Penggajian merupakan salah satu pekerjaan administratif penting yang menjadi tanggung jawab HR dan finance. Pasalnya, penggajian terkait dengan pembayaran upah yang menjadi hak karyawan. Itu sebabnya mengapa pemerintah cukup ketat dalam hal perlindungan upah, sebagaimana diatur dalam UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003 maupun Peraturan Pemerintah (PP) Pengupahan No 78 Tahun 2015.
Setidaknya ada 5 poin penting yang wajib diperhatikan perusahaan terkait sistem penggajian karyawan sesuai ketentuan PP Pengupahan, yakni:
1. Upah Wajib dibayarkan kepada pekerja/buruh yang bersangkutan (Pasal 17 ayat 1)
Upah timbul karena adanya perjanjian kerja antara pengusaha dan pekerja yang mengatur hak dan kewajiban kedua pihak sebagai subjek hukum. Pengusaha berhak memerintah pekerja untuk menyelesaikan pekerjaan, tugas, dan tanggung jawab yang diperjanjikan, serta wajib membayar upah kepada pekerja sebagai imbalan atas pekerjaan.
Bahkan UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003 mewajibkan pengusaha tetap membayar upah sekalipun pekerja tidak dapat bekerja atau melakukan pekerjaan karena 9 alasan yang disebutkan dalam Pasal 93, antara lain sakit, sakit saat haid hari pertama dan kedua (pekerja perempuan), menikah, menikahkan anak, isteri melahirkan/keguguran kandungan, dan menjalankan ibadah yang diperintahkan agamanya.
2. Pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima oleh pekerja/buruh pada saat upah dibayarkan (Pasal 17 ayat 2)
Selain membayarkan upah, pengusaha juga wajib memberikan slip gaji sebagai bukti upah telah dibayar, yang berisi detail komponen penghasilan yang diterima karyawan, seperti upah pokok, tunjangan tetap, tunjangan kehadiran, upah lembur, sekaligus potongan iuran BPJS, pinjaman karyawan, dan pajak penghasilan (PPh 21). Jadi, karyawan dapat mengecek apakah gaji yang diterimanya sesuai haknya, misalnya apakah upah lembur dibayar sesuai jam lembur, atau apakah uang makan diberikan sesuai jumlah kehadiran.
Baca Juga: Konsultasi HR: Apa Arti 1/173 dalam Menghitung Upah Lembur Karyawan?
Perhitungan gaji rawan kekeliruan, apalagi HR mengerjakannya secara manual dengan Excel. Lain cerita jika perusahaan menggunakan payroll software otomatis semacam Gadjian yang efisien dan akurat dengan sistem hitung gaji online. Aplikasi ini juga menjamin karyawan memperoleh informasi rincian gaji secara transparan dan cepat melalui slip gaji online, yang diterima tepat saat upah dibayar, tak perlu menunggu diedarkan seperti slip gaji kertas.
3. Pengusaha wajib membayar upah pada waktu yang telah diperjanjikan antara pengusaha dengan pekerja/buruh (Pasal 18)
Dalam hal upah dibayarkan menurut satuan waktu, pengusaha dapat mengupah pekerja secara harian, mingguan, atau bulanan. Waktu pembayarannya dapat disepakati dan diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Misalnya, upah mingguan diberikan setiap akhir pekan, dan upah bulanan dibayarkan setiap akhir atau awal bulan.
Pembayaran harus sesuai waktu yang disepakati. Keterlambatan membayar upah lebih dari 3 hari dapat berakibat perusahaan dikenai denda, seperti disebutkan dalam Pasal 55. Perusahaan juga perlu mengatur ketentuan pembayaran apabila tanggal penggajian jatuh pada hari libur atau istirahat mingguan, misalnya dimajukan atau dimundurkan.
