Gaji prorata adalah gaji tidak utuh untuk karyawan yang bekerja tidak penuh dalam sebulan. Dalam penggajian, perhitungan gaji prorata dianggap paling adil karena didasarkan pada jumlah waktu kerja aktual karyawan dalam satu periode penggajian.
Apabila karyawan bekerja penuh satu bulan, maka ia menerima gaji utuh. Tetapi, jika karyawan hanya masuk setengah bulan, maka ia juga menerima gaji setengahnya. Atau, jika karyawan hanya bekerja sepertiga bulan, maka gaji yang diterima juga sepertiga.
Dasar hukum gaji prorata adalah UU Ketenagakerjaan Pasal 93 ayat (1) yang menyebutkan bahwa upah tidak dibayar apabila pekerja/buruh tidak melakukan pekerjaan. Ini dikenal dengan prinsip no work no pay.
Cut-off payroll
Setiap perusahaan punya tanggal awal dan tanggal akhir periode penggajian bulanan. Tanggal terakhir dalam sistem payroll gaji itulah yang disebut cut-off.
Contohnya, jika cut-off tanggal 30, maka periode penggajian adalah 1/30, yakni dihitung dari tanggal 1 sampai tanggal 30 bulan yang sama. Atau, jika cut-off tanggal 20, maka periode penggajian adalah 21/20, yaitu dari tanggal 21 bulan berjalan sampai tanggal 20 bulan berikutnya.
Menghitung gaji prorata didasarkan pada periode cut-off payroll masing-masing perusahaan, bukan periode kalender. Misalnya, jika cut-off tanggal 20, karyawan baru yang bekerja mulai tanggal 1 tidak bekerja sebulan penuh. Atau, apabila cut-off tanggal 30, karyawan baru yang mulai bekerja tanggal 15 hanya bekerja setengah bulan.
Dengan demikian, yang dimaksud satu bulan adalah satu periode payroll 30 harian yang diterapkan perusahaan, bisa 16/15, 21/20, 26/25, dan seterusnya, tidak mesti dari tanggal 1 sampai 30.
Baca Juga: Aturan Terbaru Perhitungan Uang Lembur di Hari Libur
Metode perhitungan proporsional
Cara menghitung gaji prorata yang paling umum adalah menggunakan metode hitung proporsional berbasis hari kalender, hari kerja, atau jam kerja. Berikut ini rumusnya:
1. Berbasis hari kalender: gaji sebulan diasumsikan dibayarkan sesuai dengan jumlah hari dalam kalender, dengan memperhitungkan hari libur dan istirahat mingguan. Sehingga, perhitungan proporsional gaji adalah jumlah hari kerja aktual dibagi jumlah hari kalender, kemudian dikalikan gaji sebulan.
a) Untuk hari kalender 30 hari:
b) Untuk hari kalender 31 hari:
2. Berbasis hari kerja: gaji sebulan diasumsikan dibayarkan sesuai dengan jumlah hari kerja dalam sebulan, misalnya 21, 22, 23, 24, atau 25 hari, tidak termasuk hari libur dan istirahat mingguan. Sehingga, perhitungan proporsional gaji adalah jumlah hari kerja aktual dibagi jumlah hari kerja sebulan, kemudian dikalikan gaji sebulan.
Beberapa perusahaan tidak mau repot dan memilih menggunakan jumlah hari kerja tetap sebagai pembagi, yang merujuk pada Pasal 17 PP Pengupahan No 36 Tahun 2021, yaitu 25 hari untuk 6 hari kerja seminggu dan 21 hari untuk 5 hari kerja seminggu.
a) Untuk 6 hari kerja seminggu: Gaji prorata = Ʃ hari kerja/25 x gaji
b) Untuk 5 hari kerja seminggu: Gaji prorata = Ʃ hari kerja/21 x gaji
3. Berbasis jam kerja: gaji sebulan diasumsikan dibayarkan sesuai dengan jumlah jam kerja dalam sebulan, yaitu 173 jam, sehingga perhitungan proporsional gaji adalah jumlah jam kerja aktual dibagi 173, kemudian dikalikan gaji sebulan.
