Karyawan di Departemen HR pasti merasakan bagaimana rumitnya urusan administrasi karyawan. Mulai dari data diri, keluarga, aneka daftar benefit, hingga riwayat karir karyawan perlu dikelola dengan baik. Semakin berkembang bisnis perusahaan, semakin banyak jumlah karyawan, maka semakin sulit pula menjaga data karyawan agar aman dan terpantau dengan baik.
Selama ini, program Excel dan spreadsheet tampaknya sudah cukup untuk membuat data karyawan rapi tercatat. Namun, tahukah Anda bahwa ternyata efektivitas keduanya untuk mencatat dan menyimpan data semakin diragukan? Mari kita simak alasan-alasannya di bawah ini!
- Sulit Menentukan Data Mana yang Paling Up to Date
Para staf di departemen HR kerap berbagi data dan informasi di antara mereka, sebab pekerjaan yang saling terkait. Tetapi, jika terdapat perbedaan data untuk file/dokumen yang sama, manakah data yang paling benar atau paling up to date? Pemakaian Excel untuk pencatatan dan penyimpanan data memungkinkan hal ini terjadi.
Data yang di-update oleh staf X, tidak akan terekam otomatis pada data yang sama pada komputer staf Y, staf Z, dan seterusnya. Sangat mungkin pula terjadi, para staf meng-udate data yang berlainan, sehingga terjadi kebingungan saat seseorang memerlukan data keseluruhan. Yang mana yang bisa dianggap paling benar dan up-to-date?
- Boros Waktu dan Rentan Terjadi Human Error
Kemungkinan human error semakin tinggi karena data dikelola secara manual. Kesalahan input, kesalahan copy-paste, bahkan kesalahan menghapus data sangat rentan terjadi. Terlebih staf Departemen HR membutuhkan waktu yang tidak sedikit untuk membuat pencatatan data yang rinci secara manual, menggunakannya, serta melakukan pemutakhiran data secara terus menerus.
Faktor-faktor manusia seperti kelelahan, konsentrasi menurun, perhatian yang teralih, mengantuk, dan sakit, punya andil besar dalam akurasi data yang disajikan. Waktu yang panjang pun menyebabkan pekerjaan-pekerjaan lain terbengkalai, padahal Departemen HR memiliki peran yang sangat strategis bagi perusahaan, lebih dari sekadar melakukan kerja administratif.
Baca Juga: 4 Alasan Kenapa Perusahaan Anda Membutuhkan HRIS
- Tingkat Keamanannya Rendah
Mengapa tingkat keamanannya disebut rendah? Pertama, file dalam format Excel dapat diakses oleh orang di luar staf HR yang berkepentingan, terutama jika device (komputer) jaringan komputer di internal kantor saling terkoneksi.
Jika hal tersebut yang selama ini dijalankan di perusahaan Anda, maka tidaklah sulit bagi karyawan lain, yang bukan staf Departemen HR sekali pun, untuk mendapatkan file serta dokumen-dokumen HR, bahkan yang bersifat confidential.
Kedua, data-data karyawan dapat disalahgunakan, atau bahkan dihapus, sehingga merugikan perusahaan dan karyawan. Apalagi, sulit mendeteksi data apa saja yang telah hilang yang bukan dilakukan dalam prosedur resmi.
Sebuah ‘contoh’ kecil, catatan tentang kenaikan gaji seorang karyawan yang ‘tak sengaja’ terhapus, membuat Divisi Finance tidak membayarkan kompensasi tersebut. Hal ini tentu saja merugikan karyawan serta perusahaan, karena harus menghadapi keluhan dan menghitung ulang gaji yang seharusnya diterima karyawan tadi.
Alasan-alasan di atas membuat perusahaan berbondong-bondong mengadopsi software HR yang lebih modern. Salah satu yang terbaik saat ini adalah HRIS (Human Resource Information System) berbasis cloud. Ada banyak keunggulan unik dari payroll software yang tak ditemukan pada HRIS lama, apalagi pada Excel dan spreadsheet.
HR System seperti Gadjian terbukti lebih praktis, aman, dan efisien dalam meminimalisasi terjadinya human error. Anda pun dapat mengalihkan waktu yang biasanya digunakan untuk mengurusi perhitungan gaji, sehingga dapat menciptakan inovasi-inovasi yang berdampak pada peningkatan kinerja karyawan. Perhitungan kompensasi yang rumit yang melibatkan banyak aspek, dapat dihitung secara otomatis dengan aplikasi penggajian.
Baca Juga: Manfaat Aplikasi HRD untuk Perusahaan
Aplikasi HRD Gadjian juga mengintegrasikan keseluruhan data karyawan sehingga memudahkan HR melakukan update, yang otomatis terekam dalam sistem dan dapat dilacak oleh semua orang yang memiliki otoritas akses.
Meskipun tak sembarang karyawan dapat melihat atau menghapus data, mereka dapat menggunakan Gadjian untuk mengajukan cuti online atau menerima slip gaji online. Penggajian pun lebih transparan, dan waktu yang dibutuhkan HR untuk mengelola sumber daya manusia menjadi lebih efektif.
Jadi, kapan Departemen HR Anda akan beralih ke HRIS berbasis cloud modern Gadjian?
