Sebuah studi perusahaan riset dan analisis data, International Data Corporation (IDC), pada 2014 memprediksi data digital secara global tumbuh sepuluh kali lipat dalam tujuh tahun, dari 4,4 (2013) menjadi 44 Zettabyte atau 44 trilyun Gigabyte (2020) dan membentuk apa yang disebut ‘digital universe’.
Salah satu penyumbang terbesarnya adalah aktivitas digital oleh lebih dari dua milyar orang dan jutaan perusahaan di dunia yang bekerja secara online. Tak hanya perusahaan teknologi dan start-up digital, internet juga dimanfaatkan dalam setiap organisasi bisnis secara umum karena lebih efisien dalam menangani banyak urusan.
Misalnya, dalam administrasi kelola karyawan perusahaan, penggunaan HRIS software online memungkinkan otomatisasi sistem pencatatan dan perhitungan, mengurangi risiko kesalahan, dan sinkronisasi data tunggal yang bersifat real-time bagi perusahaan. Salah satu kemudahan yang ditawarkan software digital adalah dalam menangani cuti karyawan.
Cuti kerja merupakan hak pekerja yang wajib diberikan oleh perusahaan karena dijamin oleh UU Ketenagakerjaan. Namun, pada kenyataannya, proses pengajuan cuti tidak selamanya mudah karena harus melalui prosedur yang panjang dan berbelit.
Baca Juga: Kini Saatnya HR Beralih dari Excel ke HRIS Berbasis Cloud
Aplikasi cuti online berbasis internet hadir untuk memudahkan pekerjaan HR dengan menyederhanakan prosesnya. Cuti online ini mulai dimanfaatkan oleh banyak perusahaan karena punya kelebihan dibanding sistem manual, di antaranya:
Proses Persetujuan Lebih Mudah dengan Akses Fleksibel
Salah satu penyebab sistem cuti manual membutuhkan waktu lama adalah pengajuan dan persetujuan dari beberapa pihak. Secara umum, karyawan yang ingin mengajukan istirahat/libur lebih dulu mengisi form cuti, kemudian diserahkan ke atasan dan HR. Prosesnya dilakukan secara prosedural dari meja ke meja.
Sementara, dalam sistem cuti online, aplikasi berperan sebagai jembatan digital yang menyederhanakan proses. Cuti berbasis internet menawarkan akses fleksibel bagi pengguna sehingga pengajuan dan persetujuan cuti kerja bisa dilakukan lewat aplikasi di smartphone. Karyawan cukup mengisi form online dan pada saat yang sama bisa langsung dilihat dan disetujui oleh atasan dan HR.
Data Lebih Rapi dan Aman Tanpa Form Kertas
Sistem manual menggunakan form kertas sebagai dokumen pencatatan cuti karyawan, dan disimpan sebagai arsip kantor. Form kertas ini juga sebagai dasar perhitungan cuti karyawan oleh HR, sehingga dalam pengarsipan tidak boleh tercecer, terselip, tertukar, atau hilang.
Tetapi dengan cuti online, pencatatan tidak menggunakan kertas. Semua data cuti karyawan tersimpan rapi dan aman di server cloud. Teknologi komputasi awan ini memanfaatkan server di data center sebagai tempat penyimpanan data digital. Keuntungannya, HR bisa mengakses data tersebut kapan saja, tak perlu membolak-balik tumpukan kertas di folder cuti.
Baca Juga: Ringkasan Lengkap Hak Cuti Karyawan Menurut Depnaker
Memungkinkan Pendelegasian Tugas Lebih Cepat
Dalam hal karyawan mengajukan cuti mendadak atau cuti tak direncanakan, sistem online dengan HRIS software memungkinkan persetujuan lebih cepat dibanding cara manual. Pengajuan dan persetujuan cuti bisa dilakukan saat itu juga, di mana saja, dan tanpa perlu tatap muka.
Bagi atasan, kecepatan informasi karyawan yang mengajukan cuti mendadak berguna dalam pendelegasian tugas yang ditinggalkan. Misalnya, atasan bisa segera melimpahkan tugas harian karyawan yang cuti ke karyawan lain. Cara konvensional tak bisa mengantisipasi cuti mendadak ini karena tidak menyajikan informasi seketika.
Data Cuti Karyawan Real-Time
HR atau supervisor di perusahaan bisa dengan mudah memantau data tunggal cuti karyawan yang ditampilkan secara real-time. Semua catatan soal jatah cuti tahunan dan berapa hari yang sudah diambil bisa diakses. Aplikasi cuti online ibarat sebuah buku besar kelola cuti karyawan. Bedanya, HR tak perlu mencatat manual dan memindahkan data dari form kertas.
Keuntungannya, HR tak perlu repot menghitung cuti setiap karyawan, karena sistem di aplikasi menghitung secara otomatis. Setiap cuti yang disetujui akan memotong saldo cuti tahunan karyawan. Sistem ini memungkinkan pengelolaan cuti karyawan yang lebih baik dan efisien, di mana HR punya informasi paling mutakhir tentang hak cuti karyawan.
Sistem cuti berbasis internet seperti di atas bisa kamu temukan di HR software Gadjian. Sebagai aplikasi payroll terbaik di Indonesia, Gadjian tak hanya bisa diandalkan untuk menghitung dan membayar gaji karyawan, tetapi juga punya fitur-fitur keren untuk membantu tugas-tugas administratif HR, salah satunya adalah kelola cuti.
Baca Juga: Ketentuan Cuti Sakit Karyawan Sesuai Peraturan Permenaker
Gadjian membuat cuti di perusahaan tak lagi ribet dan berbelit. Selain proses lebih mudah, cepat, dan tanpa kertas, Gadjian juga fleksibel mengakomodasi periode cuti individu dan periode bersama, termasuk sistem cuti carry forward.
Dengan aplikasi penggajian yang bisa dijalankan di Android atau iOS, mengelola cuti hanya butuh beberapa ketukan di layar smartphone kamu. Pekerjaanmu kelola cuti akan lebih menyenangkan, tak perlu menguras waktu, dan tak perlu khawatir disibukkan menangani form-form kertas.
Ingin tahu fitur lain Gadjian? Kamu bisa coba dulu secara gratis aplikasi HRIS Gadjian dengan mengklik tombol dibawah ini.