Jam kerja harian adalah 7 jam sehari (dan 5 jam untuk hari kerja terpendek) untuk 6 hari kerja seminggu dan 8 jam sehari untuk 5 hari kerja seminggu. Jumlah jam kerja aktual adalah jumlah hari kerja karyawan dikalikan jam kerja sehari.
Pada praktiknya, perhitungan gaji prorata berbasis jam kerja lebih jarang digunakan dibandingkan perhitungan berbasis hari kalender dan hari kerja.
Baca Juga: Cara Menghitung Cut Off Gaji dalam Penggajian Karyawan
Contoh menghitung gaji prorata secara proporsional
Dengan menggunakan rumus di atas, sekarang mari kita hitung gaji prorata untuk beberapa contoh kasus berbeda, dari mulai karyawan masuk tengah bulan sampai karyawan mangkir kerja tanpa pemberitahuan.
1. Karyawan mulai bekerja di tengah periode payroll
Jasmine adalah karyawan baru, mulai bekerja di perusahaan pada tanggal 16 April 2024, dan menerima gaji bulanan Rp7.000.000. Jika cut-off payroll di perusahaan tanggal 30, hitung gaji Jasmine periode April 2024 dengan metode proporsional berdasarkan hari kalender!
Cut-off payroll | 30 April 2024 |
Jumlah hari kalender | 30 hari |
Jumlah hari bekerja (16 – 30 April) | 15 hari |
Gaji prorata April 2024 | 15/30 x Rp7.000.000 = Rp3.500.000 |
2. Karyawan berhenti di tengah periode payroll
Halimah telah mengajukan surat resign ke HRD dan akan mulai berhenti bekerja per 1 Mei 2024. Periode penggajian perusahaan adalah 21/20 (cut-off tanggal 20). Jika gaji terakhir Halimah adalah Rp10.000.000, hitung gaji yang masih harus dibayar perusahaan untuk Halimah bulan Mei dengan metode proporsional berdasarkan hari kerja (6 hari kerja seminggu)!
Karena periode gaji 21/20, maka perhitungan gaji dimulai tanggal 21 dan berakhir tanggal 20 bulan berikutnya. Halimah resign per 1 Mei 2024, sehingga ia masih bekerja dari tanggal 21 sampai 30 April 2024, dan gajinya diperhitungkan untuk periode Mei 2024.
Cut-off payroll | 20 Mei 2024 |
Jumlah hari kerja (21 April – 20 Mei) | 23 hari |
Jumlah hari bekerja (21-30 April 2024) | 8 hari |
Gaji prorata Mei 2024 | 8/23 x Rp10.000.000 = Rp3.478.261 |
3. Karyawan cuti di luar tanggungan
Anwar mengambil cuti di luar tanggungan selama 7 hari kerja pada bulan Mei 2024 setelah mendapat izin perusahaan. Jika cut-off penggajian tanggal 30, perusahaan menerapkan 5 hari kerja seminggu, dan gaji Anwar Rp9.000.000, hitung gaji yang diterima Anwar periode Mei 2024 menggunakan metode proporsional berbasis hari kerja!
Cut-off payroll | 30 Mei 2024 |
Jumlah hari kerja (1 – 30 Mei) | 20 hari |
Jumlah hari cuti di luar tanggungan | 7 hari kerja |
Jumlah hari bekerja | 20 hari – 7 hari = 13 hari |
Gaji prorata Mei 2024 | 13/20 x Rp9.000.000 = Rp5.850.000 |
4. Karyawan bolos kerja, mangkir, atau tidak masuk tanpa alasan
Dalam satu periode penggajian terdapat 20 hari kerja, dan karyawan X tidak masuk 5 hari kerja tanpa alasan yang dapat diterima perusahaan. Jika gaji bulanan X adalah Rp6.000.000, hitung gaji yang akan diterima pada bulan bersangkutan dengan metode proporsional berbasis jam kerja?
