Akhir tahun bisa menjadi hari-hari yang sibuk bagi HR & Finance di perusahaan. Ada setumpuk pekerjaan yang mesti diselesaikan, dari membuat proyeksi penyesuaian upah minimum untuk tahun depan, menghitung pajak tahunan karyawan, mengevaluasi kinerja karyawan, hingga menghitung bonus tahunan.
Soal bonus, biasanya perusahaan akan membagikannya apabila memperoleh laba usaha dalam tahun bersangkutan. Meskipun sifatnya tidak wajib, pemberian bonus telah menjadi kelaziman di banyak perusahaan. Mengapa?
Alasannya, selain bentuk apresiasi atas kontribusi karyawan, pemberian bonus merupakan salah satu praktik terbaik dalam memotivasi karyawan untuk terus meningkatkan kinerja mereka.
Nah, di artikel ini, kita akan membahas cara hitung bonus tahunan karyawan menggunakan spreadsheet seperti Microsoft Excel atau Google Sheets. Tetapi sebelumnya, perlu kita ingat lagi ketentuan bonus karyawan sesuai aturan pemerintah.
Bonus karyawan dalam aturan pengupahan
PP Pengupahan No 36 Tahun 2021 menyebutkan bahwa bonus termasuk pendapatan non-upah, seperti halnya THR keagamaan. Perbedaannya, besaran dan cara pembayaran THR diatur secara rinci oleh pemerintah, sementara bonus karyawan diatur sendiri oleh perusahaan.
Baca Juga: Contoh Aplikasi Penggajian Online Gratis dan Kelemahannya
Ketentuannya ada di Pasal 11 berikut ini:
- Bonus dapat diberikan oleh pengusaha kepada pekerja/buruh atas keuntungan perusahaan.
- Bonus untuk pekerja/buruh diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
Jadi, bonus karyawan merupakan bagian dari kebijakan internal organisasi sehingga ketentuannya bisa berbeda-beda antara perusahaan satu dengan lainnya. Cara menghitung, faktor yang memengaruhi besaran, dan periode pembayaran, mungkin juga tidak sama.
Ada perusahaan yang hanya menggunakan capaian kinerja atau nilai KPI periodik sebagai faktor tunggal untuk menghitung besaran bonus, namun ada juga yang menambahkan variabel lain dalam perhitungan bonus, seperti masa kerja dan golongan jabatan, sehingga perhitungannya menjadi lebih kompleks.
Mari kita buat contohnya di bawah ini.
Contoh perhitungan bonus di Excel
Faktor pokok yang memengaruhi besaran bonus tahunan adalah gaji karyawan. Seperti halnya pembayaran THR dan pesangon, gaji juga dijadikan dasar perhitungan bonus karyawan.
Lalu apa saja yang bisa menjadi variabel dalam menghitung bonus tahunan?
1. Nilai KPI
Nilai KPI merupakan hasil evaluasi kinerja karyawan. Nilai tinggi menunjukkan kinerja tinggi, dan sebaliknya nilai rendah menunjukkan kinerja rendah. Nilai KPI didasarkan pada persentase capaian sasaran atau target yang ditetapkan menggunakan metrik.
Contohnya, nilai 110 berarti karyawan berhasil melampaui target sebesar 10%, sedangkan nilai 80 berarti karyawan kurang memenuhi target sebesar 20%.
Nah, nilai KPI ini akan memengaruhi besaran bonus. Sederhananya, semakin baik kinerja karyawan, maka semakin besar bonus yang akan diterima. Contohnya perhitungannya seperti berikut:
| Nilai KPI | Bonus |
|---|---|
| < 100 | 0% |
| 100 | 100% |
| 101 – 110 | 110% |
| 111 – 120 | 120% |
| 121 – 130 | 130% |
| > 130 | 150% |
Jika perusahaan menggunakan kinerja karyawan sebagai variabel tunggal, maka cara hitung bonus akhir tahun cukup sederhana dengan rumus berikut:
Bonus = Gaji x KPI
Sedangkan untuk rumus menghitung bonus di Excel, kita bisa menggunakan fungsi IF dan perkalian biasa. Silakan lihat contoh di bawah:
Kolom A (nama karyawan), B (gaji), dan C (nilai KPI) diisi data secara manual. Untuk kolom D (persentase bonus), kita merujuk pada tabel yang telah dibuat di atas, lalu kita gunakan fungsi IF untuk mengisinya.