Salah satu penyebab keterlambatan penggajian adalah sistem perhitungan manual yang rumit dan memakan waktu, apalagi jika jumlah karyawan ratusan hingga ribuan. Solusi penggajian tepat waktu adalah HR software Gadjian, yang menyederhanakan pekerjaan yang rumit menjadi mudah dan cepat lewat sistem hitung otomatis.
4. Pembayaran upah harus dilakukan dengan mata uang rupiah Negara Republik Indonesia (Pasal 21)
Karena upah merupakan imbalan atas pekerjaan yang dinyatakan dalam bentuk uang, maka harus dibayarkan dalam mata uang rupiah. Upah tidak boleh diberikan dalam bentuk lain, misalnya barang atau natura. Mengapa harus uang?
Jika merujuk ke UU Ketenagakerjaan, Pasal 88, pemerintah mengatur kebijakan pengupahan untuk mewujudkan penghasilan yang memenuhi penghidupan yang layak bagi kemanusiaan. Karena itu, upah haruslah dapat digunakan untuk memenuhi penghidupan pekerja, dan uang adalah alat tukar yang sah untuk berbagai macam kebutuhan.
5. Dalam hal upah dibayarkan melalui bank, maka upah harus sudah dapat diuangkan oleh pekerja/buruh pada tanggal pembayaran upah yang disepakati kedua pihak. (Pasal 22)
Upah dapat dibayarkan secara langsung kepada pekerja atau melalui bank. Apabila dibayarkan melalui bank, maka perusahaan harus menjamin bahwa upah telah masuk ke rekening karyawan pada tanggal penggajian yang disepakati. Misalnya, jika pembayaran upah disepakati setiap tanggal 25, maka perusahaan harus mengantisipasi proses transfer antar-bank yang dapat memakan waktu. Karena itu, bagian finance mentransfer lebih cepat satu atau dua hari dari tanggal penggajian.
Pembayaran upah lewat bank lebih mudah dilakukan dengan Gadjian. Aplikasi penggajian ini telah terintegrasi dengan fitur Mandiri Cash Management (MCM). Apabila perusahaan memiliki rekening Bank Mandiri, maka pembayaran upah seluruh karyawan dapat dilakukan hanya dengan satu kali klik tombol ‘bayar’ di dashboard Gadjian, langsung beres.
Baca Juga: Sistem Upah Ketenagakerjaan di Indonesia
Setelah mengetahui 5 poin penting sistem penggajian karyawan sesuai ketentuan pemerintah, maka kamu seharusnya juga mengoptimalkan sistem penggajian di perusahaanmu.
Pertama, tentukan tanggal penggajian yang tepat, apakah awal atau akhir bulan. Pastikan kamu punya cukup waktu untuk menghitung gaji karyawan agar dapat memenuhi kewajiban penggajian sesuai jadwal dan tidak molor.
Kedua, tingkatkan kemampuan HR dalam mengelola gaji karyawan. Ini dapat dilakukan melalui pelatihan, misalnya mengikuti workshop Gadjian Academy ang dirancang untuk meningkatkan pengetahuan dan kompetensi HR dalam mengelola penggajian di perusahaan menggunakan teknologi terkini (HRIS) sebagai solusi.
Ketiga, tinggalkan sistem kelola gaji manual dan beralihlah ke aplikasi pintar HR yang serba otomatis. Penggunaan software berbasis cloud seperti Gadjian sangat disarankan bagi perusahaan yang mengejar efisiensi waktu dan biaya. Gadjian merupakan sistem HR di Indonesia yang terbukti dapat meminimalkan risiko kesalahan, menyingkat waktu kerja, dan menekan biaya kelola administrasi karyawan.
Teknologi cloud bekerja dengan server online, sehingga tidak membutuhkan perangkat keras untuk penyimpanan data, sistem jaringan komputer, maupun sewa jasa IT. Berapa biaya yang dapat dihemat perusahaanmu jika menggunakan Gadjian? Rp 20 juta setahun!
