Perkembangan teknologi komputasi awan (cloud) memungkinkan pengembang software membuat perangkat lunak online, sehingga aplikasi yang dulu harus diinstal di komputer, kini bisa digunakan dengan koneksi internet. Microsoft, misalnya, yang sebelumnya membuat Office sebagai software on-premise dengan berbagai versinya, sejak 2011 merilis Office 365 berbasis cloud.
Begitu juga dengan pengembang aplikasi untuk menangani pekerjaan administrasi karyawan perusahaan atau HR software, banyak yang memanfaatkan cloud. Bahkan, beberapa tahun terakhir, popularitas HR cloud software terus naik.
Lalu, apakah aplikasi cloud lebih baik bagi bisnis perusahaan dibandingkan on-premise? Untuk menjawabnya, mari kita bedah satu per satu.
HR Software On-Premise
Selama puluhan tahun, banyak perusahaan menggunakan perangkat lunak jenis ini dalam penggajian karyawan. On-premise disebut juga on-site, yang artinya software terpasang di komputer, dan cara mengaksesnya tentu saja dengan mengoperasikan komputer tersebut.
Meski hanya membeli lisensi sekali di awal, biayanya tidak murah. Umumnya lisensi software hanya berlaku untuk satu perangkat komputer. Bagaimana jika aplikasi harus dapat diakses semua HR dan finance di kantor? Tentu perusahaan harus membeli lisensi sebanyak komputer yang akan diinstal, atau membeli paket multi-lisensi untuk satu perusahaan.
Sekalipun HR software on premise dapat digunakan tanpa batas waktu, kenyataannya aplikasi ini tidak benar-benar untuk pemakaian selamanya. Pengguna tetap perlu melakukan update perangkat lunak sendiri saat pengembang software merilis pembaruan sistem secara periodik. Jika tidak, aplikasi berisiko mengalami masalah.
Pekerjaan tambahan untuk update perangkat lunak di perusahaan bukan masalah enteng. Selain membutuhkan dukungan tenaga IT, beberapa pembaruan sistem juga berbayar. Ini berarti biaya tambahan bagi perusahaan. Belum lagi kerepotan lain apabila pemerintah mengubah aturan ketenagakerjaan, perpajakan, lembur, atau BPJS, maka sistem hitung gaji menjadi tidak valid.
Baca Juga: Maraknya Startup yang Beralih ke HRIS Cloud untuk Mengurangi Operating Cost
Persoalan lainnya, jika pengembang aplikasi merilis versi terbarunya, seringkali dukungan terhadap versi lama sengaja dihentikan. Misalnya, pembaruan tidak tersedia lagi sehingga software makin usang.
Namun, di balik itu semua, aplikasi on-site tetap punya nilai plus, terutama bagi orang-orang yang susah percaya ke orang lain. Kendali atas semua data penting perusahaan yang sangat rahasia sepenuhnya tetap berada di tangan sendiri, dan tersimpan di komputer kantor.
Sebagai konsekuensinya, perusahaan juga perlu menyediakan infrastruktur dari mulai spesifikasi komputer sesuai persyaratan minimal untuk menjalankan software, sistem keamanan data, hingga menyediakan hardware berkapasitas besar untuk penyimpanan data (storage). Alasannya, jumlah data perusahaan terus berkembang sesuai aktivitas bisnis dari hari ke hari. Lagi-lagi, ini tidak murah.
HR Cloud
HR cloud software atau Software as a Service (SaaS) adalah kebalikan dari on-premise, di mana perangkat lunak tidak diinstal di komputer pengguna, tetapi berada di sejumlah server cloud. Untuk menjalankannya, admin hanya perlu akses internet ke website aplikasi.
HR cloud lebih fleksibel karena dapat dioperasikan dengan berbagai perangkat berbeda, entah itu komputer kantor, laptop pribadi, tablet, atau bahkan dari smartphone, di mana saja. Tetapi untuk mendapatkan akses, perusahaan mesti mendaftar dan berlangganan dengan pembayaran secara bulanan atau tahunan.
Sistem langganan ini jauh lebih murah ketimbang membeli lisensi di awal seperti on-premise, di mana pengguna membayar paket software dengan sejumlah fitur yang sering tidak dibutuhkan. Dengan cloud, perusahaan hanya membayar sesuai kebutuhan.
Update software? Pengguna tak perlu memikirkannya. Pengembang aplikasi akan selalu memperbarui sistem berkala, menambal celah keamanan, dan memperbaiki bug, agar aplikasi berjalan lebih baik. Semuanya gratis.
Jadi, tanpa diminta oleh pengguna, software selalu up to date dengan sendirinya. Aturan perhitungan PPh 21 berubah? Tak masalah, sistem hitung penggajian cloud dapat menyesuaikan dengan ketentuan terbaru secara otomatis.