Pada sel D3, kita masukan rumus berikut:
=IF(C3<100, 0%, IF(C3=100, 100%, IF(C3<=110, 110%, IF(C3<=120, 120%, IF(C3<=130, 130%, 150%)))))
Kemudian, salin rumusnya ke bawah sampai sel D8.
Hasilnya, Albus yang memiliki nilai KPI 138, memperoleh bonus 150% gaji, Godric dengan nilai KPI 126 memperoleh bonus 130% gaji, Helga dengan nilai KPI 117 memperoleh bonus 120% gaji, dan seterusnya.
Selanjutnya, pada kolom E (nominal bonus), kita tinggal mengisi rumus perkalian kolom B dan D. Pada sel E3, kita masukkan rumus ini:
=B3*D3
Lalu, salin ke bawah hingga sel E8. Nominal bonus yang diterima masing-masing karyawan akan muncul di kolom E.
2. Masa kerja
Masa kerja juga bisa dimasukkan sebagai variabel untuk menghitung bonus akhir tahun. Semakin lama masa kerja karyawan di perusahaan bersangkutan, maka proporsi bonusnya juga semakin besar. Kita bisa ambil contoh seperti di bawah ini:
| Masa Kerja | Bonus |
|---|---|
| 1 s.d.< 3 tahun | 80% |
| 3 s.d.< 5 tahun | 90% |
| 5 s.d.< 7 tahun | 100% |
| 7 s.d.< 9 tahun | 110% |
| 9 s.d.<10 tahun | 120% |
| > 10 tahun | 150% |
Kita gunakan lagi fungsi IF untuk membuat rumus persentase bonus berdasarkan masa kerja karyawan. Sebelumnya, kita tambahkan dulu variabel masa kerja ke dalam kolom perhitungan bonus, seperti di bawah ini:
Pada sel F3 kita masukkan rumus IF berdasarkan tabel masa kerja di atas:
=IF(E3<3, 80%, IF(E3<5, 90%, IF(E3<7, 100%, IF(E3<9, 110%, IF(E3<10, 120%, 150%)))))
Lalu, salin rumus ke bawah, sampai seluruh kolom F terisi otomatis. Dengan menggunakan dua variabel, maka besaran bonus dirumuskan sebagai berikut:
Bonus = Gaji x KPI x Masa Kerja
Jadi, di sel G3, kita masukkan rumus perkalian berikut ini:
=B3*D3*F3
Selanjutnya, salin rumus ke bawah hingga G8.
Baca Juga: 8 Kunci Sukses Menyusun KPI Karyawan di Setiap Departemen
3. Level jabatan
Selain pertimbangan masa kerja, level jabatan karyawan di dalam struktur organisasi juga kerap menjadi variabel dalam perhitungan bonus tahunan.
Pelajari Struktur Organisasi di Perusahaan!
Alasannya, jabatan identik dengan tanggung jawab pekerjaan dan berbanding lurus dengan imbalan pekerjaan, termasuk bonus. Itu sebabnya, bonus yang diterima manajer lebih besar dari staf.
Berikut ini contohnya:
| Level | Bonus |
|---|---|
| Staf | 90% |
| Supervisor | 100% |
| Assistant Manager | 110% |
| Manager | 120% |
Kita gunakan lagi fungsi IF untuk memasukkan nilai persentase bonus berdasarkan level jabatan karyawan.
Di sel H3, kita masukkan rumus berikut:
=IF(G3=“staf”,90%,IF(G3=“supervisor”,100%, IF(G3=“asst manager”,110%, IF(G3=“manager”,120%))))
Rumus yang sama berlaku untuk sel di bawahnya sampai H8.
Karena ada tiga variabel yang terlibat, maka perhitungan bonus menggunakan rumus:
Bonus = Gaji x KPI x Masa Kerja x Jabatan
Jadi, kita masukkan perkalian di sel I3 seperti berikut:
=B3*D3*F3*H3
4. Departemen
Terkadang, besaran bonus juga dipengaruhi oleh variabel departemen atau bagian di mana karyawan bekerja.