Jumlah hari kerja sebulan | 20 hari (5 hari kerja seminggu) |
Jumlah hari bolos kerja | 5 hari |
Jumlah hari bekerja | 20 hari – 5 hari = 15 hari |
Jumlah jam kerja | 15 hari x 8 jam = 120 jam |
Gaji prorata | 120/173 x Rp6.000.000 = Rp4.161.850 |
Metode hitung proporsional selain gaji
Tak hanya untuk menghitung gaji tidak utuh, metode proporsional juga digunakan untuk menghitung hak karyawan lainnya, seperti tunjangan hari raya (THR) keagamaan dan uang kompensasi PKWT. Berikut ini penjelasannya:
1. THR proporsional
Karyawan yang telah bekerja sedikitnya 12 bulan di perusahaan, diberikan THR keagamaan sebesar 1 bulan gaji. Namun, untuk karyawan yang memiliki masa kerja di atas 1 bulan dan kurang dari 12 bulan, diberikan THR prorata.
Cara menghitung THR proporsional menggunakan rumus berikut:
THR = (masa kerja/12) x gaji sebulan.
Pelajari contoh perhitungan THR berdasarkan tarif TER!
2. Uang kompensasi PKWT
Untuk setiap masa kerja 12 bulan PKWT, diberikan uang kompensasi kepada karyawan kontrak sebesar 1 bulan gaji yang dibayarkan pada saat selesainya PKWT. Sedangkan untuk karyawan dengan kontrak kurang dari 12 bulan, maka uang kompensasi PKWT diberikan secara proporsional.
Uang kompensasi PKWT = (masa kerja/12) x gaji sebulan.
Baca Juga: Komponen Upah dan Komponen Gaji Menurut UU
Hitung gaji prorata otomatis dengan aplikasi payroll online
Menghitung gaji prorata dan THR prorata lebih mudah dan praktis menggunakan Gadjian, aplikasi payroll berbasis web terbaik di Indonesia. Kamu tidak perlu menghitung dengan rumus manual seperti di atas, karena fitur kalkulator gaji dan THR Gadjian akan melakukan perhitungan gaji prorata otomatis.
Kamu hanya perlu menentukan metode perhitungan proporsional pada pengaturan aplikasi seperti berikut ini:
Ada tiga pilihan basis perhitungan proporsional yang tersedia di Gadjian, yaitu hari kalender, hari kerja, dan input manual hari kerja. Jika perusahaan mengasumsikan jumlah hari kerja sebulan tetap dan teratur, maka pilih opsi input manual, kemudian masukkan angka, misalnya 25 atau 21.
Selanjutnya pada perhitungan gaji bulanan, kalkulator online akan menghitung otomatis gaji prorata dan THR prorata berdasarkan data kehadiran karyawan dan data tanggal karyawan mulai bergabung dengan perusahaan. Di slip gaji online karyawan langsung muncul jumlah gaji prorata sesuai dengan metode yang kamu pilih pada pengaturan.
Gadjian adalah software penggajian cloud yang andal untuk menghitung semua jenis pendapatan maupun potongan karyawan. Perhitungan gaji, tunjangan, lembur, THR, bonus, BPJS, sampai pajak penghasilan PPh 21, dapat diselesaikan lebih cepat dan lebih akurat tanpa perlu kolom Excel.
Untuk membantu mencatat kehadiran karyawan, kamu juga bisa menggunakan Hadirr, aplikasi absensi online berbasis web yang dapat memantau kehadiran karyawan tanpa perangkat perekam sidik jari.
Gadjian dan Hadirr merupakan aplikasi HRD yang dikembangkan oleh Fatiha Sakti untuk membantu perusahaan mengelola administrasi karyawan secara lebih efisien.