Karena bersifat independen terhadap perangkat keras, HR cloud ini tidak menyimpan data karyawan dan perusahaan di komputer, melainkan di data center. Kelebihannya, unlimited storage sangat fleksibel dan menyesuaikan kebutuhan perusahaan. Cloud tidak membutuhkan spesifikasi komputer canggih dan hard disk penyimpanan data di kantor.
Baca Juga: 4 Alasan Mengapa Perusahaan Anda Membutuhkan HRIS
Bagaimana keamanan dan kerahasiaan data upah, cuti, dan kehadiran karyawan? Sebagian pengusaha masih menyimpan kekhawatiran soal ini, namun kenyataannya penyimpanan cloud lebih aman ketimbang penyimpanan on-site yang rawan terhapus, dicuri, atau terkena serangan virus dan malware.
Selain data terenkripsi dan terproteksi, penyimpanan di server pihak ketiga, misalnya Amazon Web Services sebagai penyedia layanan cloud nomor satu di dunia, sangat terpercaya dari sisi keamanan dan reliabilitasnya. Kecuali pemilik akun (pengguna), tak ada yang dapat membaca dan mengakses data perusahaan, termasuk penyedia cloud sendiri.
Untuk kepentingan akses aplikasi berkesinambungan, data pelanggan disimpan dengan backup sejumlah server di data center terpisah. Apabila satu server down atau sedang menjalani pemeliharaan, aplikasi dan data pengguna tetap dapat diakses dari server lainnya.
|
Perbedaan | HRIS On-Premise |
HRIS Cloud |
| Lokasi software |
Terinstal di komputer pengguna |
Di server cloud |
| Lokasi penyimpanan data |
Di internal storage, kapasitas terbatas |
Di data center, kapasitas tak terbatas (scalable) |
| Lisensi |
Pembelian sekali di awal |
Pembayaran berlangganan |
| Biaya aplikasi |
Lebih mahal, lisensi hanya berlaku untuk satu komputer |
Lebih murah, satu akun dapat dipakai di berbagai perangkat |
| Fitur |
Bawaan software (default) |
Menyesuaikan kebutuhan pengguna |
| Hardware untuk akses |
Terbatas pada perangkat yang diinstal aplikasi |
Dapat diakses di semua perangkat terpisah dan dari berbagai tempat |
| Cara akses |
Tanpa internet |
Dengan internet |
| Spesifikasi minimal hardware |
Perlu, agar aplikasi berjalan lancar |
Tidak perlu, hanya perlu koneksi internet yang stabil |
| Update dan pemeliharaan |
Tanggung jawab pengguna, termasuk biaya update aplikasi |
Dilakukan berkala oleh pengembang aplikasi secara otomatis, gratis |
| Proteksi data |
Ditangani pengguna aplikasi sendiri |
Keamanan data adalah prioritas. Penyedia cloud menjamin pihak ketiga tidak dapat mengaksesnya |
| Fleksibilitas sistem |
Tidak fleksibel |
Fleksibel, dapat memperbarui sistem otomatis apabila terjadi perubahan aturan ketenagakerjaan. Pengguna akan mendapat sistem hitung yang valid sesuai peraturan terbaru |
Dari perbedaan di atas dapat disimpulkan, bahwa HR software berbasis cloud lebih praktis dan menguntungkan. Kamu hanya membayar layanan yang kamu butuhkan, sehingga jauh lebih hemat. Pemeliharaan, pembaruan, dan perbaikan sistem aplikasi merupakan tanggung jawab pengembang. Kamu cukup tahu beres dan tinggal pakai.
Baca Juga: Pusing Hitung Gaji Karyawan Setiap Bulan? Aplikasi Payroll Ini Solusinya
Mau pakai HR cloud software terbaik di Indonesia? Coba Gadjian. Aplikasi payroll yang dikembangkan oleh PT Fatiha Sakti ini terbukti andal menyelesaikan semua pekerjaan administrasi karyawan secara otomatis, dari mulai mengelola data karyawan hingga perhitungan gaji beserta komponennya, seperti tunjangan, lembur, bonus, THR, BPJS, dan PPh 21.
Sistem HR ini juga dapat mengelola cuti karyawan melalui sistem cuti online. Pengajuan dan persetujuan cuti cukup dilakukan dari aplikasi tanpa form kertas. Sistem Gadjian menghitung otomatis sisa cuti karyawan dan menampilkan data real time, sehingga kamu tak perlu repot merekap data cuti setiap karyawan.
Gadjian didesain sebagai aplikasi cloud dengan segala kelebihan seperti disebut di atas, dengan harga ekonomis dan menyesuaikan kebutuhanmu. Tersedia paket Standar bagi kamu yang baru memulai usaha, yaitu cukup Rp 12.500 per orang per bulan. Untuk mendapatkan fitur lebih lengkap, kamu dapat berlangganan paket Sukses Rp 20.000 per orang per bulan. Aplikasi cloud ini akan menghemat biaya kelola administrasi karyawan di perusahaanmu Rp 20 juta setahun.
