi karyawan seperti di form absensi berformat XLS di spreadsheet semacam Excel yang mensyaratkan conditional formating dan rumus-rumus kehadiran dan ketidakhadiran (sakit, izin, cuti, mangkir) yang cukup merepotkan. Daripada menghabiskan waktu untuk menghitung kehadiran karyawan, lebih baik hemat waktumu dengan menggunakan aplikasi absensi karyawan berbasis cloud.
Hadirr merupakan solusi yang efisien dan efektif untuk memantau dan menghitung kehadiran karyawan. Tak perlu repot berinvestasi mahal untuk perangkat absensi, karena software ini bisa dijalankan di bermacam gawai. Caranya cukup mudah, registrasi lebih dulu di website Hadirr untuk mendapatkan akun pengguna, hanya dengan biaya layanan Rp 10.000 per karyawan per bulan. Kemudian, unduh aplikasinya di Google Play atau App Store.