Ada departemen yang dianggap paling penting dalam kegiatan bisnis tertentu, misalnya bagian penjualan, sehingga bonusnya juga lebih besar dari departemen lainnya. Contohnya seperti di bawah:
| Level | Bonus |
|---|---|
| Sales & Marketing | 150% |
| IT | 120% |
| Production | 110% |
| Finance | 100% |
Kita gunakan fungsi IF lagi untuk membuat rumus di Excel.
Pada sel J3, kita masukkan rumus ini:
=IF(I3=“sales”,150%,IF(I3=“IT”,120%, IF(I3=“production”,110%, IF(I3=“finance”,100%))))
Untuk hitung bonus tahunan yang diterima karyawan, kita gabungkan semua variabel, yaitu KPI, masa kerja, jabatan, dan departemen, sehingga rumusnya menjadi:
Bonus = Gaji x KPI x Masa Kerja x Jabatan x Departemen
Di Excel, kita tinggal mengalikan semua kolom tersebut. Masukkan rumusnya di sel K3 seperti di bawah ini:
=B3*D3*F3*H3
Dengan cara yang sama, kita bisa menambahkan variabel lain dalam hitung bonus tahunan.
Misalnya, jika peraturan perusahaan menyebutkan bahwa surat peringatan (SP) memengaruhi besaran hitung bonus tahunan, maka boleh dimasukkan sebagai variabel. Contohnya, karyawan yang tidak kena SP mendapat 100% bonus, SP 1 80%, SP 2 60%, dan SP 3 40%.
Perbedaan perolehan bonus karena capaian KPI
Pada contoh di atas, Tom tidak memperoleh bonus sama sekali karena nilai KPI-nya hanya 80, yang menggambarkan kinerjanya di bawah target. Artinya, kinerja menjadi faktor terpenting dalam perhitungan bonus.
Karyawan yang kinerjanya rendah tidak selayaknya memperoleh bonus, sekalipun ia punya masa kerja lama dan/atau jabatan tinggi. Mengapa harus demikian?
Bonus adalah penghargaan atas kinerja dan kontribusi karyawan dalam kegiatan bisnis perusahaan, dan tujuan pemberiannya adalah untuk memotivasi.
Jika semua karyawan menerima bonus, termasuk yang berkinerja rendah, maka setiap orang tidak akan termotivasi untuk bekerja lebih baik. Pada akhirnya, kinerja organisasi akan turun.
Karena itulah, kebijakan yang tepat adalah bonus berbasis kinerja. Untuk menilai kinerja karyawan secara objektif, transparan, dan bisa diukur secara kuantitatif, kita menggunakan indikator KPI.
Baca Juga: Contoh Laporan Kinerja Karyawan Bulanan Bagi HRD
Mengukur kinerja karyawan dengan aplikasi KPI
Sekarang sudah ada aplikasi manajemen KPI Gadjian untuk memudahkan mengelola KPI karyawan secara efisien. Apa bedanya dengan sistem KPI manual?
Gadjian merupakan aplikasi KPI real-time yang memudahkan kamu menyusun template KPI secara intuitif dan menyesuaikannya dengan budaya perusahaan. Kamu bisa membuat metrik pengukuran sesuai dengan jenis kegiatan bisnis, jenis pekerjaan, dan jabatan karyawan di organisasi.
Software cloud ini mendukung model penilaian 360° untuk mendapatkan hasil yang komprehensif, yakni penilaian diri sendiri, manajer, rekan kerja, dan tim.
Selain fitur performance review di atas, aplikasi payroll berbasis web Gadjian juga dilengkapi dasbor HR analitik yang menyajikan visualisasi data real-time dalam bentuk grafik yang mudah dipahami terkait karyawan dan organisasi. Ini membantu kamu menganalisis perusahaan dengan lebih baik.
Nah, yang tak kalah penting adalah grafik data produktivitas karyawan, tingkat absensi, dan waktu kerja karyawan. Ini juga membantu kamu menganalisis efisiensi setiap pekerjaan di dalam organisasi.
Sumber
PP Pengupahan No 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan. JDIH Kemnaker.
