Perusahaan pada umumnya punya jadwal penggajian pada akhir bulan, berkisar tanggal 23 hingga 30. Ada pula yang menetapkannya setiap awal bulan, misalnya setiap tanggal 1. Kapan pun itu, pembayaran gaji karyawan harus dilakukan secara periodik dan teratur waktunya.
Ketentuan cara pembayaran upah diatur oleh Peraturan Pemerintah (PP) Pengupahan No 78 Tahun 2015 pada Bagian Ketiga. Hari atau tanggal pembayaran gaji harus didasarkan pada perjanjian antara perusahaan dan karyawan, misalnya disepakati secara lisan, tertulis dalam perjanjian kerja, atau tercantum dalam peraturan perusahaan.
Lebih jelasnya, Pasal 18 menyebutkan seperti berikut:
- Pengusaha wajib membayar upah pada waktu yang telah diperjanjikan antara pengusaha dan pekerja/buruh.
- Dalam hal hari atau tanggal yang telah disepakati jatuh pada hari libur atau hari yang diliburkan, atau hari istirahat mingguan, pelaksanaan pembayaran upah diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
Pasal 19 dan 20 menjelaskan bahwa pembayaran upah oleh pengusaha dilakukan dalam jangka waktu paling cepat seminggu satu kali atau paling lambat sebulan satu kali kecuali bila perjanjian kerja untuk waktu kurang dari satu minggu. Upah harus dibayarkan seluruhnya pada setiap periode dan per tanggal pembayaran upah. Dengan demikian, perusahaan tidak boleh bayar gaji sebagian atau dicicil.
Selanjutnya Pasal 21 dan 22 mengatur bahwa upah harus dibayarkan dalam bentuk mata uang rupiah, serta dapat dibayarkan secara langsung maupun lewat bank. Dalam hal dibayarkan melalui bank, upah harus bisa diuangkan pada tanggal pembayaran upah yang telah disepakati.
Bagaimana jika perusahaan telat bayar gaji karyawan? Apakah ada sanksinya? Keterlambatan pembayaran gaji berakibat perusahaan dapat dikenai denda sesuai ketentuan dalam Pasal 55 berikut:
1. Pengusaha sebagaimana dimaksud dalam Pasal 53 yang terlambat membayar dan/atau tidak membayar upah sebagaimana dimaksud Pasal 5 ayat (4) dikenai denda dengan ketentuan:
a. Mulai dari hari keempat sampai hari kedelapan terhitung tanggal seharusnya upah dibayar, dikenakan denda sebesar 5% (lima persen) untuk setiap hari keterlambatan dari upah yang seharusnya dibayarkan;
b. Sesudah hari kedelapan, apabila upah masih belum dibayar, dikenakan denda sebagaimana dimaksud huruf (a) ditambah 1% (satu persen) untuk setiap hari keterlambatan dengan ketentuan 1 (satu) bulan tidak boleh melebihi 50% (lima puluh persen) dari upah yang seharusnya dibayarkan; dan
c. Sesudah sebulan, apabila upah masih belum dibayar, dikenakan denda keterlambatan sebagaimana dimaksud dalam huruf (a) dan huruf (b) ditambah bunga sebesar suku bunga yang berlaku pada bank pemerintah.
2. Pengenaan denda sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak menghilangkan kewajiban pengusaha untuk tetap membayar upah kepada pekerja/buruh.
Dengan demikian, PP Pengupahan memberi toleransi pembayaran gaji selama tiga hari dari tanggal yang disepakati. Dengan kata lain, jika perusahaan membayar gaji sebelum empat hari dari tanggal penggajian, maka tidak dianggap sebagai keterlambatan dan tidak dikenai sanksi.
Baca Juga: 3 Langkah Penting yang Dilakukan HR dalam Membayar Upah Karyawan
Misalnya, pembayaran gaji disepakati tanggal 25, maka perusahaan tidak dikenai denda jika pembayaran mundur hingga tanggal 28. Denda baru berlaku jika gaji dibayar tanggal 29 atau lebih.
Salah satu penyebab pembayaran terlambat adalah perhitungan gaji yang rumit karena harus memasukkan banyak komponen penambah dan pengurang, dari mulai pajak penghasilan PPh 21, BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan, tunjangan, lembur, bonus, dan pinjaman karyawan. Perhitungan manual tentu memakan waktu lama dan berisiko salah hitung.
Jika itu masalah kamu selama ini dalam menghitung gaji karyawan, berarti saatnya kamu beralih ke payroll software Gadjian. Aplikasi hitung gaji online ini bisa menjadi solusi jitu bagi kamu yang ingin membuat pekerjaan administrasi penggajian setiap bulan menjadi efisien.
Gadjian adalah software hitung payroll otomatis, sehingga selain kamu bisa menghemat banyak waktu, hasil hitungnya juga minim kesalahan. Kamu tak perlu pusing memasukkan data satu per satu yang butuh ketelitian dan menguras energi. Hasil hitungnya pun bisa langsung kamu cek di slip gaji online karyawan, lengkap dengan semua komponen gaji.
Jadi, jika ingin pekerjaan rutinmu dalam kelola gaji karyawan lebih cepat dan akurat, serahkan saja ke Gadjian. Selain pekerjaan beres tanpa repot, kamu juga menghemat biaya kelola SDM puluhan juta setahun.
