Bagaimana kamu tahu bahwa karyawanmu terlambat masuk kerja? Atau bagaimana kamu menghitung tunjangan makan karyawan yang mesti dibayar saat penggajian?
Dari memonitor data absensi karyawan, bukan? Di setiap perusahaan, entah menggunakan sistem pencatatan manual atau online, absensi menjadi bagian penting bagi HR untuk mengelola administrasi personalia, dari menghitung upah lembur, tunjangan makan dan transport, hingga denda potongan gaji.
Absensi bukan sekadar catatan kehadiran karyawan di perusahaan, tetapi juga data statistik yang menyimpan berbagai informasi, seperti indikator kedisiplinan, loyalitas, dan produktivitas karyawan. Kamu juga dapat menyimpulkan kebiasaan karyawan dari rekaman data kehadiran.
Baca Juga: Absensi Karyawan Semakin Mudah dengan Aplikasi Hadirr
Setidaknya ada tiga faktor yang membuat kamu wajib memonitor data absensi karyawan di perusahanmu, yaitu:
1. Evaluasi Kebijakan tentang Waktu Kerja
Ketika perusahaanmu mencoba sebuah kebijakan baru terkait waktu kerja, misalnya terkait perubahan hari kerja, pergeseran jam kerja, atau pembagian shift, data absensi dapat memberitahu apakah kebijakan itu berjalan dengan baik atau tidak. Kamu bisa mengukur apakah penerapan aturan baru memberikan efek positif atau negatif terhadap kehadiran karyawan.
Jika ada satu atau dua karyawan yang terlambat, hal itu masih dalam batas kewajaran yang kemungkinan terkait dengan faktor personal. Namun, jika data absensi menunjukkan tren keterlambatan banyak karyawan selama beberapa hari, maka sebaiknya kamu perlu mengevaluasi kembali kebijakan waktu kerja tersebut. Misalnya, apakah ada pembagian shift yang kurang tepat, sehingga menyebabkan karyawan kurang waktu istirahat.
2. Mengecek Produktivitas Kerja
Kamu bisa memantau data absensi secara periodik dan mencocokkan dengan tingkat produktivitas karyawan di sebuah divisi. Absensi karyawan bisa menjadi indikator produktivitas. Semakin positif tren kehadiran karyawan, seperti nihil keterlambatan, tidak ada yang bolos kerja, dan pulang tepat pada jam kantor, idealnya juga semakin produktif.
Namun, jika menemukan tren kehadiran tidak sebanding atau justru berbanding terbalik dengan produktivitas karyawan, misalnya gagal memenuhi target harian atau pekerjaan tidak tuntas, maka kamu perlu menyelidikinya. Lakukan observasi terhadap aktivitas kerja harian karyawan untuk menemukan penyebabnya.
3. Sebagai Dasar Membuat Keputusan
Data absensi bisa menunjukkan bagaimana kinerja individu di perusahaan, terutama terkait loyalitas dan komitmen terhadap pekerjaan. Kamu bisa menggunakannya untuk membuat penilaian terhadap karyawan sebelum membuat keputusan.
Catatan kehadiran bisa menjadi indikator yang membantu kamu menentukan apakah seorang karyawan akan diberi surat peringatan, dipecat, atau tidak diangkat menjadi pegawai tetap karena sering terlambat masuk atau kerap tidak hadir. Sebaliknya, kamu juga bisa memberinya penghargaan, promosi jabatan, dan kenaikan gaji karena rajin dan berkinerja bagus.
Namun, memantau absensi karyawan seperti di atas lebih mudah dilakukan jika kamu menggunakan aplikasi absensi online, Alasannya, sistem online memberikan data real-time, sehingga kamu bisa langsung mengakses catatan kehadiran karyawanmu detik itu juga.
Kamu bisa menggunakan aplikasi kehadiran Hadirr yang terintegrasi dengan HR software Gadjian. Hadirr merupakan sistem absensi karyawan online yang menggunakan teknologi GPS, yang memungkinkan kamu memantau kehadiran seluruh karyawan perusahaan di lokasi berbeda.
Baca Juga: Perhitungan Lembur Praktir dengan Gadjian dan Hadirr
Dengan e-absensi Hadirr yang canggih, karyawanmu bisa melaporkan kehadirannya di tempat-tempat terpisah yang telah disetujui melalui foto selfie di telepon genggam mereka. Dengan teknologi biometrik, sistem secara otomatis akan memverifikasi dan mencocokkan dengan data karyawan, lalu mencatat kehadiran dan menyimpannya di server. Dengan cara ini, karyawanmu tidak dapat berbuat curang.
Kamu juga dapat memantau kinerja karyawan yang memiliki mobilitas tinggi, karena Hadirr menyediakan real-time report dari perangkat karyawan. Selain itu, karyawan juga bisa membuat jadwal kerja di aplikasi sehingga memudahkan kamu memantau manajemen waktu mereka.
Kamu ingin mencatat jam lembur atau karyawan ingin mengajukan reimbursement lewat aplikasi absensi online? Hadirr bisa! Mau tahu caranya? Yuk, daftar dan unduh aplikasinya di Google Play atau App Store.
