Zaman yang semakin modern turut mengubah cara kerja Divisi HR dalam mengelola administrasi karyawan dan perusahaan. Banyak pekerjaan yang berhubungan dengan sumber daya manusia yang sekarang bisa dikerjakan dengan bantuan HR Software. Hal ini tentu berdampak positif, yaitu menghemat waktu Anda sebagai staf HR, sehingga Anda dapat lebih fokus untuk menciptakan inovasi dalam meningkatkan kinerja karyawan.
Kalau perusahaan Anda masih dalam tahap pertimbangan, berikut tugas-tugas HR yang bisa dialihkan ke aplikasi HRIS.
Baca Juga: Repotnya HRD Jika Tak Dibantu Software (Infografis)
Rekrutmen Karyawan
Salah satu tugas HR yang paling menantang dan turut menentukan ‘nasib’ perusahaan, saat ini HR tidak perlu disibukkan dengan kertas-kertas surat lamaran dan Curriculum Vitae. Kebanyakan perusahaan memilih untuk menerima soft file lamaran untuk dapat langsung disimpan di komputer staf bagian rekrutmen. Akan tetapi, meskipun proses rekrutmen karyawan dilakukan secara ‘digital’, bukan berarti tugas HR menjadi mudah begitu saja. HR tetap perlu me-review lamaran yang masuk satu persatu, mengelompokkannya ke dalam jenis-jenis pekerjaan, dan memastikan datanya ada pada saat dibutuhkan.
Maka dari itu, HR dapat menggunakan situs lowongan kerja yang akan mempermudah tracking data kandidat, dari mulai mereka baru melamar, hingga mereka diterima sebagai karyawan. Urbanhire merupakan situs kerja asli Indonesia, yang memungkinkan pihak-pihak terkait ikut serta mengevaluasi calon karyawan secara langsung.
Baca Juga: 4 Situs Kerja Paling Populer di Kalangan Millennial
Absensi Karyawan
Tugas HR yang tak kalah menyita waktu adalah memonitor absensi karyawan, apalagi jika perusahaan Anda menerapkan tunjangan kehadiran atau denda karyawan yang datang terlambat. Dulu penggunaan mesin absensi harus dipantau setiap hari, dan dokumentasi absensi karyawan pun dilakukan secara manual. Namun sekarang, absen kantor menjadi lebih aktual karena bantuan alat-alat yang canggih. Rekap absensi karyawan juga dapat dibantu oleh aplikasi absensi atau software absen.
Ada yang bisa Anda coba, yaitu aplikasi absensi online, menggunakan absen wajah. Hadirr merupakan aplikasi absensi android yang dapat di-install pada handphone setiap karyawan sehingga turut memudahkan karyawan remote dalam mencatat waktu bekerjanya. Hadirr pun terhubung dengan Gadjian sehingga manajemen absensi karyawan bisa jadi lebih praktis.
Baca Juga: Manfaatkan Selfie di Kantor sebagai Metode Absensi Karyawan
Cuti
Dahulu, karyawan yang ingin mengajukan cuti harus mengisi formulir khusus dan mengajukannya kepada HR. Cara ini mulai dipandang membahayakan karena formulir tersebut bisa mudah hilang sehingga menyulitkan HR saat harus menghitung cuti karyawan. Untunglah saat ini ada HR System yang memungkinkan karyawan mengajukan cuti online.
Aplikasi cuti online seperti Gadjian mempercepat pengajuan dan persetujuan cuti karyawan. Apalagi, sistem Gadjian yang fleksibel mengakomodasi periode cuti individu dan periode bersama, termasuk sistem carry forward. Hitung cuti karyawan pun lebih pasti.
Baca Juga: Konsultasi HR: Apakah Sisa Cuti dapat Diuangkan?
Penggajian
Menurut UU Ketenagakerjaan, Finance harus mengeluarkan slip gaji untuk masing-masing karyawan. Padahal, perhitungan gaji karyawan tersebut sudah cukup menyita waktu, dari mulai perhitungan PPh 21, lembur, THR, pinjaman karyawan, dan masih banyak lagi. Risiko human error sangatlah tinggi jika menghitung dengan cara konvensional. Maka wajar jika dulu penggajian kerap membuat Divisi HR dan Finance mengambil lembur, demi memastikan tidak ada kekurangan atau kelebihan gaji.
Sekarang HR dapat menggunakan aplikasi hitung gaji online seperti Gadjian. Segala bentuk tunjangan dan komponen pemotong gaji dapat diterapkan pada perhitungan gaji, sesuai dengan kebijakan perusahaan. Aplikasi penggajian akan membuat pekerjaan Anda lebih ringan dan cepat beres.
Baca Juga: Gadjian Luncurkan Layanan Pembayaran Gaji Kolaborasi dengan Bank Mandiri
Semoga ulasan di atas semakin membuat Anda yakin untuk menggunakan HR Software. Sampaikan kepada pimpinan perusahaan bahwa ini adalah untuk kebaikan perusahaan sendiri. Gadjian merupakan contoh HRIS lengkap yang memiliki fitur-fitur yang pasti Anda butuhkan dalam mengelola karyawan. Ubah cara kerja Anda sebagai HR dan capai lebih dengan aplikasi HRIS!
